Sprint Review: Wie Sie das agile Meeting am besten durchführen

Sprint Reviews im Detail erklärt

Was sind die Inhalte einer Review?

Neben dem Sprint Planning, dem Daily Standup und der Sprint Retrospective ist die Sprint Review (auch: Scrum Review) eine der vier Meetings des agilen Vorgehensmodells Scrum. Im Format demonstriert ein agiles Team die aktuellen Arbeitsergebnisse und zeigt die kürzlich entwickelten Neuerungen am Produkt. Dabei werden neue Funktionalitäten oder andere Arbeitsergebnisse live gezeigt. Auf Powerpoint-Präsentationen oder Screenshots wird in der Regel verzichtet. Da dieser Teil viel Raum einnimmt, wird die Sprint Review häufig auch als Demo bezeichnet.

Neben der Präsentation sprechen die Teilnehmer auch über Barrieren, die sie in der Entwicklung hatten, über die nächsten Arbeitsschritte und die langfristige Planung. Auch organisatorische Themen, wie Timings, Abwesenheiten und Abhängigkeiten mit anderen Teams sind Teil der Sprint Review. Diese Vielzahl an Agendapunkten macht das Format zum wichtigsten Treffen eines agilen Teams, das mit Sprints arbeitet.

In welchem Rahmen findet die Review statt?

Die Review findet immer am Ende eines Sprints, dem Arbeitszyklus eines agilen Teams, statt. Zeitlich soll er nicht länger als eine Stunde pro durchgeführter Sprint-Woche brauchen. Dafür sorgt ein Agile Coach in seiner Rolle als Moderator. Da Sprints, je nach Kontext, zwischen einer und vier Wochen durchgeführt werden, kann also auch eine Review zwischen 1-4 Stunden angesetzt werden. Die Vorbereitungszeit pro Team-Mitglied soll maximal 1 Stunde dauern. Diese Regelmäßigkeit macht das Format leicht zu planen.

An einer Sprint Review nehmen alle Mitglieder eines agilen Teams teil. Darüber hinaus sind auch Interessensgruppen (oder: Stakeholder), die nicht Teil des Teams sind, willkommen. Product Owner anderer Teams, Manager, externe Dienstleister oder Kunden werden hierzu frühzeitig vom Product Owner eingeladen.

Sprint Reviews sollen eine entspannte, informelle Atmosphäre haben. Aus diesem Grund finden sie häufig in den Räumen des Teams und nicht in einem Konferenzraum statt.

Warum Sprint Reviews unverzichtbar für jedes Team sind?

Das übergeordnete Ziel einer Sprint Review ist es, dass die Qualität der Arbeitsergebnisse, also die Effektivität des Teams steigt. Für die Team-Mitglieder ist das Meeting eine essenzielle Praktik ihrer Arbeit und Ausdruck ihrer Haltung. Mit ihr leben sie sieben agile Prinzipien:

1. Sie fordern Feedback ein
2. Sie beseitigen Hindernisse
3. Sie steigern den Wert ihrer Arbeit für ihre Kunden
4. Sie sorgen für Transparenz im ganzen Team (und darüber hinaus)
5. Sie fördern kollaborative Zusammenarbeit
6. Sie etablieren eine agile Kultur
7. Sie feiern ihre Erfolge

Wertvolles Feedback einholen

Im Gegensatz zu den anderen Formaten im Scrum-Prozess sind bei der Review auch außenstehende Personen willkommen. Diese Praktik sorgt dafür, dass die Perspektiven relevanter Personen im persönlichen Gespräch zusammengebracht werden. Neben einem qualitativen Feedback für das Team, sorgt das Treffen auch dafür, dass eine gemeinsame Vorstellung von den zu erfüllenden Kundenbedürfnissen entsteht.

Hindernisse beseitigen

Agile Teams legen großen Wert darauf, dass ihr Engagement nicht ungenutzt verpufft. Wie schon im Lean Management, dem Ursprung der agilen Bewegung, arbeitet das Team daran Verschwendungen zu erkennen und zu beseitigen. 

Auch die Sprint Review dient diesem Ziel. So sollen insbesondere die externen Teilnehmer ihre Perspektive und ihr Wissen einbringen. Sie sollen Barrieren und Hindernisse aufdecken, die ein Team selbst nicht erkennt.

Neben der Demo hilft auch die ganzheitliche Betrachtung der Roadmap dabei Hindernisse zu erkennen. Sie sorgt dafür, dass sich Teams synchronisieren und Probleme frühzeitig erkannt werden können.

Mehrwert für die Kunden steigern

Anders als in einem reinen Status-Meeting, steht in einer Sprint Review der Mehrwert für den Kunden im Fokus des Austauschs. Die Teilnehmer des Treffens sind dazu angehalten, die Qualität der Ergebnisse mit konstruktiven Anmerkungen zu steigern. Nicht die Kontrolle des Status quo steht im Mittelpunkt, sondern der innerhalb des Sprints erbrachte Wert für den Kunden.

Transparenz im Team und Unternehmen steigern

Transparenz ist oftmals nur eine leere Phrase im Kulturhandbuch eines Unternehmens. Sprint Reviews sorgen dafür, dass faktische Transparenz entsteht. Das liegt an der umfassenden Agenda des Formats und der heterogenen Teilnehmergruppe. Denn bei einer Sprint Review sollten immer auch Vertreter anderer Teams eingeladen werden.

Die Demo der neuen Arbeitsergebnisse und der Austausch über Zusammenhänge, Abhängigkeiten und Engpässe in der Entwicklung hilft bei der Verteilung von Wissen im Unternehmen. Auf diese Weise hilft die Sprint Review auch fachfremden Personen ein detailliertes Verständnis zum Produkt, Problemen und Lösungsansätzen zu entwickeln. Der aktuelle Status wird sichtbar und neue Erkenntnisse werden im Unternehmen geteilt. Damit erhält eine agile Führung die für sie relevanten Informationen.

Kollaboration und Zusammenarbeit fördern

Veränderte Anforderungen, Probleme, nächste Schritte – in der Sprint Review wird nicht einfach ein Status verkündet bzw. besprochen. Das agile Format fordert alle Teilnehmer auf, sich aktiv in Themen mit Gesprächsbedarf einzubringen. Da agile Teams selbstorganisiert agieren, muss das eigene „Ego“ zurückstehen. Entscheidungen werden gemeinschaftlich mit Hilfe entsprechender Methoden z.B. im Konsent oder Mehrheitsentscheid getroffen. Der Arbeitsmodus ändert sich von machtorientierten zu kollaborativen Argumentationen und Praktiken. Darüber hinaus wird Expertenwissen ausgetauscht und Silodenken abgebaut. 

Agile Kultur festigen

Im Rahmen der Sprint Review sprechen das Team und der Product Owner offen über Probleme, Barrieren und Fehler. Ziel ist es, gemeinsam nach Lösungen zu suchen und aus neu gewonnenen Erkenntnissen zu lernen. Auf diese Weise hilft das Format die Fehler- und Lernkultur im Unternehmen zu verbessern.

Während des Treffens haben Agile Coaches die Aufgabe alle Teilnehmer zu motivieren, dem Team offen und konstruktiv ihre Einschätzung oder auch Bewertung zu geben. Dabei gehen die Team-Mitglieder mit einer anderen Haltung an das Thema, als in der nicht-agilen Arbeitswelt. Sie verteidigen sich nicht und gehen in keine Schutzhaltung. Statt dessen Fragen sie interessiert nach. Sie haben das Ziel andere Perspektiven zu verstehen und besser zu werden. Sie praktizieren, was Caro Dweck vor 30 Jahren als Growth Mindset bezeichnet hat.

Hierzu trainieren Agile Coaches ihre Teams beispielsweise in Wertschätzernder bzw. Gewaltfreier Kommunikation nach Rosenberg. Im Ergebnis fördert die Sprint Review auf diese Weise eine gute Feedback-Kultur im Unternehmen.

Erfolge sichtbar machen

Insbesondere für Teams in größeren Unternehmen ist es wichtig, die eigene Arbeit für andere Fachbereiche und das Management sichtbar zu machen. Hierbei liefern Sprint Reviews eine entsprechende Bühne. Führungskräfte und Repräsentanten können für sie relevante Informationen direkt aus dem Team abholen. Das Team hat die Möglichkeit eigene Erfolge sichtbar zu machen und sich „Management Attention“ zu sichern.

Wie ist die Agenda einer Sprint Review?

Die Sprint Review entstammt im Ursprung dem Scrum Framework. Der Scrum Guide definiert das Fundament für Scrum und damit auch für die Sprint Review. Tatsächlich haben sich jedoch viele agile Teams mit der Zeit eine eigene Agenda entwickelt. Grund dafür mag einerseits sein, dass der Scrum Guide nur Rahmenbedingungen, aber keine detaillierte Aussage zur Durchführung trifft. Andererseits sollte die Agenda auf die jeweiligen Bedürfnisse des Teams angepasst werden.

Nachfolgend eine beispielhafte Sprint Review Agenda wie sie die Agile Coaches von Me & Company im Kontext zu agilen Projekten durchführen:

• Vor der Sprint Review
• In der Sprint Review
• Nach der Sprint Review

Vor der Sprint Review

Aufgaben des Product Owners (PO)

Der Product Owner verantwortet die Organisation des Sprint Reviews. Er wählt Zeitpunkt und Ort. Und bereits zu Beginn des Sprints überprüft er welche Stakeholder an der Review teilnehmen sollten. Sind alle Rahmenbedingungen geklärt, versendet der Product Owner die Einladung. Folgt das Team einer klaren Agenda, kann der PO diese bereits der Einladung beifügen.

Stakeholder sind in diesem Fall Vertreter aller Bereiche und Personengruppen, die ein berechtigtes Interesse am Fortschritt des Produktes haben. Die Teilnahme an der Review sollte für sie und ihre Arbeit ein wichtiger Termin sein. Gleichzeitig sollte auch ihre Perspektive bei der Weiterentwicklung des Produktes helfen. Denkbar sind folgende Gruppen:

• Alle Mitglieder des Teams (auch Freelancer)
• Der Scrum Master oder Agile Coach des Teams
• Externe Partner des Teams, die aktuell oder regelmäßig an der Produktentwicklung beteiligt sind
• Vertreter des Kunden, sofern das Team als Dienstleister für ein anderes Unternehmen agiert
• Vertreter anderer Teams, die aus einer anderen Perspektive am Produkt mitarbeiten (z.B. Marketing, Sales, HR in einem klassisch organisierten Unternehmen)
• Vertreter anderer Entwicklungs-Teams, die eine direkte Abhängigkeit zum (Teil-)Produkt haben
• Vertreter des Managements, die z.B. an der Strategie des Unternehmens arbeiten oder sich mit der Organisation des Unternehmens befassen

Aufgaben des Teams

Rückt der Termin näher, bereiten die Team-Mitglieder ihren Beitrag zur Sprint Review vor. Hierbei werden alle erledigten Aufgaben, die der gemeinsam beschlossenen Definition von „Erledigt“ entsprechen, für die Demo vorbereitet. Präsentiert werden nur echte Ergebnisse. Auf Screenshots, Videoaufnahmen oder speziell anzufertigende Präsentationen soll bewusst verzichtet werden. Der Arbeitsaufwand für die Vorbereitung soll 1 Stunde pro Teilnehmer nicht überschreiten.

Aufgaben des Agile Coaches

In der Vorbereitung sorgt der Agile Coach des Teams dafür, dass eine Sprint Review stattfindet. Ganz gleich, ob für den Product Owner oder das Team: Gibt es bei der Vorbereitung des Termins Barrieren, wird der Agile Coach dabei helfen diese zu lösen.

Sollte der Agile Coach die Moderation des Formates übernehmen, stimmt er kurz vor dem Termin noch inhaltliche Aspekte mit dem gesamten Team ab. Hierbei bewertet er, ob einzelne Punkte zeitliche Auswirkungen bei der Durchführung haben.

In der Sprint Review

Die agile Organisationsform Holocracy trennt Fragestellungen zu Ablauf und Organisation in sogenannten Governance-Meetings bewusst von inhaltlichen Besprechungen. So sollte der Fokus bei Durchführung der Sprint Review auf inhaltlichen Fragestellungen liegen. Die Teilnehmer sollten zu diesem Zeitpunkt eine gemeinsame Vorstellung vom Ablauf haben.

Nachfolgend ein beispielhafter Ablauf, wie ihn die Agile Coaches von Me & Company in der Regel durchführen. Hierzu folgen sie der Sprint Review Agenda mit 7 Schritten:

1. Eröffnung: Ziele und Regeln
2. Sprint Ergebnisse: Erledigte und nicht-erledigte Aufgaben
3. Demo: Arbeitsergebnisse im Detail
4. Roadmap Ergebnisse: Bezug zwischen Sprint und taktischen Zielen
5. Nächster Sprint: Backlog und Abhängigkeiten
6. Prognosen und Pläne: Organisatorische Themen
7. Frag mich alles: Offene Fragen und Anmerkungen

Schritt 1: Eröffnung

Der Agile Coach oder Scrum Master übernimmt die Moderation der Sprint Review. Den Teilnehmern werden die Ziele noch einmal erklärt und die Agenda des Tages vorgestellt. Auch gemeinsam beschlossene Verhaltensregeln werden noch einmal wiederholt. Bei Me & Company haben wir sechs Regeln, die für alle unsere agilen Meetings gelten.

Schritt 2: Sprint Ergebnisse

Der Product Owner präsentiert das Product Backlog. Er berichtet über erledigte und nicht-erledigte Aufgaben. Dabei gelten alle Aufgaben als nicht erledigt, die nicht der gemeinsam beschlossenen Definition of Done entsprechen. Hierzu werden üblicherweise die jeweiligen Akzeptanzkriterien geprüft. Die Aufgabe muss fehlerfrei sein. Angefangene, aber nicht abgeschlossene Aufgaben, gelten als nicht erledigt. Insbesondere zu diesen Aufgaben sollte das Team kurz über die Hintergründe sprechen. Dabei verfolgten die Team-Mitglieder das Ziel, die Barrieren zu verstehen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen, um in vergleichbaren Situationen besser reagieren zu können.

Schritt 3: Demo

Präsentation

In der Demo zeigt jedes Team-Mitglied seine Arbeitsergebnisse aus dem aktuellen Sprint. Hierbei geht das Team zu jedem Ergebnis auf drei Fragen ein, um neue Erkenntnisse mit den Teilnehmern der Review zu teilen:

1. Was lief gut?
2. Was gab es für Probleme?
3. Wie wurden sie gelöst?

Bewertung

An dieser Stelle werden die anderen Stakeholder um ihre Einschätzung gebeten. Für ein strukturiertes Gespräch haben diese sich bereits während der Präsentation Notizen zu folgenden drei Fragen gemacht:

1. Was gefällt mir gut?
2. Was sollte überarbeitet werden?
3. Was könnte optimiert werden?

Freigabe

Im Anschluss bewertet der Product Owner, ob das Arbeitsergebnis den zuvor definierten Anforderungen gerecht wird. Nur wenn dies der Fall ist, wird das Arbeitsergebnis zur Auslieferung freigegeben. Zwar ist die Entscheidung dem PO vorbehalten, in seiner Haltung als Servant Leader wird er sie jedoch in der Regel gemeinsam mit dem Team treffen.

Ergebnisse, die nicht freigegeben werden, kommen zurück ins Product Backlog. Im 6. Schritt der Sprint Review werden sie erneut für die Sprint Planung vorgesehen.

Schritt 4: Roadmap Ergebnisse

Nach Abschluss der Demo zeigt der Product Owner den Stand der Ergebnisse in Bezug zur Product Roadmap. Hierfür gibt es je nach eingesetzten Methoden mehrere Alternativen:

• Bei Me & Company bevorzugen wir unser Lean Strategy Board, in dem wir mit Objectives & Key Results arbeiten. Auch unsere Holon Boards helfen uns, den aktuellen Stand mit unseren Quartalszielen abzugleichen.
• Atlassian, ein Softwareanbieter für agile Teams, bietet ein spezielles Tool für Product Roadmaps
• Roman Pichler, ein in der Szene bekannter Coach für Product Owner, arbeitet mit einem Release Burndown Chart und seiner GO Product Roadmap

Wie schon im Artikel zu agilen Prinzipien erwähnt, wird ein agiles Team das richtige Tool für seine Zwecke wählen.

Schritt 5: Nächster Sprint

Gemeinsam mit allen Teilnehmern bespricht der Product Owner die priorisierten Elemente im Product Backlog. Sowohl Team-Mitglieder, als auch andere Stakeholder haben an dieser Stelle die Möglichkeit, Wünsche zu äußern, dem PO neue Erkenntnisse und Perspektiven zu geben.

Auch Abhängigkeiten zu anderen Teams werden an dieser Stelle sichtbar gemacht. Hierzu bittet der Agile Coach die Product Owner anderer Teams sich zu Engpässen und mittelfristigen Anforderungen zu äußern. Diese werden durch den PO ins Backlog aufgenommen und im Nachgang zur Sprint Review priorisiert.

Kommt es an dieser Stelle zu Diskussionen, tritt der Agile Coach als Facilitator und ggf. auch Mediator auf. Er bzw. sie coachen die Gruppe mit Fragen oder kontextuell passenden Methoden. Dabei kommen agile Methoden zum Einsatz, die den Teilnehmern helfen Wissen zu strukturieren und auf dieser Basis Entscheidungen zu treffen. Der Agile Coach wird in jedem Fall versuchen den HiPPO-Effekt zu vermeiden.

Schritt 6: Prognosen und Pläne

Im 6. Schritt spricht das Team über diverse organisatorische Themen. Hierbei werden auch die Stakeholder gebeten ihre jeweilige Perspektive einzubringen. Folgende Punkte werden in Bezug auf die nächsten Sprints angesprochen:

• Bedarf an Spezialisten oder besonderen Tools
• Verfügbarkeiten im Team
• Bekannte Timings
• Status zu Budgets und Ausgaben

Schritt 7: Frag mich alles

Zum Abschluss einer Sprint Review werden offene Fragen besprochen. Hierzu kann der Agile Coach bereits zuvor Themen aufgenommen haben, die anderenfalls dafür gesorgt hätten, dass der Fokus verloren geht. Darüber hinaus können auch Fragen besprochen werden, die erst zum Abschluss aufgetreten sind.

Bei umfangreicheren Sprints eignet sich hierzu auch ein Lean Coffee. Mit diesem Format kann der Agile Coach die Bedürfnisse der Gruppe bei der Themenauswahl berücksichtigen.

Nach der Sprint Review

Im Anschluss an die Sprint Review wird meist eine agile Retrospektive durchgeführt. So wie die beiden Formate enden, endet auch der Sprint. Da zwischen Sprint-Ende und Sprint-Start in der Regel nur wenige Stunden liegen, gibt es weder für PO noch für das Team oder die Stakeholder konkrete Aufgaben.

Im Ergebnis der Review sollte ein priorisiertes Product Backlog stehen. Eventuell wird der Product Owner bis zur Sprint Planung noch kleinere Veränderungen im Product Backlog vornehmen. Für neue Aufgaben wird sie bzw. er Stories mit Anforderungskriterien schreiben.

Die eigene Sprint Review gestalten

Eine gut durchgeführte Sprint Review hilft dem Team stetig besser zu werden. Ein gut ausgebildeter Agile Coach hilft dabei, die richtige Balance zwischen den einzelnen Agendapunkten zu finden und den Austausch auch in kritischen Situationen zu führen.

Entdecken Sie außerdem unser Template für agile Sprints Reviews und lernen Sie, mit welcher Agenda unsere Scrum Teams arbeiten.

Agile Coaches von Me & Company begleiten Teams bei der Einführung von Scrum und im Alltag agiler Teams. Gerne übernehmen wir ebenfalls Product Ownership und führen Ideen in einem agilen Team zu einem erfolgreichen Produkt.