Timeboxing: weniger Stress durch aktives Zeitmanagement

Was ist Timeboxing?

Haben Sie schon einmal etwas von Timeboxing gehört? Mit Sicherheit kennen Sie praktische Beispiele des Prinzips. Hinter dem Begriff verbirgt sich nichts anderes, als bestimmten Aufgaben oder Ereignissen klare Zeiten zuzuordnen. Der Stundenplan in der Schule oder der Ablauf eines Fußballspiels sind Paradebeispiele für Timeboxing.

Mit der Zeitmanagement-Methode Timeboxing bringen Sie Struktur in unterschiedliche Bereiche wie z. B. Aufgaben- oder Wochenplanung, Projektmanagement oder auch ein Teammeeting. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass Sie Aufgaben oder Ereignisse haben, die in einer bestimmten Zeitfolge ablaufen sollen. Dahinter verbirgt sich nicht mehr, als Aufgaben bestimmten Terminen zuzuordnen und festzulegen, wie viel Zeit wofür verwendet werden soll.

Warum brauchen Sie Timeboxing?

In der Regel arbeiten Sie jede Woche an einer Reihe von Aufgaben, die aus verschiedenen Arbeitsbereichen stammen. Insbesondere in Berufen mit intensivem Kundenkontakt besteht die Gefahr, immer wieder aus einem Arbeitsintervall herausgerissen zu werden: Ein Kollege klopft an, das Telefon klingelt, die Chefin möchte, dass Sie etwas „jetzt sofort“ erledigen. Sie beantworten nur kurz mal eben diese eine Mail, holen sich einen Kaffee und quatschen unterwegs mit einem Kollegen und schreiben Ihrer Tochter kurz noch eine Nachricht. Sie wechseln permanent zwischen Aufgaben und verschwenden dadurch Unmengen an kognitiver Kapazität. Berufserfahrene können zwar relativ gut in diesem sogenannten Taskswitching werden, doch auch mit viel Training bleiben sie durch diese Arbeitsweise immer unter Ihren eigentlichen Kapazitäten.

Ihr Gehirn kommt durch die ständig wechselnden Anforderungen nie in einen “Flow-Zustand”. Damit ist der Zustand tiefster Konzentration gemeint, indem Sie über einen langen Zeitraum fokussiert an einer Aufgabe arbeiten. Um diesen Zustand erreichen zu können, benötigt Ihr Gehirn ein ruhiges Umfeld und die Sicherheit, nicht abgelenkt zu werden. Durch Timeboxing können Sie das erreichen.

Im Allgemeinen gibt Ihnen das Timeboxing eine Struktur und hilft Ihnen, sich auf ein bestimmtes Ziel zu konzentrieren. Das kann je nach Situation unterschiedliche Formen annehmen: Zum Beispiel als Methode um Teammeetings effektiver zu gestalten oder um ihren gesamten Arbeitsalltag zu ordnen. Beide Möglichkeiten stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Timeboxing in Meetings

Obwohl viele Menschen in vielen Branchen viel Zeit in Meetings verbringen, sind diese häufig unorganisiert und ergebnislos. Letzteres liegt häufig daran, dass keine Zeit eingeplant wird, um am Ende des Meetings Entscheidungen zu treffen und Aufgaben zu verteilen. Stattdessen wird übermäßig lange diskutiert oder einzelne Personen führen selbstverliebte Monologe. Die Ursache liegt häufig darin, dass den Beteiligten entscheidende Unterstützung fehlt:

1. Eine Agenda: Die Agenda regelt den Ablauf des Meetings und weist jedem Thema und jedem Abschnitt eine eindeutige Zeit zu. Die Agenda ist der Fahrplan, wenn es um Timeboxing in Meetings geht.
2. Eine Moderation: Ein*e Moderator*in koordiniert Wortbeiträge und ist dafür verantwortlich, im Sinne der Gruppe, im vorgegebenen zeitlichen Rahmen durch die Agenda zu führen. Mit der Stringenz und der Disziplin der Gruppe steht und fällt das Timekeeping in Meetings. Die Moderation achtet zwar besonders auf den zeitlichen Ablauf, doch die Verantwortung, einen Blick auf die Zeit zu haben, liegt bei jedem und jeder Einzelnen.
3. Eine Timebox: Die Voraussetzung für Timeboxing in Meetings ist eine Uhr. Für Moderator*innen gibt es spezielle Timeboxes, mit denen sie verbleibende Zeit pro Agendapunkt sichtbar machen können.

Wie setzen Sie Timeboxing um?

Wenn Sie in einer Position oder einem Beruf arbeiten, in dem von Ihnen erwartet wird, dass Sie ständig erreichbar sind, werden Sie vielleicht denken, dass Timeboxing für Sie nicht funktionieren wird. Das stimmt insofern, dass es nicht von selbst läuft. Doch gerade in Berufen mit ständiger Erreichbarkeit ist Timeboxing wichtig, um z.B. Innovationsarbeit zu ermöglichen oder neue Prozesse in einem Transformationsprozess zu etablieren. Zudem zeigen Studien, dass die Arbeitsbelastung in Berufen, die ein hohes Maß an permanenter Kommunikation fordern, im Zuge der Digitalisierung massiv ansteigt.

Das kann gesundheitliche Folgen haben und das Gefühl hervorbringen, ständig überfordert zu sein. Timeboxing hilft dabei, mehr Aufgaben in einer kürzeren Zeit zu erledigen. Hierbei planen Sie bewusst nicht-diskutierbare Konzentrationsphasen ein, in denen Sie nur an einem Aufgabenbereich arbeiten. So vermeiden Sie die durch Taskswitching verursachten Wechselkosten, die viel geistige Kapazität nehmen. Dafür müssen Sie eventuell im Vorhinein bestimmte Entscheidungen treffen, z.B. darüber, ob Sie wirklich 40 Stunden die Woche telefonisch erreichbar sein müssen.

Ihr Weg zur ersten Timebox

Wie kann der Arbeitsalltag mit Timeboxing strukturiert werden? Am besten gehen Sie Schritt für Schritt vor. In den folgenden Abschnitten erläutern wir Ihnen die vier Maßnahmen, mit denen Sie mehr Struktur in Ihre Arbeitszeit bringen:

1. Gewinnen Sie einen Überblick über die eigenen Aufgaben
2. Bilden Sie Kategorien
3. Identifizieren Sie sinnvolle Zeiten zur Fokusarbeit
4. Sprechen Sie Ihre Arbeitsweise mit dem Team ab und treffen Sie Vereinbarungen

1. Gewinnen Sie einen Überblick über die eigenen Aufgaben

Beginnen Sie damit, ein bis zwei Wochen lang aufzuschreiben, welche Aufgaben Sie am Tag verrichten und wie lange Sie für jede Aufgabe brauchen. Wichtig dabei ist, dass Sie Ihre Zeiten exakt und ehrlich festhalten. Notieren Sie unbedingt auch vermeintlich unwichtige Telefonate oder kurze Antwortmails. Das alles brauchen Sie, um Muster zu erkennen und letztendlich für relevante Aufgaben die nötigen Timeboxen anzulegen. Unser Tipp: Legen Sie sich eine Tabelle an, die Sie dauerhaft geöffnet haben und in der Sie jede Aufgabe sofort eintragen.

2. Bilden Sie Kategorien

Nachdem Sie Ihre Aufgaben genau getrackt haben, geht es im nächsten Schritt darum, Muster zu erkennen und Kategorien zu bilden. Versuchen Sie, Aufgaben zu identifizieren, die zu einem Arbeitsbereich oder einem Team gehören. Überlegen Sie sich, welche Aufgaben täglich zu erledigen sind, welche besonders dringend sind, welche vormittags und welche nachmittags erledigt werden müssen.

3. Identifizieren Sie sinnvolle Zeiten zur Fokusarbeit

Im nächsten Schritt geht es darum, Ihren Arbeitsalltag in logisch zusammenhängende Blöcke zu ordnen. Das bedeutet, dass Sie regelmäßige Aufgaben identifizieren, die Sie besser erledigen können, wenn Sie fokussiert und ungestört über einen längeren Zeitraum daran arbeiten können. Es geht nicht darum, dass Sie jeder Aufgabe einen festen Platz in ihrem Kalender zuweisen. Das würde Sie wiederum zu unflexibel machen. Es ist vielmehr wichtig, dass Sie für wichtige Aufgaben feste Zeiten einplanen, in denen Sie ausschließlich an dieser Aufgabe arbeiten. Aufgaben die sich besonders dazu eignen sind:

• Aufgaben, die Sie schneller und besser erledigen, wenn Sie konzentriert und ungestört daran arbeiten (z.B. Präsentationen vorbereiten, Meetings oder Workshops planen oder Artikel für ein Magazin schreiben).
• Wiederkehrende, kleine Aufgaben, die Ihren Arbeitsalltag in viele kleine Themengebiete zerstückeln und zwischen denen Sie hin und her wechseln. Sie können z.B. auf jede Nachricht per Mail, Teams oder Slack sofort antworten oder stattdessen alle zwei Stunden eine Timebox einplanen, in denen Sie ihren Posteingang auf neue Nachrichten prüfen.
• Aufgaben, Themen oder Ereignisse, die Sie sonst immer depriorisieren, weil anderes als wichtiger erachtet wird. Zum Beispiel: Weiterbildungszeit. in der Sie Artikel lesen, Videos ansehen oder Onlinekurse belegen. Identifizieren Sie einen Tag, an dem es bei Ihnen in der Regel etwas ruhiger zugeht und planen Sie sich eine Stunde Weiterbildungszeit ein. Bleiben Sie dabei und nutzen Sie die Zeit, um sich mit neuen Themen zu beschäftigen und Ihren Horizont zu erweitern. Lebenslanges Lernen setzt voraus, dass man sich auch im Arbeitsalltag Zeit einplant, um bei den neusten Entwicklungen am Ball zu bleiben.

4. Sprechen Sie Ihre Arbeitsweise mit dem Team ab und treffen Sie Vereinbarungen

Seien Sie in Ihrem Timeboxing selbstbewusst, aber nicht egoistisch. Wenn Sie noch keine oder wenig gemeinsame Erfahrung mit dieser Arbeitsweise sammeln konnten, ist es hilfreich, sich gemeinsam im Team darüber auszutauschen. Informieren Sie Ihre Kolleg*innen darüber, wenn Sie nicht gestört werden möchten. Bieten Sie Lösungen für Herausforderungen an, indem Sie z.B. Regeln zur telefonischen Erreichbarkeit definieren (Achtung: „Immer“ ist keine Regel und auch nicht gesund.) Teilen Sie regelmäßig Ihre Erfahrungen (z.B. in Retrospektiven) und lernen sie voneinander und übereinander.

Durchführung des Timeboxing

1. Feste Zeiten im Kalender blocken (Termin mit Ihnen selbst): Um zu vermeiden, dass Sie Ihre Timeboxes unerwartet mit Aufgaben oder Meetings belegt werden, tragen Sie ihren Stundenplan in Ihren öffentlichen Kalender ein. Die von Ihnen definierten Timeboxes sind Termine mit sich selbst und genauso wichtig, wie die Ihrer Kolleg*innen oder Kund*innen. Bleiben Sie konsequent. Es wird sich bestimmt noch ein anderer Termin für das spontane Meeting finden.
2. Dabei bleiben und „Nein“ sagen: „Ich brauche das sofort“, „Das hat höchste Priorität“, „du, ich will gar nicht stören, aber..“ und “kannst du mal eben ganz kurz“. Das sind typische Sätze, mit denen andere einen aus der Konzentration reißen. Die wenigsten Dinge sind so überlebenswichtig, dass sie nicht auch noch ein bis zwei Stunden warten könnten. Oft sind Sie auch nicht die einzige Person, die sich darum kümmern kann. Und wer so kurz auf knapp mit einer Aufgabe zu Ihnen kommt, der hat vermutlich selbst ein Problem mit Zeitmanagement. Das müssen Sie aber nicht zu Ihrem Problem machen. Wenn sie gerade in einer Timebox sind, die nicht zu dieser Aufgabe passt, dann sagen sie konsequent und freundlich „Nein, das kann ich jetzt nicht machen. Ich kümmere mich später darum.“ Wenn Sie in einer Fokus-Timebox sind, dann sorgen Sie dafür, dass sie nicht gestört werden können, wenn Sie nicht gestört werden wollen. Sprechen Sie mit ihren Kolleg*innen und Vorgesetzten. Vermutlich kennen sie diese Arbeitsweise noch nicht und sind anderes von Ihnen gewohnt.
3. Ausprobieren und anpassen: Bevor Sie zu lange über Ihren Plan nachdenken, probieren Sie ihn einfach ein oder zwei Wochen aus. Machen sie sich Notizen, was gut geklappt hat und was nicht so gut geklappt hat. Am Ende dieser “Probezeit” können Sie Ihren Plan noch einmal anpassen. Mit der Zeit werden Sie merken, was funktioniert und was nicht funktioniert. Hier gilt: Ein unvollkommener Plan ist immer noch besser als kein Plan. Da sich Ihre Arbeitsumstände, Projekte und Anforderungen auch mit der Zeit ändern, ist es notwendig, auch Ihre Timeboxes immer wieder anzupassen.

Tipps zum Timeboxen

Wie beim Timeboxing in Meetings geht es nicht ohne Disziplin. Wenn Sie in eine Timebox eintauchen, dann machen sie es richtig: Tür zu, E-Mail-Programm schließen, Handy aus, Telefon umstellen. Manchen hilft es, dabei Naturgeräusche zu hören. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihr Unterbewusstsein mit Vogelgesang oder dem Plätschern eines Baches beschäftigen und ihr Bewusstsein dadurch vor unerwarteten Ablenkungen „aus der Tiefe“ bewahren. Probieren Sie es doch mal aus. Fokuszeit ist Me-Time. Genießen Sie die Ruhe und den Fokus, während sie mit Ihrer Aufgabe wirklich vorankommen.

Wie sehr Sie ihre Woche oder ihren Tag durchstrukturieren, bleibt Ihnen überlassen. Achten Sie jedoch darauf, niemals Ihre gesamte Arbeitszeit bestimmten Aufgabenbereichen zu zuordnen. Planen Sie Pausen und Puffer ein:

• Pausen: Denken Sie um: Eine Stunde dauert 50 Minuten. Eine berühmte Zeitmanagement-Methode ist die sogenannte Pomodoro-Technik. Dafür unterteilen Sie Ihre Aufgaben in kleinere Arbeitspakete, an denen Sie jeweils 25 oder eben 50 Minuten am Stück arbeiten. Nach diesem Zeitintervall machen Sie eine kurze Pause von fünf oder zehn Minuten, bevor sie Ihren Timer neu starten. So können Sie fokussiert Themen bearbeiten und gleichzeitig auf Ihre Gesundheit achten. Sie werden merken, dass Sie durch die regelmäßigen Pausen viel produktiver werden.
• Puffer: Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Arbeitswoche komplett in einen Timebox-Stundenplan zu verwandeln, achten Sie darauf, dass Sie pro Tag ein bis zwei Stunden Pufferzeit als Timeboxes einplanen. So bleiben Sie flexibel, wenn unerwartete Meetings einberufen werden.

Fazit

Timeboxing ist eine effektive Methode des Zeitmanagements. Insbesondere in Arbeitsbereichen, die durch häufigen Aufgaben- und Themenwechsel gekennzeichnet sind, entfaltet diese Methode ihr volles Potenzial. Durch die klare Zuordnung von Zeiteinheiten zu Arbeitseinheiten können Wechselkosten reduziert werden. Man arbeitet konzentrierter, schafft mehr in der gleichen Zeit und ist weniger gestresst.