WIP-Limits: Wieso agile Teams Work in Progress begrenzen

WIP-Limits einfach erklärt

WIP steht für „Work in Progress“ und bezieht sich auf die Anzahl der Aufgaben, die ein Team gleichzeitig bearbeitet. WIP-Limits setzen eine Obergrenze, um die Menge der parallel laufenden Arbeiten zu begrenzen. Dies senkt Aufwände, die durch den Wechsel zwischen Aufgaben entstehen, steigert die Arbeitsgeschwindigkeit und Qualität der Arbeitsergebnisse. Teams fokussieren sich stärler und agieren effizienter.

WIP-Limits sind ein wesentliches Instrument in agilen Frameworks wie Kanban und Scrum, um die Produktivität und Effizienz von Teams zu steigern. Sie entstanden aus dem Toyota-Produktionssystem und wurden von Kanban-Pionier David J. Anderson für die Arbeit in agilen Teams weiterentwickelt.

Geschichte und Hintergründe von WIP-Limits

WIP-Limits sind ursprünglich im Rahmen des Toyota-Produktionssystem (TPS) entstanden, das in den 1940er- und 1950er-Jahren von Toyota-Ingenieur Taiichi Ōno entwickelt wurde. Mit TPS verfolgte er das Ziel, die Produktionsprozesse effizienter zu gestalten und Verschwendung zu reduzieren. Ōno führte dabei das „Just-in-Time“-Prinzip ein. Hierbei werden Materialien und Ressourcen nur dann bereitgestellt, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Dieser Ansatz legte den Grundstein für die heutigen WIP-Limits.

David J. Anderson hat die Idee später weiterentwickelt und in das von ihm entwickelte Kanban-System für Wissensarbeit integriert. Anderson erkannte, dass die Prinzipien des Toyota-Produktionssystems auch auf andere Arbeitsbereiche übertragbar sind – beispielsweise in die Softwareentwicklung oder das Projektmanagement. WIP-Limits wurden so zu einer zentralen Komponente des Kanban-Frameworks, das sich im Laufe der Zeit als eine der populärsten agilen Vorgehensmodelle etablierte.

Grundlagen und Definitionen von WIP-Limits

Das Begrenzen von Parallelarbeit ist eines der sechs Kernpraktiken von Kanban, einem weit verbreiteten agilen Framework. Es hilft Teams dabei, die agilen Werte Kundenzentrierung, Anpassungsfähigkeit, Wirkungsfähigkeit und Verbundenheit in die Praxis zu überführen.

In der Wahrnehmung vieler Menschen sind WIP-Limits ein Paradoxon: Insbesondere Führungskräfte des mittleren und oberen Managements erachten es als ihre Aufgabe, Teammitglieder mit ausreichend Aufgaben zu versorgen. Ihr Glaubenssatz: Eine vollständige Auslastung der Mitarbeitenden führt zu maximaler Produktivität. Nur die wenigsten glauben an das Prinzip von “weniger ist mehr” im Kontext zu Arbeitsauslastung. Doch genau diese höhere Auslastung führt dazu, dass innerhalb eines feststehenden Zeitfensters weniger Arbeit fertig wird.

Der Grund dafür liegt in den kognitiven Wechselkosten, durch die Einzelpersonen eine um bis zu 40 Prozent geringere Produktivität aufweisen. Dieser Umstand wurde bereits durch diverse Studien belegt. Statt sich auf die wechselnden Themen einzustellen, können Teams oder Teammitglieder fokussierter agieren, wenn sie ihre Parallelarbeit begrenzen. Sie stellen einzelne Arbeitsergebnisse schneller fertig und liefern damit früher Mehrwert für ihre Kund*innen. Das motiviert und steigert die Leistungsfähigkeit und reduziert Stress. Zudem senkt es das Risiko, dass sich Anforderungen verändern und bereits geleistete Arbeit für Aufgaben, die “Work in Progress” sind, unbrauchbar wird.

Vor diesem Hintergrund ist das Prinzip der Begrenzung von “Work in Progress” ein wichtiger Perspektivwechsel für Führungskräfte, die im agilen Kontext arbeiten.

Work in Progress: Was bedeutet das?

„Work in Progress“ (WIP) ist eine englische Bezeichnung für Aufgaben, die sich im Status der Bearbeitung befinden. Im Kontext von agilen Methoden und Projektmanagement beschreibt WIP den Zustand von Arbeitspaketen, die begonnen, aber noch nicht abgeschlossen wurden – auch jene, an denen im Moment der Feststellung nicht aktiv gearbeitet wird.

Die Menge an “Work in Progress” hat direkten Einfluss auf die Effizienz und Produktivität eines Teams. Wie bereits beschrieben führt eine zu hohe Menge an WIP dazu, dass Teammitglieder den Überblick verlieren und sich nicht mit dem Abschluss einer Aufgabe befassen. Das verlängert wiederum die Bearbeitungszeit und beeinträchtigt die Qualität der Ergebnisse. Daher ist es wichtig, das richtige Maß an “Work in Progress” zu finden, um die Arbeitsbelastung effektiv zu steuern und den Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu legen.

WIP-Limits in der Praxis anwenden

Um das passende WIP-Limit für jeden Arbeitsschritt festzulegen, sollten Teams einen iterativen und experimentellen Ansatz verfolgen: Dabei werden Limits anfangs nach bestem Wissen geschätzt und dann aus der Erfahrung des Alltags optimiert.

Hierzu nehmen Teams im ersten Schritt eine grobe Schätzung der Kapazität vor, indem sie die Anzahl der verfügbaren Teammitglieder, ihre Fähigkeiten und die durchschnittliche Bearbeitungszeit für die jeweiligen Aufgaben berücksichtigen. Basierend auf dieser Schätzung legen sie ein vorläufiges WIP-Limit für jeden Arbeitsschritt fest.

Auf dieser Grundlage sollten Teams regelmäßig ihre Arbeitsweise und den Arbeitsfluss analysieren. Dabei gilt es, Engpässe, Überlastungen und Verzögerungen zu identifizieren. Die gewonnenen Erkenntnisse nutzen Teams dazu, die WIP-Limits schrittweise anzupassen, bis ein optimales Gleichgewicht zwischen effizientem Arbeitsfluss und Teamkapazität erreicht ist.

Regelmäßige Retrospektiven und offene Kommunikation innerhalb des Teams sind entscheidend, um den Prozess der Anpassung der WIP-Limits kontinuierlich zu optimieren und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

WIP-Limits als agile Praktik in Kanban

Wenn sie sich für Kanban als Vorgehensmodell entscheiden, sind WIP-Limits eine Kernpraktik für agile Teams. Mit dieser Praktik wird das Kanban-Prinzip der evolutionären Verbesserung in die Praktik umgesetzt. Sie nutzen die Begrenzung, um sich im Alltag auf die priorisierten Arbeitspakete zu konzentrieren. Diese haben sie in der Regel mit agilen Priorisierungsmethoden nach für ihren Kontext relevanten Kriterien bewertet. In der Regel steht somit der Wert für Kund*innen und Unternehmen im Vordergrund.

In Kanban werden WIP-Limits direkt auf dem Kanban-Board in den einzelnen Spalten angezeigt. Diese repräsentieren die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses. Jede Spalte hat ein festgelegtes Limit, das die maximale Anzahl der gleichzeitig in Bearbeitung befindlichen Aufgaben in dieser Phase definiert. Die Limits werden auf dem Board durch Zahlen oder farbliche Markierungen sichtbar gemacht. Dadurch erkennt das Team auf einen Blick, welche Spalten Engpässe aufweisen und wo Kapazitäten für neue Aufgaben vorhanden sind.

Damit dies möglich ist, dürfen Teammitglieder erst nach dem Abschluss einer Aufgabe mit einer neuen Tätigkeit beginnen. Über das Kanban-Board ist somit zu jedem Zeitpunkt klar, an wie vielen Aufgaben ein Team parallel arbeitet.

Generell beobachten Kanban-Teams ihren “Work in Progress” sehr genau. Mit diversen Metriken und Methoden messen sie ihn, um ihre Leistungsfähigkeit zu analysieren und den Arbeitsfluss kontinuierlich zu optimieren. Die verschiedenen Kanban-Metriken ermöglichen eine gezielte Verbesserung von Prozessen und Abläufen:

• Das Cumulative Flow Diagram (CFD) zeigt die Menge an Work in Progress im Laufe der Zeit und hilft dabei, Engpässe und Veränderungen im Arbeitsfluss zu identifizieren.
• Die Cycle Time misst die Dauer von der Aufnahme einer Aufgabe bis zu ihrer Fertigstellung und gibt Auskunft über die Effizienz des Teams.
• Der Throughput beschreibt die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum.
• Aging Work in Progress zeigt, wie lange sich Aufgaben im Bearbeitungsstatus befinden, und wird damit zum Indikator für aufkommende Probleme oder Blockaden.

WIP-Limits mit dem Kanban Pizza Game lernen

Das Kanban Pizza Game ist eine spielerische Methode, mit dem Teams lernen, WIP-Limits richtig einzuschätzen und ihre Vorteile zu erkennen. In diesem agilen Spiel simulieren die Teilnehmer*innen einen Prozess zur Herstellung von Pizzas, wobei sie die verschiedenen Arbeitsschritte durchlaufen – von der Zubereitung der Zutaten über das Belegen bis hin zum Backen und Servieren. Jeder Arbeitsschritt wird dabei auf einem Kanban-Board dargestellt, und das Team bearbeitet die Pizzabestellungen nach dem Pull-Prinzip, indem es Aufgaben von einer Spalte zur nächsten zieht.

Zu Beginn des Spiels wird oft ohne WIP-Limits gearbeitet, sodass die Teilnehmer*innen die Auswirkungen von unbegrenzter Parallelarbeit erleben können. Häufig entstehen in dieser Phase Engpässe, Überlastungen und eine ineffiziente Aufgabenerledigung. Anschließend werden WIP-Limits für die einzelnen Arbeitsschritte eingeführt, und das Team passt diese iterativ an, um einen optimalen Arbeitsfluss zu erreichen.

Durch das Kanban Pizza Game lernen die Teilnehmer*innen die Bedeutung von WIP-Limits für einen effizienten Arbeitsprozess kennen. Sie erfahren aus erster Hand, wie WIP-Limits die Produktivität und Effizienz des Teams steigern. Darüber hinaus hilft das Spiel dabei, ein Gefühl für die richtige Einschätzung der WIP-Limits für verschiedene Arbeitsschritte zu entwickeln. Es zeigt, wie Teams Anpassungen vornehmen können, um den Prozess kontinuierlich zu optimieren.

WIP-Limits als agiles Prinzip in Scrum

Innerhalb des Scrum-Frameworks ist die Verwendung von WIP-Limits nicht explizit vorgeschrieben. Während Kanban-Teams ihre Arbeit direkt auf dem Kanban-Board begrenzen, ergeben sich die Limits in Scrum indirekt durch das Sprint Planning und das Festlegen von Sprint-Zielen.

In der Sprint-Planung wählt das Team eine bestimmte Anzahl von Aufgaben aus dem Produkt-Backlog aus, die es im kommenden Sprint bearbeiten möchte. Diese Aufgaben bilden den Sprint-Backlog und repräsentieren somit eine Art informelles WIP-Limit.

Durch die Auswahl eines begrenzten Arbeitsumfangs in dieser Form konzentrieren sich Scrum-Teams auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben. Sie verhindern, dass zu viele Arbeiten gleichzeitig angegangen werden.

Vorteile von WIP-Limits

Nahezu alle agilen Teams nutzen WIP-Limits im Alltag. Im Kern geht es ihnen dabei darum, ihre Produktivität zu steigern, Arbeitsprozesse zu verbessern und ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen. Durch die Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben führen WIP-Limits letztendlich zu besseren Ergebnissen und einer höheren Kundenzufriedenheit. Hierbei helfen vor allem die folgenden vier Faktoren.

Fokussierte Arbeit am Mehrwert

Im Arbeitsalltag fällt es Teams häufig schwer, kurzfristige Anfragen und Aufgaben abzulehnen. Diese ständige Bereitschaft, ad-hoc zu reagieren, führt jedoch dazu, dass der Fokus von den wirklich priorisierten Themen abgelenkt wird. In der Folge sinken Arbeitsgeschwindigkeit und Mehrwert für die Kund*innen.

WIP-Limits sind eine passende Lösung für dieses Problem. Durch die Begrenzung wird das Team dazu angehalten, sich auf wirksame und wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Kurzfristige Anfragen und weniger dringliche Aufgaben müssen warten, bis Kapazitäten frei werden und der Mehrwert für Kund*innen und Unternehmen sichergestellt sind.

Verbesserte Produktivität und Effizienz

WIP-Limits helfen Teams dabei, die Produktivität und Effizienz zu verbessern, indem sie zwei Hauptprobleme lösen, die durch Multitasking entstehen:

1. Die ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben belasten das Gehirn und führen dazu, dass die Produktivität sinkt.
2. Wenn ständig neue Aufgaben gestartet, aber nicht abgeschlossen werden, leidet die Motivation der Teammitglieder. Sie bekommen das Gefühl, niemals wirklich fertig zu werden. Die Belohnungseffekte einer abgeschlossenen Aufgabe, die für die Motivation essentiell sind, bleiben aus.

WIP-Limits adressieren diese Probleme, indem sie die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben begrenzen. Dadurch können sich die Teammitglieder auf einzelne oder wenige Aufgaben konzentrieren, ohne ständig ihre Aufmerksamkeit aufteilen zu müssen. Dies reduziert die kognitiven Wechselkosten und erhöht die Produktivität. Gleichzeitig steigern sie die Motivation, da die Teammitglieder regelmäßig Aufgaben abschließen.

Reduzierung von Stress und Überlastung

Über WIP-Limits vermeiden Teams typische Probleme, die mit Multitasking einhergehen. Multitasking, also das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Aufgaben, führt oft zu einer erhöhten Fehlerquote, verlängerten Bearbeitungszeiten und einem gestressten Arbeitsklima. Dies liegt daran, dass die ständigen Aufgabenwechsel und die Fragmentierung der Aufmerksamkeit die kognitive Belastung der Teammitglieder erhöhen. WIP-Limits hingegen begrenzen die Menge an gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben und fördern so einen fokussierten Arbeitsansatz. Dadurch konzentrieren sich die Teammitglieder besser auf einzelne Aufgaben und die Arbeitsbelastung wird gleichmäßiger verteilt. Infolgedessen wird die Arbeitsqualität verbessert und ein gesünderes Arbeitsumfeld geschaffen, in dem Stress und Überlastung minimiert werden.

Frühzeitiges Erkennen von Engpässen und Problemen

In der Hektik des Alltags haben Teams oftmals nicht die Zeit, um sich ein ganzheitliches oder vorausschauendes Bild ihrer Arbeit zu verschaffen. Oftmals befassen sich Teammitglieder ausschließlich mit den eigenen Themen, tauschen sich wenig aus und reagieren nur auf die dringlichsten Anfragen. Engpässe und Probleme werden höchstens auf Führungsebene erkannt.

Da WIP-Limits die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben begrenzen, erhalten Teams den nötigen Freiraum, um sich vor Silodenken zu schützen und regelmäßig das größere Ziel zu betrachten. Dabei erkennen sie häufig besser, wo Aufgaben stocken und welche Prozesse sie optimieren müssen. Dies erleichtert es, entsprechende Maßnahmen einzuleiten und kontinuierlich an der eigenen Effizienz zu arbeiten.

Fazit

WIP-Limits fördern die Fokussierung auf Prioritäten und den Mehrwert für Kund*innen, indem sie Teams dabei unterstützen, kurzfristige Anfragen und Aufgaben besser abzuwägen. Sie tragen zur Reduzierung von Stress und Überlastung bei, indem sie das Multitasking-Problem adressieren und die Motivation der Teammitglieder steigern.

Damit sind sie ein wichtiges Kernprinzip agiler Arbeit und zentraler Faktor für den Erfolg von agilen Teams.