Wissenstransfer: So sichern Sie das Know-how in Ihrem Unternehmen

Wissenstransfer: Definition und Bedeutung

Wissenstransfer bezeichnet den Prozess der Weitergabe, des Austauschs und der Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation. Dies umfasst sowohl explizites Wissen, das leicht dokumentiert und formalisiert werden kann, als auch implizites Wissen, das eher persönliche Erfahrungen und Fähigkeiten umfasst.

• Explizites Wissen: ist dokumentiertes Wissen, das für andere greifbar ist, z. B. in Form von Arbeitsanweisungen, dokumentierten Abläufen, Berichten oder Zeichnungen.
• Implizites Wissen: existiert als Können und Erfahrung dagegen nur in den Köpfen der Mitarbeiter. Es ist schwer greifbar, speicherbar und verteilbar. Implizites Wissen ist der weitaus größere Anteil am Unternehmenswissen.

Warum ist Wissenstransfer heute so wichtig? 

Wissenstransfer ist heute wichtiger denn je. Unternehmen agieren in einem immer komplexeren und sich schnell verändernden Umfeld. Die Megatrends Globalisierung, Digitalisierung und Automatisierung führen dazu, dass Unternehmen sich neuen Herausforderungen stellen müssen, um erfolgreich sein oder zu bleiben.

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, das Wissen und die Kompetenzen der Mitarbeitenden im Unternehmen zu halten und zu nutzen. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, nehmen sie ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit, was zu einem Verlust an Know-how führen kann. In einer Welt, in der Wissen ein wertvolles Gut ist, kann dies das Unternehmen erheblich schaden und dazu führen, dass es im Wettbewerb zurückfällt.

Die schnelle Entwicklung neuer Technologien und Geschäftsmodelle erfordert von Unternehmen zudem, schnell auf Veränderungen zu reagieren und sich an neue Anforderungen anzupassen. Ein effektiver Wissenstransfer kann dabei helfen.

Schließlich spielen auch der demografische Wandel und die steigende Mobilität der Arbeitskräfte eine wichtige Rolle. Die Babyboomer-Generation geht in den Ruhestand, während jüngere Generationen oft weniger bereit sind, langfristige Bindungen an einen Arbeitgeber einzugehen. Daher wird es immer wichtiger, das Wissen und die Erfahrung älterer Mitarbeiter an jüngere Generationen weiterzugeben. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die Fähigkeiten und das Know-how verfügt, um langfristig erfolgreich zu sein.

Vorsicht! So gelingt der Wissenstransfer garantiert nicht

Es gibt verschiedene Verhaltensweisen, die den erfolgreichen Wissenstransfer im Unternehmen behindern können:

• Mangelnde Kommunikation: Klingt banal, ist aber von großer Bedeutung: Wenn die Mitarbeitenden nicht miteinander kommunizieren, gehen wichtige Informationen verloren.
• Fehlende Dokumentation: Werden Wissen und Erfahrungen nicht dokumentiert, können diese verloren gehen, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder in den Ruhestand gehen. Es ist daher wichtig, das Wissen und die Erfahrungen erfolgreich zu dokumentieren und in einem geeigneten Wissensmanagement-System oder anderen Medien zu speichern.
• Mangelnde Schulungen: Ohne eine angemessene Schulung ist es für Mitarbeitende häufig schwierig, das dokumentierte Wissen ihrer Vorgänger*innen zu verstehen. Um dieses Wissen anwenden zu können, sollten sie also entsprechend vorbereitet werden.
• Konkurrenzdenken zwischen Mitarbeitenden: Rivalitäten zwischen den Mitarbeitenden können dazu führen, dass diese ihr Wissen und ihre Erfahrungen nur zögerlich weitergeben, wodurch wichtige Informationen verloren gehen und die Produktivität und Effizienz des Unternehmens leidet.

Es ist entscheidend, dass Unternehmen diese Verhaltensweisen identifizieren und geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass das Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeitenden erhalten bleiben und erfolgreich weitergegeben werden.

Wissenstransfer im Unternehmen erfolgreich einführen

Für einen effektiven Wissenstransfer können Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

• Zunächst sollten Unternehmen das Wissen und die Kompetenzen der Mitarbeitenden identifizieren, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Eine Bestandsaufnahme des Wissens und der Kompetenzen der Mitarbeitenden kann dazu beitragen, Lücken zu identifizieren.

• Schaffen Sie eine Kultur des Wissenstransfers, in der Mitarbeitende motiviert werden, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu teilen. Offene Kommunikation, klare Prozesse und Anreizsysteme können dazu beitragen, dass der Wissenstransfer im Unternehmen zur Normalität wird.
• Es gibt verschiedene Methoden und Werkzeuge, wie z. B. Mentoring, Schulungen, Wissensdatenbanken oder Job Rotation. Wählen Sie hier die Methoden aus, die am besten zur Kultur und den Bedürfnissen des Unternehmens passen.
• Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten sind ebenfalls von Bedeutung, damit jeder im Unternehmen weiß, wer für den Wissenstransfer verantwortlich ist und wie die Prozesse organisiert sind. Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten können dazu beitragen, dass der Wissenstransfer reibungslos abläuft. Ein wirksames Mittel, um dies zu ermöglichen, ist die Einführung klar definierter Rollenbeschreibungen und eines organisierten Kommunikationsflusses. Jede Rolle sollte spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten beinhalten, die regelmäßig überprüft und angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen. Ergänzend dazu kann die Nutzung von Organigrammen und Prozesshandbüchern Transparenz schaffen und sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben und Zuständigkeiten klar verstehen.

Der Unterschied zwischen Erstellung und Erfassung von Wissen und Bereitstellung dieses Wissens

Bei der Erstellung und Erfassung von Wissen geht es darum, dass Mitarbeitende Wissen erwerben und diese in Form von Erfahrungen, Daten oder Fakten dokumentieren. Dies kann durch Methoden wie Schulungen, Job Rotation oder Mentoring erfolgen.

Die Bereitstellung von Wissen hingegen bezieht sich darauf, wie Unternehmen das Wissen zugänglich machen und teilen. Mitarbeitende greifen auf das Wissen zu und nutzen es, um ihre Arbeit effektiver zu gestalten. Die Bereitstellung von Wissen kann z. B. durch Wissensdatenbanken, interne Wikis oder Kommunikationsplattformen erfolgen.

Die Unterscheidung zwischen „Wissensgenerierung und -erfassung“ und „Wissensbereitstellung“ ermöglicht die gezielte Auswahl von Methoden und Strategien zur effektiven Nutzung dieses Wissens im Unternehmen.

Methoden, um Wissen sicherzustellen

Für Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Methoden, um den Wissenstransfer zu gewährleisten. Hier einige der effektivsten:

Dokumentation

Das Erstellen von (digitalen) Handbüchern, Leitfäden oder Anleitungen hilft dabei, Wissen zu dokumentieren und sicherzustellen, dass es für zukünftige Mitarbeitende zugänglich ist.

Vorteile:

• Erlauben es, Informationen und Erfahrungen zu speichern und leicht zugänglich zu machen
• Vermeiden den Verlust von Wissen durch Mitarbeiterfluktuation oder Pensionierung
• Bieten eine Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung und Aktualisierung von Wissen und Informationen

Nachteile:

• Erfordern Zeit und Ressourcen zur Einführung und Pflege
• Benötigen eine klare Struktur und Organisation, um effektiv zu sein
• Möglicherweise können nicht alle Informationen dokumentiert werden, da sie zu umfangreich oder unstrukturiert sind.

Mentoring

Eine effektive Methode des Wissenstransfers ist auch die Schaffung von Mentoring-Programmen. Hier geben erfahrene Mitarbeitende ihr Wissen und ihre Erfahrungen an jüngere Kolleg*innen weiter.

Vorteile:

• Erlauben es, Wissen und Erfahrungen gezielt an bestimmte Mitarbeitende weiterzugeben
• Bieten eine Möglichkeit zur persönlichen Entwicklung und Karriereentwicklung von Mitarbeitenden
• Schaffen eine persönliche und vertrauensvolle Beziehung zwischen Mentor*in und Mentee

Nachteile:

• Erfordern Zeit und Ressourcen von sowohl dem Mentor*in als auch dem Mentee
• Nicht alle Mitarbeitenden haben Zugang zu Mentor*innen oder Coaches.
• Informationen können verloren gehen, wenn der*die Mentor*innen das Unternehmen verlässt oder in den Ruhestand geht.

Schulungen und Workshops

Schulungen und Workshops bieten eine Möglichkeit, Wissen und Best Practices zu vermitteln. Sie können intern oder extern abgehalten werden und je nach Bedarf auf spezifische Kompetenzen oder Fähigkeiten ausgerichtet werden.

Vorteile:

• Strukturiert und organisiert
• Erlauben es, spezifische Themen und Fähigkeiten zu behandeln
• Bieten eine effektive Möglichkeit, das Wissen und die Erfahrungen von erfahrenen Mitarbeitenden weiterzugeben

Nachteile:

• Erfordern einen hohen Zeitaufwand und finanzielle Ressourcen
• Möglicherweise können nicht alle Mitarbeitenden teilnehmen.
• Informationen können möglicherweise nicht angewendet werden, wenn keine praktischen Beispiele oder Gelegenheiten zur Anwendung gegeben werden.

Wissensmanagement-Systeme

Wissensmanagement-Systeme sind digitale Plattformen, die Informationen und Wissen aufzeichnen, speichern und teilen. Sie bieten eine zentrale Datenbank für Informationen und Erfahrungen, die jederzeit von Mitarbeitende abgerufen werden können.

Vorteile:

• Erlauben es, Informationen und Erfahrungen zu speichern und leicht zugänglich zu machen
• Vermeiden den Verlust von Wissen durch Mitarbeiterfluktuation oder Pensionierung
• Bieten eine Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung und Aktualisierung von Wissen und Informationen

Nachteile:

• Erfordern Zeit und Ressourcen zur Implementierung und Pflege
• Benötigen eine klare Struktur und Organisation, um effektiv zu sein
• Möglicherweise können nicht alle Informationen dokumentiert werden, da sie zu umfangreich oder unstrukturiert sind.

Job Rotation

Durch Job Rotation können Mitarbeitende in verschiedene Positionen und Abteilungen wechseln und so unterschiedliche Erfahrungen und Fähigkeiten erwerben. Dies fördert den Austausch von Wissen und Erfahrungen und unterstützt die Mitarbeitenden bei der Entwicklung ihrer Karriere.

Vorteile:

• Bietet die Möglichkeit, verschiedene Aspekte des Unternehmens und verschiedene Rollen und Aufgaben zu erleben
• Verbessert das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams
• Kann dazu beitragen, Mitarbeitende zu motivieren und ihre Karriereentwicklung zu fördern

Nachteile:

• Erfordert Zeit und Ressourcen zur Organisation und Implementierung
• Kann zu Unterbrechungen und Engpässen in den Arbeitsabläufen führen, wenn Mitarbeitende in neue Rollen eingearbeitet werden müssen
• Mitarbeitende können in neuen Rollen nicht so produktiv sein wie in ihren vorherigen Rollen, was die Effizienz beeinträchtigen kann.

Eigene Formate entwickeln

Jedes Unternehmen hat seine eigene Dynamik und Kultur, weshalb es sich auch anbieten kann, eigene Formate zu entwickeln. Wir bei Me & Company haben z. B. den agilen Buchclub entwickelt. Dieser findet einmal im Monat statt. Eine Kollegin oder ein Kollege berichtet über ein spannendes Projekt, eine besondere Erkenntnis oder stellt eine Methode vor. Thematisch sind keine Grenzen gesetzt. Kollegen sammeln auf einem Mural-Board Themen, über die sie gerne etwas erzählen oder über die sie etwas lernen möchten. Im Team stimmen wir ab, welches Thema beim nächsten Buchclub dran ist. Hier sind Kreativität und Initiative gefragt.

Fazit

Wissenstransfer ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Durch den Austausch von Wissen und Erfahrung können Unternehmen produktiver, effizienter und innovativer arbeiten. Es gibt eine Vielzahl von Methoden, um den Wissenstransfer zu gewährleisten: von Mentoring-Programmen über Schulungen und Workshops bis hin zu Wissensmanagement-Systemen. Mit einem effektiven Wissenstransfer stellen Organisationen sicher, dass wichtiges Wissen und die Erfahrungen ihrer Mitarbeitenden im Unternehmen erhalten bleiben.