Kanban-Board: Einfache Anleitung, Tipps + 7 Beispiele

Was ist ein Kanban-Board?

Das Kanban-Board ist eine strukturiert aufgebaute Tafel, auf der Teams ihre anstehende, laufende und abgeschlossene Arbeit auf agile Weise organisieren. Das machen sie, in dem sie einzelne Aufgaben auf Kanban-Karten schreiben und auf dem Board nach Arbeitsstatus in verschiedene Phasen einsortieren. Die einfachste Aufteilung dieser Phasen ist „To do“, „Work in Progress“ und „Done“. Verantwortlich ist das Team selbst. In der Regel begleitet ein Agile Coach das Team, um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten.

Kanban-Boards wurden früher meist physisch auf einem Whiteboard im Umfeld eines Teams platziert. Durch die verstärkt dezentrale Zusammenarbeit von „Remote first”- oder standortübergreifenden Teams bis zu Homeoffice-Ansätzen sind Kanban-Boards zunehmend digitaler geworden.

Welche Vorteile haben Kanban-Boards?

Kanban-Boards haben sich zu einem zentralen Tool agiler Arbeitsweisen entwickelt. Sie ermöglichen Teams, die Arbeit eigenverantwortlich und oftmals selbstgeführt zu organisieren. Halten sie zudem die Prinzipien des Kanban-Frameworks ein, steigert sich die Produktivität der Teams um bis zu 40 Prozent. Die Gründe dafür sind vielschichtig.

Reduzierte Aufwände für Organisation

Die visuelle Darstellung der anstehenden, laufenden und abgeschlossenen Arbeit auf Kanban-Boards reduziert den Aufwand für die Verteilung und Organisation von Aufgaben in einem Team. Indem sie den Arbeitsfluss und den Fortschritt von Aufgaben strukturiert darstellen, erkennen Teammitglieder auf einen Blick, welche Kolleg*innen woran arbeiten und wie die Prioritäten sind. Die Einfachheit und Transparenz reduzieren den Kommunikations- und Abstimmungsaufwand deutlich.

Flexibilität in der Priorisierung

Aufgaben auf Kanban-Boards lassen sich ohne großen Aufwand umpriorisieren und neu zuordnen. Das erlaubt es Teams im Gegensatz zu starren Planungsansätzen, ihre Prioritäten mit Hilfe von Kanban dynamisch an veränderte Bedingungen anzupassen. Veränderte Anforderungen, eine neue Ressourcenlage oder Terminverschiebungen können dank niedriger Planungsaufwände und den hilfreichen, optionalen Meetingformaten im Kanban-Framework sehr flexibel berücksichtigt werden.

→ Mehr zu agilen Priorisierungsmethoden

Transparenz für Stakeholder*innen

Diese Transparenz der Kanban-Boards ermöglicht es Führungskräften und anderen Stakeholder*innen, den aktuellen Status von Projekten und Aufgaben schnell und präzise zu erfassen. Sie reduzieren den Bedarf an zeitintensiven Status-Meetings und die Aufwände, um detaillierte Berichte zu schreiben und zu sichten.

Da Fortschritte und Verantwortlichkeiten jederzeit klar erkennbar sind, fördern Kanban-Boards zudem das Vertrauen in die Eigenverantwortlichkeit des Teams. Führungskräfte können effektiver Entscheidungen treffen und Ressourcen zielgerichtet einsetzen. Zudem trägt die verbesserte Transparenz dazu bei, potenzielle Probleme und Engpässe frühzeitig zu erkennen und zeitnah gegenzusteuern.

Balance im Arbeitsfluss

Kanban-Boards unterstützen die gleichmäßige Verteilung der Aufgaben im Team und tragen somit zu einer gesunden Balance der Arbeitsbelastung bei. Indem Kanban-Teams die Anzahl der gleichzeitig in Arbeit befindlichen Aufgaben, den „Work in Progress“ (WIP), auf dem Board begrenzen, vermeiden sie Engpässe und Arbeitsüberlastungen. Teammitglieder konzentrieren sich auf eine für sie akzeptable Anzahl von Aufgaben. Auf diese Weise fördern Kanban-Boards die psychische und physische Gesundheit der Teammitglieder und reduzieren sogar das Risiko von Burnouts.

Der entstehende Freiraum ermöglicht es den Teams, sich auf kontinuierliche Verbesserung zu konzentrieren, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und überlastete Kolleg*innen bei Bedarf zu unterstützen. Dies führt neben einer erhöhten Produktivität im Team auch zu einem stärkeren Zusammenhalt und einem besseren Arbeitsklima.

→ Mehr dazu im Abschnitt Work-in-Progress-Limits
→ Mehr dazu im Artikel WIP-Limits

Kontinuierliche Verbesserung

Der Einsatz von Kanban-Boards bringt Teams in die Lage, ihren Arbeitsfluss und Prozesse kontinuierlich zu überwachen und anzupassen. Wenn sie passende Metriken wie Cycle Time, Throughput und Aging Work in Progress auswerten, können sie Schwachstellen und Engpässe in ihren Arbeitsabläufen identifizieren und gezielte Verbesserungsmaßnahmen ergreifen.

Die Visualisierung des Arbeitsfortschritts und die Anwendung von Metriken fördern zudem eine Kultur der ständigen Reflexion und Verbesserung. Teams beseitigen Engpässe und optimieren ihren Flow fortlaufend.

Welche Nachteile haben Kanban-Boards?

Die Arbeit mit Kanban bzw. mit den Kanban-Boards hat jedoch nicht nur Vorteile. Je nach Bedürfnis der Stakeholder*innen ergeben sich konkrete Nachteile. Auch Grenzen und Stolperfallen können sich nachteilig auswirken.

Keine Zeitplanung für die Lieferung

Kanban-Teams arbeiten mit priorisierten Aufgabenlisten, sogenannten Backlogs, und verzichten auf die Vorausplanung mit festen Lieferterminen. So konzentrieren sich Teams auf die Aufgaben mit dem größten Mehrwert und passen Prioritäten schnell an veränderte Anforderungen an. Gleichzeitig ist es für sie jedoch schwierig, präzise Vorhersagen über den Zeitpunkt der Fertigstellung einzelner Aufgaben zu treffen.

Insbesondere digitale Kanban-Tools haben auf diesen Kritikpunkt reagiert und bieten die Möglichkeit, Kanban-Karten ein Zieldatum zu geben.

Fehlende Verbindungen zwischen Aufgaben

In Kanban-Boards werden typischerweise keine Beziehungen oder Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben dargestellt. Der fehlende Überblick kann zu unnötigen Arbeitsschritten oder sogar Verschwendung führen.

Agile Teams begegnen dieser Herausforderung, indem sie ergänzende Methoden oder Werkzeuge einsetzen, die Beziehungen zwischen Aufgaben visualisieren und verwalten. In der Softwareentwicklung verwenden Teams beispielsweise Feature-Toggles, um abhängige Inhalte separat zu entwickeln und zu testen. Sind alle voneinander abhängigen Inhalte verfügbar, werden sie gemeinsam zur Verwendung veröffentlicht.

Reduzierte persönliche Kommunikation

Die Transparenz der Kanban-Boards reduziert den Bedarf an persönlicher Kommunikation. Das senkt einerseits die Aufwände für Status-Meetings und den Austausch zu organisatorischen Themen. Andererseits besteht die Gefahr, dass Teams die persönliche Interaktion und den Austausch zu stark reduzieren.

Ein Mangel an persönlicher Kommunikation kann dazu führen, dass Missverständnisse, Konflikte oder Informationslücken entstehen, aufgrund derer die Zusammenarbeit und Produktivität im Team negativ beeinflusst wird. Daher ist es wichtig, trotz der Verwendung von Kanban-Boards einen angemessenen Grad an persönlicher Kommunikation aufrechtzuerhalten und regelmäßige Austauschmöglichkeiten zu schaffen, um das Teamgefühl und die Effektivität der Zusammenarbeit zu stärken.

Grenzen der Übersichtlichkeit

Ab einer bestimmten Projektgröße werden Kanban-Boards durch eine zu hohe Anzahl von Aufgaben, Teammitgliedern oder Arbeitsschritten unübersichtlich. Dies führt dazu, dass die Informationsrelevanz aus Sicht der Teammitglieder abnimmt und der Effekt der Visualisierung leidet.

In der Folge gehen die Vorteile von Kanban verloren: Die Transparenz sinkt und Aufgaben können nicht einfach nachverfolgt werden. Um dieses Problem in der Praxis zu lösen, nutzen agile Teams Ansätze wie Swimlanes oder Kanban Flight Levels.

Swimlanes teilen das Board horizontal in verschiedene Spuren auf, die unterschiedlichen Teams, Arbeitsbereichen oder Prioritäten zugeordnet werden können. Damit lässt sich die Übersichtlichkeit insbesondere in einem mittleren Umfang beibehalten.

→ Mehr dazu im Absatz Swimlanes

Kanban Flight Levels ermöglichen eine hierarchische Organisation von Boards. Auf drei Flight Levels, also Flugebenen, werden verschiedene Abstraktionsebenen abgebildet. Mit Hilfe dieser Flugebenen koordinieren Teams ihre Projekte und Aufgaben über oftmals dutzende Boards hinweg. Flight Levels wurden entwickelt, um ganze Unternehmen und umfangreiche Projekte mit Hunderten von Teammitgliedern zu organisieren.

→ Mehr dazu im Absatz „Kanban-Boards für verschiedene Flughöhen“

Wenig Freiraum für individuelle Arbeitsstile

Die fest definierten Phasen und Spalten der Kanban-Boards kann die individuelle Arbeitsweise einzelner Teammitglieder einschränken. Persönliche Präferenzen, Experimente für Verbesserungen oder kreative Herangehensweisen sind nicht umsetzbar, wenn Teammitglieder sich an die verabschiedeten Arbeitsschritte halten.

Meist führen unpassend strukturierte Kanban-Boards dazu, dass die individuellen Stärken und Fähigkeiten der Teammitglieder nicht optimal genutzt werden. Zudem beeinträchtigt dies die Motivation und Zufriedenheit. In einigen Fällen nehmen Effizienz und Innovationskraft des Teams sogar ab.

Wie sind Kanban-Boards aufgebaut?

Kanban-Boards bestehen aus zwei Kernelementen:

• Kanban-Spalten, die verschiedene Phasen oder Zustände im Arbeitsprozess visualisieren.
• Kanban-Karten, auf denen die konkreten Aufgaben definiert sind.

In der Anwendung des Kanban-Frameworks werden die Karten in den Spalten platziert und im Arbeitsfluss je nach gewünschter Aussage verschoben.

Im nachfolgenden Abschnitt wird der Aufbau näher erklärt. Inhalte sind neben den gängigen Phasen und Spalten eines Boards auch der Aufbau einer typischen Kanban-Karte. Mit Fastlanes und Swimlanes enthält der Abschnitt auch spezielle Merkmale aus der agilen Praxis.

Kanban-Karten auf dem Board

Auf Kanban-Karten sind jeweils einzelne Aufgaben oder Ziele beschrieben. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, Informationen über die betreffende Aufgabe oder das Ziel auf einfache und leicht verständliche Weise darzustellen.

Als Repräsentanz einer Aufgabe oder eines Ziels wird eine Karte in den Spalten eines Kanban-Boards einsortiert. Die Karten dürfen variabel auf dem sonst statischen Kanban-Board verschoben werden. Diese Einordnung ermöglicht es Teammitgliedern, die Priorität einer Aufgabe, den Fortschritt der Arbeit, und die aktuellen Verantwortlichkeiten schnell zu erkennen.

Da das Kanban-Framework keine explizite Vorgabe macht, gibt es in der Praxis diverse Arten von Kanban-Karten. Viele Teams entwickeln individuelle Lösungen, abhängig vom Kontext und den Anforderungen ihrer Tätigkeiten. Meist haben Karten ein beschreibendes Kernelement sowie ergänzende Informationen. Folgende drei Optionen dieser beschreibenden Elemente sind in der Praxis häufig zu finden:

• Aufgabenbeschreibungen, wie sie auf einer To-do-Liste stehen, sind eine einfache und schnelle Möglichkeit.
• Intention und Ziele, zum Beispiel in Form von Objektives und Key Results, “How might we”-Fragen oder Problembeschreibungen, ermöglichen eine stärkere Fokussierung auf das gewünschte Ergebnis.
• User Stories oder Job Stories betonen den Anwender- oder Aufgabenkontext und werden meist auf Kanban-Boards verwendet, die im Zusammenhang mit dem Framework Scrum genutzt werden.

Typischerweise bilden Teams auf Kanban-Karten mindestens eine dieser Beschreibungen und das dafür verantwortliche Teammitglied ab. Je nach Bedarf und Präferenz fügen sie z.B. folgende weiterführende Informationen hinzu:

• Lieferdaten oder -personen sowie einzubindende Stakeholder*innen
• Anforderungen an das Ergebnis
• Wichtige Kontextinformationen
• SMARTe Ziele
• Abhängigkeiten zu anderen Kanban-Karten
• Checklisten mit Unteraufgaben
• Schlagwörter zur Einordnung von bestimmten Karten-Kategorien

Durch diese erweiterten Informationen können Teams den Arbeitsfluss besser nachverfolgen und steuern sowie die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams optimieren.

Design und Aufbau des Boards

Kanban-Boards visualisieren den typischen Arbeitsprozess eines Teams. Hierzu wird der Ablauf in Spalten übersetzt, die auf den eigenen Arbeitskontext angepasst werden. Aufgaben durchlaufen diese Spalten von links nach rechts, bevor sie mit Erreichen der “Done”-Spalte als abgeschlossen betrachtet werden. Die Kanban-Karten visualisieren somit den aktuellen Status der Aufgaben und machen gleichzeitig den Fortschritt sichtbar.

Einführung in Phasen und Spalten

Viele Kanban-Boards werden initial mit den Spalten “Todo”, “in Progress” und “Done” aufgebaut. Dieses sehr unkonrete Schema ist zwar schnell gebaut, eignet sich jedoch nur für kleine Teams mit wenig Strukturiergungsbedarf.

Insbesondere crossfunktionale Teams, in denen Aufgaben durch mehrere Spezialist*innen bearbeitet werden, benötigen schnell eine feinere Gliederung der Ablauforganisation. Hierzu werden Spalten nach Bedarf in Arbeitsphasen einsortiert und gegebenenfalls um Sub-Spalten ergänzt. Dabei können die oben genannten Spalten auch mehrfach in verschiedenen Phasen vorkommen:

Arbeitsschritte und Spalten

Der Aufbau eines neuen Kanban-Boards ist für viele Teams eine Herausforderung. Um die Spalten passend zu entwickeln, muss sich ein Team darüber klar werden, welche Arbeitsschritte es typischerweise zur Bewältigung der Aufgaben durchläuft. Oftmals hindern Sonderfälle und individuelle Arbeitsstile die Gestaltung eines neuen Boards. Bei der Entscheidung zum gemeinsamen Prozess, müssen Teams zu einem gemeinsamen Weg finden.

Dabei ist es wichtig, für die Benennung der Spalten weder zu vage und nicht zu kleinteilig zu sein. Sind die Spalten zu fein gegliedert, wird das Board aufgrund der Menge unübersichtlich. Zudem variiert die Abfolge der Schritte ab einem gewissen Detaillevel zu stark, so dass es im Team schwer fällt, den gemeinsamen Nenner zu finden. Kommt es im Design an diesen Punkt, ist dies ein gutes Indiz dafür, dass die Gruppe zu kleinteilig denkt. Arbeitsschritte bestehen häufig aus diversen Handgriffen und Entscheidungen. Eine Spalte darf und soll durchaus diverse Tätigkeiten in sich vereinen. Es gilt, das richtige Maß an Konkretisierung zu finden.

Auf der anderen Seite kann ein Kanban-Board die Arbeitsschritte auch zu vage beschreiben. Dann gehen Transparenz, Flexibilität und Aufgabenteilung verloren. Als Team bemerkt man dies beispielsweise, wenn Aufgaben zu viel Zeit in einer Spalte verharren oder von mehreren Personen bearbeitet werden müssen.

Das Kanban Pizza Game hilft beim Design

Um die Aufgabe hinter dem Board-Design zu lernen, arbeiten viele Kanban-Trainer mit dem Pizza Game. Darin wird ein Team zur Serienfertigung von Pizzen zusammengestellt. Es definiert die Arbeitsschritte, verteilt die Aufaben und misst die Produktionsgeschwindigkeit. Über mehrere Durchläufe erkennt die Gruppe, wie der Prozess verteilt wird und die Produktivität steigt.

Die Spalten in Kanban-Boards sind vergleichbar zu Absätzen in einem längeren Text. Es braucht ein Gefühl für Sinnabschnitte. Dieses Verständnis hilft beim Aufbau und sorgt für eine verständliche Kommunikation. Agile Coaches unterstützen Teams gerne dabei, ihre Boards für eine optimale Wirkung zu strukturieren.

Dokumentation der Spalten-Definition

In der Regel dokumentieren agile Teams, wie sie die einzelnen Spalten definieren. Damit sichern sie ein gemeinsames Verständnis innerhalb der Gruppe und gegenüber Stakeholder*innen. Machen sie das nicht, kommt es meist mit Veränderungen im Teamgefüge zu Missverständnissen. Meist platzieren die Teams kleine Zettel auf dem Board oder schreiben die Definitionen in einem Team-Dokument nieder.

Kontinuierliche Verbesserung im Board-Design

Das Phasen- und Spalten-Design eines Kanban-Boards ist immer auf die individuelle Situation des Teams zugeschnitten. Darüber hinaus passen Teams das Design regelmäßig an. Dies geschieht beispielsweise, wenn sie im Rahmen einer agilen Retrospektive etwas Neues gelernt haben. Manchmal wird auch kurzfristig mit neuen Designideen experimentiert, um im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung zu lernen.

Definition gängiger Spalten

Auch wenn der Aufbau eines Kanban-Boards individuell auf die Anforderungen des Teams und dessen Arbeitssituation angepasst ist, gibt es gängige Spalten, die sich auf vielen Boards wiederfinden. Auch hier gibt es keine konkreten Vorgaben durch das Framework. Vielmehr haben sich die Spalten in der Praxis als nützlich erwiesen und zu einem informellen Standard entwickelt. Nutzt ein Team die nachfolgenden Bezeichnungen, ist auch für Neuzugänge oder Gäste aus anderen Teams schnell klar, was mit den jeweiligen Spalten gemeint ist.

Spalte für neue Anfragen: Request

Die Request-Spalte dient dem Team, neue Anfragen, Aufgaben oder Ideen zu sammeln, bevor sie bewertet und in den eigentlichen Arbeitsprozess aufgenommen werden. Sie ist eine Pufferzone zwischen offenen Anfragen und dem aktiven Arbeitsfluss eines Teams.

Hängen Kanban-Karten in der Request-Spalte, werden sie erst vom Team gesichtet, nach Bedarf um Informationen ergänzt und bewertet. Auf dieser Basis entscheidet die Gruppe, ob und wie eine Aufgabe in den Arbeitsprozess überführt wird.

Die Request-Spalte sorgt dafür, dass nur relevante Aufgaben in den Arbeitsprozess einfließen. So steigt der Mehrwert für Kunden und die Arbeitsbelastung bleibt ausbalanciert.

Spalte für offene Aufgaben: Backlog / To do

Die To-do-Spalte, auch als Backlog- oder „Next“-Spalte bezeichnet, findet sich auf fast jedem Kanban-Board. In dieser Spalte sammelt das Team alle ausstehenden Aufgaben, die als relevant eingestuft wurden. Viele Teams setzen voraus, dass Aufgaben im Backlog priorisiert werden. Es soll eine Reihenfolge entstehen, durch die Teammitglieder die nächsten Aufgaben leicht erkennen und die Arbeit selbstorganisiert aufnehmen können. Im Gegensatz zur Request-Spalte listet das Backlog also geplante und konkret priorisierte Aufgaben.

Spalte für gestartete, nicht abgeschlossene Aufgaben: Work in Progress

Work in Progress (WIP) ist ein zentrales Konzept auf Kanban-Boards, das sich auf die Aufgaben bezieht, die sich gerade in Bearbeitung befinden. In vielen Teams wird WIP eher als übergeordnete Phase für die in Arbeit befindlichen Aufgaben betrachtet und nicht als eine einzelne Spalte. Die konkreten Arbeitsschritte, die während der Bearbeitung einer Aufgabe durchlaufen werden, werden dann in weiteren Spalten innerhalb dieser WIP-Phase beschrieben. Diese können beispielsweise „Analyse“, „Entwicklung“ oder „Review“ sein, je nach Art des Projekts und den spezifischen Anforderungen des Teams.

Die WIP-Phase ist entscheidend, um den Fortschritt und die Effizienz des Teams zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung gleichmäßig verteilt ist. Durch die Visualisierung der in Arbeit befindlichen Aufgaben können Teams die Fortschritte besser nachverfolgen und rasch auf Änderungen oder Probleme reagieren, um den Arbeitsfluss kontinuierlich zu optimieren.

Spalte für abgeschlossene Aufgabenteile: Ready

Die Ready-Spalte auf einem Kanban-Board signalisiert, dass ein Teilschritt oder eine Phase innerhalb des Arbeitsprozesses abgeschlossen ist. Sie wird meist als Untergruppierung einer anderen Spalte oder Phase verwendet.

Indem sie sichtbar macht, dass eine Kanban-Karte für den nächsten Arbeitsschritt bereit ist, unterstützt die Ready-Spalte das Pull-Prinzip in Kanban: Teammitglieder sollen eigenständig Aufgaben aus einer vorhergehenden Spalte ziehen, sobald sie die nötigen Kapazitäten frei haben. Aufgaben sollen nicht direktiv durch eine Führungskraft zugewiesen werden.

Die Ready-Spalte unterscheidet sich von der Done-Spalte, indem sie sich spezifisch auf Teilschritte oder Phasen innerhalb des Arbeitsprozesses bezieht. Die Done-Spalte kennzeichnet hingegen das endgültige Abschließen einer gesamten Aufgabe.

Spalte für blockierte Arbeitspakete: Blocked

Die Blocked-Spalte auf einem Kanban-Board kennzeichnet Aufgaben, die aufgrund von Hindernissen oder Abhängigkeiten nicht weiter bearbeitet werden können. Diese Blockaden können beispielsweise fehlende Ressourcen, ungeklärte Fragen oder die Abhängigkeit von einer anderen, noch nicht abgeschlossenen Aufgabe sein. Die Blocked-Spalte hilft dabei, solche Aufgaben sichtbar zu machen und die Aufmerksamkeit des Teams auf die Notwendigkeit einer Lösung zu lenken.

Bei der Gestaltung ihres Kanban-Boards können Teams entscheiden, ob sie eine separate Blocked-Spalte einrichten oder alternativ Kanban-Karten innerhalb der jeweiligen WIP-Spalte als „Blocked“ markieren möchten. Beide Ansätze haben ihre Vorteile: Eine separate Blocked-Spalte kann die Übersichtlichkeit und Transparenz erhöhen, während das Markieren von Karten innerhalb der WIP-Spalte den Zusammenhang zwischen der blockierten Aufgabe und dem betroffenen Arbeitsschritt klarer darstellt. Unabhängig von der gewählten Methode trägt das Identifizieren und Visualisieren von Blockaden dazu bei, dass Teams proaktiv nach Lösungen suchen und die Zusammenarbeit effizient gestalten können.

Spalte für abgeschlossene Aufgaben: Done

Die Done-Spalte des Kanban-Boards signalisiert dem Team, dass die Aufgabe alle erforderlichen Arbeitsschritte durchlaufen hat und die Definition of Done erfüllt. Sobald eine Aufgabe in der Done-Spalte platziert wird, bedeutet dies, dass das verantwortliche Teammitglied diese als abgeschlossen betrachtet. Für alle Teammitglieder ist klar und keine weiteren Arbeiten daran geplant sind.

Work-in-Progress-Limits

Im Kontext zu Agilität hat eine Aufgabe den “Work in Progress”-Status, wenn sie begonnen, aber noch nicht abgeschlossen wurde. Selbst wenn über Wochen nicht aktiv an ihr weitergearbeitet wurde, kann sie somit “in Arbeit” sein. Das Problem: zu viel “Work in Progress” gilt im Lean Management als Verschwendung. Es bindet Ressourcen, ohne Mehrwert zu liefern – weder für Kunden, noch für das Unternehmen.

Aus diesem Grund begrenzen Kanban-Teams mit Work-in-Progress-Limits die Anzahl von Aufgaben, die in Arbeit sind. Das WIP-Limit wird in der Regel pro Spalte gesetzt, wobei auch Limits für Phasen oder den gesamten Bereich “Work in Progress” gesetzt werden können. Auf dem Kanban-Board sieht man WIP-Limits meist als Zahl neben dem Spaltennamen.

Das Team definiert die WIP-Limits selbst und hinterfragt sie regelmäßig im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung. Ziel der Begrenzung ist es, eine gesunde Verteilung der Aufgaben im Team herzustellen. Haben alle Teammitglieder eine vergleichbare Arbeitslast, kommt es zum Flow und einer hohen Team-Performance.

Fastlanes

Neben dem geplanten Tagesgeschäft gibt es immer wieder kurzfristige Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen. Damit agile Teams diese Aufgaben bevorzugt bearbeiten, richten sie oftmals eine Fastlane auf dem Kanban-Board ein. Die damit verbundene Regel lautet: Aufgaben, die in der Fastlane liegen, haben Vorrang und müssen vor allen anderen Aufgaben bearbeitet.

Die Fastlane ermöglicht es Teams, flexibel auf unvorhergesehene Anforderungen oder dringende Probleme zu reagieren, ohne den gesamten Arbeitsfluss zu stören. Es ist wichtig, die Fastlane bewusst und maßvoll einzusetzen, um sicherzustellen, dass der Fokus auf Prioritäten erhalten bleibt und die Arbeitsbelastung im Team nicht übermäßig erhöht wird.

Die Fastlane ist in der Regel als zusätzliche, separate Spalte oder als horizontaler Bereich innerhalb der bestehenden Spalten auf dem Board angelegt. Um sie effektiv zu nutzen, definieren Teams Kriterien und Regeln, nach denen Aufgaben zugeordnet werden. Erfahrene Teams wissen darüber hinaus, dass diese unvorhersehbaren Aufgaben entstehen und reservieren eine bestimmte Menge Arbeitszeit für die Arbeit an diesen Themen – meist sind es ca. 10 Prozent.

Swimlanes

Swimlanes sind Ebenen auf Kanban-Boards, mit denen Aufgaben nach bestimmten Kriterien gruppiert werden können. Sie werden als horizontale Achse auf dem Board eingezogen, um so eine zusätzliche Strukturierungsmöglichkeit in den Arbeitsprozess einzubringen. Die zusätzliche Einteilung ermöglicht es, auch im komplizierteren Arbeitsumfeld einen schnellen Überblick zu erhalten.

Swimlanes werden beispielsweise dazu verwendet, Aufgaben nach Projekt, Team, Priorität oder Art der Arbeit zu organisieren. Meist werden sie für Teams genutzt, die nach den gleichen Arbeitsabläufen arbeiten und ggf. sogar auf das gleiche Backlog zugreifen.

Es kommt jedoch ebenfalls vor, dass ein Team verschiedene Aufgabentypen mit Hilfe der Einteilung strukturiert – wie es zum Beispiel bei der Fastlane der Fall ist.

Indem Teams Aufgaben in Swimlanes einteilen, können sie ihre Kapazitäten und Ressourcen besser planen und gezielt auf die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Aufgabengruppen eingehen. Es ist jedoch wichtig, dass sie die Anzahl der Swimlanes in einem Kanban-Board auf ein sinnvolles Maß begrenzen. Wird dieses Maß überschritten, steigt die Komplexität und gefährdet die Übersichtlichkeit des Boards.

Wie arbeitet man mit Kanban-Boards?

Für ein agiles Team ist das Kanban-Board ein zentraler Dreh- und Angelpunkt im Arbeitsalltag. Je nach Kontext interagiert jedes Teammitglied mehrfach täglich mit dem Team-eigenen Board. Da es jedoch nicht selten vorkommt, dass Boards themenspezifisch und damit nur für bestimmte Anlässe aufgesetzt werden, kann es auch sein, dass sie oftmals über Monate nicht genutzt werden. In einer kleinen Firma wird ein Kanban-Board für das Management von Bewerbungen zum Beispiel nur unregelmäßig benötigt. Es ist dennoch ein zentrales Hilfsmittel, um den Überblick zu behalten.

Der Workflow im Kanban-Board

Die Arbeit am Board selbst folgt den immer gleichen Regeln. Hier kommen die Prinzipien von Kanban in Anwendung und definieren, wie sich das Team zu organisieren hat. Nachfolgend die typischen Tätigkeiten am und mit dem Board.

Neue Aufgaben aufnehmen

Anders als im Scrum-Framework kennen Kanban-Teams offiziell keine Product Owner-Rolle. Neue Anfragen werden nur von einem koordinierenden SPOC aufgenommen, wenn das Team sich dazu entschieden hat, diese Rolle einzurichten.

Generell werden neue Aufgaben erst kritisch hinterfragt, bevor sie als Kanban-Karte in der To-do-Spalte einsortiert werden. Wie bereits oben beschrieben, legen sich Kanban-Teams gerne eine Request-Spalte an, um neue Anfragen aufnehmen zu können ohne den eigenen Arbeitsfluss zu unterbrechen.

Entspricht eine Aufgabe den Kriterien des Teams, kann sie optional mit Hilfe von Priorisierungstechniken bewertet werden. Hierzu gibt es verschiedene Methoden – manche einfach und pragmatisch, andere wiederrum datenbasiert und empirisch. Ein paar Beispiele:

• Das Forced Ranking legt eine Reihenfolge aus den subjektiv gewählten Prioritäten der Teammitglieder fest.
• Mit Story- und Value-Points erstellt das Team eine einfache Kosten-Nutzen-Analyse.
• Im ICE-Scoring definiert das Team einen Wert für Wirksamkeit des Ergebnisses, Schwierigkeit in der Umsetzung und die eigene Sicherheit, ob die Einschätzungen passen.

Da aufwändigere Priorisierungstechniken nicht in jedem Arbeitskontext Mehrwert liefern, priorisieren nicht alle Kanban-Teams die Aufgaben im Backlog auf diesem Weg. So nutzen einige Teams auch Ansätze wie FIFO (First in, first out) und LIFO (Last in, first out) aus dem Lagermanagement für die Backlogpriorisierung. Darüber hinaus gibt es ebenfalls Teams, die gänzlich auf Priorisierungen verzichten und einfach darauf vertrauen, dass mit der Zeit alle Aufgaben aus dem Backlog genommen werden.

Grundsätzlich gilt die Regel: “Was hilft, das hilft.” Kanban-Teams sind stets auf der Suche nach einem besseren Weg, sich zu organisieren. Da gehört im Zweifel auch auf zeitintensive Techniken zu verzichten, wenn sie keinen Wert liefern.

Mit einer Aufgabe beginnen

Hat ein Teammitglied die Kapazitäten, um eine neue Aufgabe zu starten, nimmt es sich diese aus dem Backlog oder einer relevanten Ready-Spalte. Neben der Zuständigkeit muss es im Grunde nur die WIP-Limits beachten. Sollte ein WIP-Limit durch eine neue Aufgabe überschritten werden, muss das Teammitglied erst prüfen, ob es beim Anschluss einer anderen im WIP befindlichen Karte unterstützen kann.

Kann das Teammitglied die neue Aufgabe beginnen, nimmt es die Kanban-Karte und verschiebt es auf dem Board in die jeweils passende, nächste Spalte.

Eine Aufgabe übergeben

Wie schon erwähnt, arbeiten Kanban-Teams selbstorganisiert. Aufgaben werden nicht durch eine koordinierende Instanz, eine/n Manager*in zugewiesen sondern eigenständig aufgenommen. Das Push-Prinzip tayloristischen Managements wird durch das Pull-Prinzip des Lean Managements abgelöst.

Damit dies möglich ist, werden Aufgaben in Backlog- und Ready-Spalten platziert. Dies signalisiert den verantwortlichen Teammitgliedern, dass sie “Ready to be pulled” ist.

Auch wenn es nur wie ein kleiner Unterschied erscheinen mag, ist die Wirkung groß:

• Die Flexibilität steigt, da potenziell mehrere Teammitglieder eine Aufgabe aufgreifen können.
• Motivation und Ownership steigen, weil die Person eine Aufgabe freiwillig aufgenommen hat.
• Die Ergebnisqualität steigt, weil bei der Verbindung zwischen Person und Aufgabe der individuelle Hintergrund (Erfahrung, Wissen, Interesse) besser berücksichtigt wird.
• Führungskräfte verbringen weniger Zeit mit Koordination und haben mehr Freiraum für andere Tätigkeiten.

Eine Aufgabe abschließen

Ist eine Aufgabe nach gemeinsamen Verständnis abgeschlossen, verschiebt die verantwortliche Person das Ticket einfach in die “Done”-Spalte.

Generell ist der Abschluss einer Aufgabe nicht so stark formalisiert, wie es im anderen bekannten Framework der Fall ist. In der Praxis legen sich Kanban-Teams jedoch manchmal eine Art Definition of Done zu, um ein gemeinsames Verständnis zu “fertigen Aufgaben” zu dokumentieren. Zudem halten sie bei komplexeren Projekten ebenfalls Feedback-Meetings vergleichbar zum Review-Event in Scrum ab.

Kanban-Boards für verschiedene Flughöhen

Kanban Flight Levels sind eine konzeptionelle Erweiterung, mit der Kanban auf verschiedenen organisatorischen Ebenen möglich wird. Kanban-Pionier Klaus Leopold entwickelte das Flight-Level-Konzept aus dem Portfolio-Kanban, damit Kanban auch in größeren Organisationen genutzt werden kann.

Die drei Ebenen der Kanban Flight Levels – operative Aufgaben, teamübergreifende Koordination und Umsetzung der Strategie – helfen dabei, sowohl den Fokus auf die täglichen Arbeitsabläufe zu behalten als auch die Zusammenarbeit zwischen Teams und die Ausrichtung auf die strategischen Ziele des Unternehmens zu gewährleisten.

Boards für operative Aufgaben

Flight Level 1, auch als operative Ebene bezeichnet, legt den Fokus auf die Optimierung der Teamarbeit – dem typischen Anwendungsgebiet des agilen Frameworks, wie er im bisherigen Artikel beschrieben wurde. Auf dieser Ebene liegt der Schwerpunkt darauf, den Fluss der Aufgaben innerhalb des Teams zu verbessern, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen, sowie die Effizienz und Transparenz der Arbeit zu erhöhen. Level 1 stellt somit die Grundlage der Flight Levels dar, wie sie auch ohne die Erweiterung in den meisten Teams angewendet wird.

Boards für teamübergreifende Koordination

Flight Level 2, auch als teamübergreifende Koordinationsebene bezeichnet, verbessert die Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen verschiedenen Teams innerhalb einer Organisation. Mithilfe dieser Ebene wird Kanban über verschiedene Bereiche hinweg skaliert. Teams mit Ende-zu-Ende-Verantwortung koordinieren sich, um ihre jeweiligen Teilprodukte zu einem Gesamtergebnis zusammenzuführen.

Flight Level 2 ermöglicht es, den dafür nötigen Arbeitsfluss über mehrere Teams hinweg zu koordinieren. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten den gemeinsamen Fortschritt und die Abhängigkeiten von Aufgaben und Projekten erkennen.

Kanban für die Umsetzung der Strategie

Flight Level 3, auch als Strategie- oder Portfolio-Kanban bezeichnet, legt den Schwerpunkt auf die Ausrichtung der gesamten Organisation an den strategischen Prioritäten und Zielen. Diese Ebene stellt die Verbindung zwischen der operativen Arbeit in den Teams (Flight Level 1) und der teamübergreifenden Koordination (Flight Level 2) zu den übergeordneten Unternehmenszielen her.

Auf Flight Level 3 werden Kanban-Boards verwendet, um Ziele mit Initiativen und Projekten zu verbinden, die einen direkten Einfluss auf die Weiterentwicklung des Unternehmens haben. Die Boards ermöglichen es Führungskräften und Entscheidungsträgern, die operative Umsetzung der Strategie sicherzustellen. Durch die Implementierung von Kanban auf dieser Flugebene wird das Zusammenspiel zwischen operativen Prozessen, teamübergreifender Zusammenarbeit und strategischer Planung optimiert.

7 Beispiele für Kanban-Boards

Da Kanban lediglich den Rahmen für die Gestaltung und Anwendung von Boards vorgibt, fällt es Teams manchmal schwer, hilfreiche Kanban-Boards für sich zu entwerfen. Dieser Abschnitt präsentiert sieben inspirierende Beispiele für Kanban-Boards, die in verschiedenen Bereichen und Branchen eingesetzt werden können. Ziel ist es, Anregungen und Ideen zu bieten, die als Startpunkt für die eigene Arbeit dienen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die vorgestellten Beispiele in erster Linie als Inspiration dienen und nicht zwingend 1-zu-1 übernommen werden müssen. Anpassungen an individuelle Bedürfnisse und Anforderungen sind entscheidend, um den größtmöglichen Nutzen aus der Anwendung von Kanban im jeweiligen Kontext zu ziehen.

Bei Schwierigkeiten helfen Agile Coaches Teams dabei, die Gespräche zu führen und das Board gemeinsam mit dem Team zu entwickeln.

Board im Content Marketing

Kanban-Boards sind im Content Marketing besonders hilfreich, da sie die Zusammenarbeit der crossfunktionalen Teams erleichtern und den koordinativen Aufwand reduzieren. Oftmals besteht der Workflow aus einer gemeinsamen Recherche, gefolgt von der Ausgestaltung in verschiedenen Formaten wie Blog-Artikeln, Social Media Posts für LinkedIn oder Instagram und Video-Content für YouTube oder Reels. Jedes dieser Formate erfordert unterschiedliche Spezialist*innen, die ihre Expertise einbringen.

Ein Kanban-Board ermöglicht eine übersichtliche Darstellung des gesamten Workflows, sodass alle Beteiligten den Fortschritt von Inhalten nachverfolgen und Engpässe erkennen können. Dies verbessert die Zusammenarbeit und Transparenz für alle Teammitglieder. Darüber hinaus fördert das Kanban-Board im Content Marketing die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und die optimale Nutzung der Ressourcen für eine effektive Umsetzung der Content-Strategie.

Board im Produktmanagement

Auch im Produktmanagement organisieren sich Teams mit Kanban-Boards, um die vielfältigen und oft komplexen Aufgaben effizient zu koordinieren. Da die Prozesse in diesem Bereich in verschiedenen Phasen wie Product Discovery, Go-To-Market oder Weiterentwicklung von Produkten stark variieren, ist es üblich, themenspezifische Boards zu verwenden. Dadurch können die unterschiedlichen Anforderungen dieser Phasen besser abgebildet und gesteuert werden.

Vor diesem Hintergrund greifen nicht nur größere Teams auf Kanban Flight Levels oder Portfolio-Boards zurück. Die skalierten Konzepte bieten eine übergreifende Sicht und erleichtern die Koordination der verschiedenen Projekte und Initiativen.

Board im Multiprojektmanagement

Kanban-Boards sind im Multiprojektmanagement besonders hilfreich, um die Koordination und das Zusammenspiel verschiedener Projekte innerhalb einer Organisation oder Abteilung zu unterstützen. Sie bieten eine strukturierte Übersicht über den aktuellen Status, Fortschritt und mögliche Abhängigkeiten zwischen den Projekten. Dabei hilft das Kanban-Board, Prioritäten klar zu definieren und die Ressourcenallokation innerhalb der verschiedenen Projekte effizient zu gestalten.

Insbesondere die koordinierenden Aufgaben des Project Management Offices (PMO) lassen sich mit Hilfe von Kanban-Boards transparent gestalten und damit deutlich vereinfachen. Damit werden in diesem Bereich Kapazitäten frei, mit denen sich die PMO-Teams auf die Entwicklung von Standards und der ganzheitlichen Verbesserung der Qualtität im Projektmanagement widmen können.

Board im Recruiting

Insbesondere im Prozess der Personalbeschaffung sorgen Kanban-Boards Effizienz und Transparenz für die Recruiting-Teams. Die verschiedenen Teammitglieder, die an der Erstellung von Stellenausschreibungen, der Bearbeitung von Bewerbungen und dem Active Sourcing beteiligt sind, können den Status ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf dem Board klar visualisieren und aktualisieren.

Durch die Verwendung eines Kanban-Boards im Recruiting-Team können die verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses, wie beispielsweise die Sichtung von Bewerbungen, Vorstellungsgespräche, Vertragsverhandlungen und die abschließende Einstellung, klar auf dem Board abgebildet werden. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss. So können alle Beteiligten den Fortschritt im Bewerbungsprozess jederzeit nachvollziehen, und Engpässe oder Verzögerungen schnell identifizieren und beheben. Kanban-Boards im Recruiting tragen somit dazu bei, die besten Kandidat*innen für das Unternehmen zu gewinnen.

Board im Vertrieb

Kanban-Boards erlauben es, den Verkaufsprozess und die Verwaltung von Vertriebsaktivitäten klar und übersichtlich darzustellen. Viele moderene CRM-Tools basieren bereits auf Kanban-Boards, um die Sales-Pipeline zu visualisieren und so den Fortschritt von Leads und Verkaufschancen durch die verschiedenen Verkaufsphasen darzustellen. Auf diese Weise wird der Vertrieb in die Lage versetzt, Engpässe oder Verzögerungen im Verkaufsprozess schnell zu erkennen und darauf zu reagieren.

Darüber hinaus können Kanban-Boards auch dazu verwendet werden, um Vertriebskampagnen zu organisieren und zu koordinieren. Sie liefern Sales-Teams die Struktur, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten rund um die Planung, Umsetzung und Auswertung von Vertriebskampagnen abzubilden.

Board für Beschaffung

Auch in der Beschaffung sind Kanban-Boards ein effektives Instrument, um Prozesse zu steuern und zu optimieren. Von der Identifikation des Bedarfs über die Auswahl von Lieferanten, das Einholen von Angeboten, die Verhandlung von Verträgen und Konditionen bis hin zur Lieferung und Rechnungsstellung sorgen die Boards dafür, den gesamten Beschaffungsprozess transparent und strukturiert abzubilden.

Indem die verschiedenen Phasen und Arbeitsschritte des Beschaffungsprozesses in Spalten auf einem Kanban-Board abgebildet werden, erhalten alle beteiligten Teammitglieder einen schnellen Überblick über den aktuellen Status von Bestellungen, Lieferungen und Projekten.

Board im Kundenservice

Durch die Visualisierung des gesamten Prozesses – von der Erstellung eines Tickets bis zur Lösung des Problems – ermöglichen Kanban-Boards den Kundenserviceteams, den Fortschritt der Aufgaben in Echtzeit nachzuvollziehen und Prioritäten entsprechend anzupassen. Insbesondere bei Übergaben innerhalb des Teams helfen die Boards dabei, Informationen strukturiert weiterzugeben und den Überblick zu behalten.

Der Einsatz von Kanban-Boards im Kundenservice fördert die Eigenverantwortung der Teammitglieder. Sie entscheiden selbst, welche Aufgaben sie als nächstes bearbeiten und in welcher Reihenfolge. Dies trägt zu einer schnelleren Reaktionszeit, höherer Kundenzufriedenheit und letztendlich zu einer besseren Kundenbindung bei.

Welche Kanban-Tools und -Software gibt es?

Kanban-Boards können in verschiedenen Formen und mit unterschiedlichen Werkzeugen realisiert werden. Waren es vor der Pandemie noch überwiegend physische Boards, trifft man zunehmend auf cloudbasierte Lösungen. Doch auch Excel wird von einzelnen Teams genutzt, um ein Kanban-Board zu betreiben.

Kanban-Board als physische Wand

Physische Kanban-Boards, wie Whiteboards und Magnetwände, bieten einen einfachen und leicht zugänglichen Ansatz zur Implementierung von Kanban. Sie erfordern jedoch regelmäßige manuelle Aktualisierungen und sind möglicherweise weniger geeignet für verteilte oder remote arbeitende Teams.

Kanban-Boards in Cloud-Lösungen

Cloudbasierte Kanban-Tools und -Softwarelösungen, wie Businessmap, Trello, Asana und Notion, sind spätestens seit der Corona-Pandemie sehr verbreitet. Sie ermöglichen es Teams, ihre Arbeitsprozesse in Echtzeit zu verwalten, zu verfolgen und zu aktualisieren – und das unabhängig von ihrem Standort. Diese Tools bieten zusätzliche Funktionen, wie die Integration von Kalendern, Erinnerungen und automatisierten Benachrichtigungen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams zu fördern.

Kanban-Boards in Excel

Einige Teams nutzen auch Excel oder ähnliche Tabellenkalkulationsprogramme, um einfache digitale Kanban-Boards zu erstellen. Obwohl diese Lösungen weniger umfangreich und benutzerfreundlich sind als dedizierte Kanban-Tools, können sie dennoch eine kostengünstige und anpassungsfähige Option für kleinere Teams oder Projekte darstellen.

Kanban-Boards sind ein vielseitiges und wirkungsvolles Werkzeug, um Arbeitsprozesse in verschiedenen Kontexten und Branchen zu visualisieren und zu optimieren. Sie fördern die kontinuierliche Verbesserung, die effiziente Zusammenarbeit in Teams und ermöglichen eine flexible Anpassung an unterschiedliche Arbeitsstile und Anforderungen.

Durch den Einsatz von physischen oder digitalen Kanban-Tools steigern Teams ihre Produktivität und koordinieren den Arbeitsfluss besser. Dabei sollte man jedoch stets darauf achten, die individuellen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des Teams in die Gestaltung des Kanban-Boards einfließen zu lassen, um den größtmöglichen Nutzen aus dem agilen Framework zu ziehen.