Sprint Retrospective: So vermeiden Sie die 6 häufigsten Fehler

Die Sprint Retrospective im Sprintzyklus

Ein Scrum-Sprint dauert in der Regel zwischen zwei und vier Wochen. Innerhalb dieser Zeitspanne erarbeitet das Scrum-Team ein auslieferbares Produkt-Inkrement. Die Arbeit daran organisiert das Team in den vier Scrum-Events Sprint Planning, Daily Standup, Sprint Review und Sprint Retrospective.

In der Sprint Retrospective wird der letzte Sprint besprochen. Hier kommt das Team zusammen, um seine eigene Arbeit zu reflektieren und für kommende Sprints zu lernen. Übergeordnetes Ziel des Treffens ist eine Verbesserung der Zusammenarbeit. Hierzu blickt das Team auf den abgeschlossenen Sprint zurück mit Fokus auf die Team-Mitglieder, die Interaktionen und Beziehungen zwischen ihnen sowie die Arbeitsprozesse und die eingesetzten Werkzeuge. In der Retrospektive diskutiert das Team Verbesserungsmöglichkeiten und erstellt einen Plan, wie diese Verbesserungen umgesetzt werden können.

Das Regeltreffen beschließt den aktuellen Sprint und findet somit am Ende des Sprintzyklus statt. Der Scrum-Guide empfiehlt das Event auf eine Dauer von maximal drei Stunden (bei einem einmonatigen Sprint) zu beschränken. Bei kürzeren Sprints dauert die Sprint Retrospective entsprechend kürzer.

Sprint Retrospektive: Teilnehmende und Rollen

Der Teilnehmerkreis der Sprint Retrospective beschränkt sich auf die Personen, die aktiv am zurückgelegten Sprint mitgewirkt haben. Neben den Entwickler*innen sind der Scrum Master und auch der Product Owner Teil der Retrospektive. Über die Teilnahme des Product Owners an der Sprint Retrospective gibt es allerdings unterschiedliche Meinungen in der agilen Community.

Wir empfehlen, dass das gesamte Scrum-Team an dem Meeting teilnimmt – und das schließt den Product Owner (PO) explizit mit ein. In der Retrospektive geht es um die Verbesserung der Team-Zusammenarbeit. Dies umfasst neben der Optimierung von Abläufen und Inhalten auch die Interaktion und Kommunikation zwischen Entwicklern und Product Owner. Auch der Scrum Guide ist hier eindeutig: „Das Scrum Team überprüft, wie der letzte Sprint in Bezug auf Individuen, Interaktionen, Prozesse, Werkzeuge und seine Definition of Done verlief.“ Der Product Owner ist Teil des Scrum-Teams und demzufolge auch bei der Retrospektive dabei.

Üblicherweise organisiert und moderiert der Scrum Master die Sprint Retrospective. Die Moderation kann aber auch von einem anderen Teammitglied übernommen werden. Wenn das gesamte Team an der Verbesserung der Zusammenarbeit mitwirken soll, ist es manchmal hilfreich, einen externen Scrum Master oder einen Agile Coach mit der Organisation und Moderation zu beauftragen.

Prinzipien und Regeln der Sprint Retrospective

Um die Sprint Retrospective möglichst effizient zu gestalten, sollte das Format die Prinzipien agiler Meetings einhalten: Neben einer transparenten Kommunikation sowie der Wertschätzung und dem Respekt gegenüber den Kolleg*innen gehören hierzu etwa feste Zeitpunkte, eine gute Vorbereitung sowie ein klares Ziel und eine Agenda.

Ein grundlegendes Prinzip von Retrospektiven hat Norman L. Kerth in der „obersten Direktive“ (prime directive) formuliert. Seine Kernaussage: Wir gehen davon aus, dass jeder jederzeit sein Bestes gegeben hat. Diese Haltung ist die Basis für einen geschützten Raum innerhalb der Sprint Retrospective, in dem alle Teilnehmenden offen und konstruktiv über Verbesserungen sprechen können.

Die sechs Regeln agiler Meetings

Darüber hinaus gelten für Sprint Retrospective folgende sechs Regeln:

• Keine Smartphones oder Laptops: Während des Termins benutzen wir die Geräte nur für Präsentationen oder zur Dokumentation. „Nebenbeschäftigungen“ sind nicht erwünscht.
• Keine Schuldzuweisungen, sondern Lösungsvorschläge: Wir benennen Probleme und suchen nach den Ursachen. Wir betreiben aber kein Fingerpointing und machen keinen Schuldigen aus. Stattdessen überlegen wir gemeinsam, wie wir das Problem lösen und es in Zukunft besser machen.
• Ehrlich sein und offen bleiben für andere Meinungen: Wir diskutieren und sprechen alles an, was uns während des Sprints aufgefallen ist. Positives und Negatives. Das kann mitunter unangenehm sein, aber nur mit dieser Transparenz schaffen wir es, Änderungen und Verbesserungen herbeizuführen. Dabei hören wir den anderen Teilnehmenden zu und respektieren deren Meinung und Perspektive.
• Timeboxing: Die Retrospektive hat eine feste Dauer, die nur im Ausnahmefall überschritten werden sollte. In den einzelnen Abschnitten arbeiten wir mit einer Timebox und machen zwischendurch Pausen. Sind am Ende der Retro Themen übrig, die nicht besprochen werden konnten, waren diese scheinbar weniger wichtig als andere. Bleiben sie weiterhin relevant. wird das Team sie bei einer der nächsten Treffen wieder aufgreifen.
• Teilnehmerkreis: Es nehmen nur Personen teil, die unmittelbar am Sprint beteiligt waren.
• Vegas-Regel: „What happens in Vegas, stays in Vegas.“ Übertragen auf die Sprint Retrospective bedeutet das: Die Retro ist ein geschützter Raum, Inhalte sind vertraulich und bleiben im Team. Nur wenn das Team gemeinsam entscheidet, dass bestimmte Themen auch weitergegeben werden dürfen, können Ergebnisse mit Dritten geteilt werden.

Ablauf: die 4 Phasen einer Sprint Retrospective 

Folgende Fragen stehen bei der Sprint Retrospective im Fokus:

• Was ist im letzten Sprint gut gelaufen? Was schlecht?
• Woran wollen wir arbeiten uns was sollten wir verbessern?
• Welche Maßnahmen beschließen wir, um die Verbesserungen umzusetzen?

Das Meeting verläuft in der Regel in vier Phasen:

1. Voraussetzungen schaffen: Wir erklären das Vorgehen sowie die Regeln und schaffen damit einen Rahmen für eine effiziente Retrospektive.
2. Themen sammeln: In der zweiten Phase identifizieren und sammeln wir relevante Themen, die uns im vergangenen Sprint aufgefallen sind.
3. Fokus setzen: Wir definieren Themen, über die wir im Detail sprechen möchten und stellen diese noch einmal näher vor. Hier erhält das Team den Raum, offenes Feedback zu geben und kritische Punkte anzusprechen. Aber auch Missverständnisse können beseitigt werden.
4. Lösungen finden: Im lösungsorientierten Dialog und unter Einsatz von Kreativmethoden finden wir Ansätze für eine bessere Zusammenarbeit. Wir legen Maßnahmen fest und setzen einen Plan für die Umsetzung der Maßnahmen auf.

So gestalten Sie die Sprint Retrospective: 3 Beispiel-Formate

Sprint Retrospectiven folgen einer klaren Struktur und sind nach einem bestimmten Muster aufgebaut (siehe vorheriges Kapitel). Innerhalb dieser Struktur bieten sie dennoch viel Raum für Kreativität. So gibt es zahlreiche Retrospektiven-Formate, um gemeinsam relevante Themen zu identifizieren. Hier möchten wir Ihnen drei davon beispielhaft vorstellen.

Viele Ideen für Retrospektiven bietet auch der Retromat von Corinna Baldauf und Timon Fiddike. Die Formate können natürlich nicht nur in der Sprint Retrospective eingesetzt werden. Sie eignen sich auch für Retrospektiven in anderen Kontexten (z. B. als Workshop zur generellen Teamzusammenarbeit oder nach Projekten).

Keep-Start-Stop-Retrospective 

Eines der beliebtesten Formate ist die Keep-Start-Stop-Retrospective. Bei dieser Rückschau sammelt das Team Themen aus dem vergangenen Sprint und gruppiert sie in drei Bereiche:

• Keep: Was lief gut und sollte beibehalten werden?
• Start: Was sollten wir ab sofort machen/einführen? Oder was sollten wir anders machen?
• Stop: Was sollten wir nicht wiederholen?

Zunächst notiert jedes Teammitglied in einer zu definierenden Zeitspanne (maximal 10 Minuten) die seiner Einschätzung nach wichtigsten Themen. Im Anschluss stellt jeder Teilnehmende seine Themen vor und bringt sie auf eine Wand (oder ein digitales Whiteboard bei einer Remote-Retrospektive).

Danach werden die Themen priorisiert, über die im Detail gesprochen werden soll. Dies erfolgt über eine Abstimmung (z. B. per Dot-Voting) und das Team bespricht die Themen in der priorisierten Reihenfolge. Für jedes Thema wird eine Timebox gesetzt. Ist die Zeit abgelaufen, kann das Team entscheiden, ob es dem Thema noch weitere Zeit gibt oder zum nächsten übergehen möchte.

4-L-Methode

Eine weitere Möglichkeit, Themen zu identifizieren, ist die 4-L-Methode (Liked, Learned, Lacked, Longed for):

• Liked: Was gefiel uns an der Zusammenarbeit in den letzten Wochen? Was lief gut und sollte beibehalten werden? Dabei kann es sich beispielsweise um einen Prozess, eine bestimmte Aktion oder um eine Technologie handeln, die besser lief als erwartet.
• Learned: Was haben wir aus Experimenten, Tests oder Gesprächen sowie aus der Arbeit miteinander gelernt? Das können neue Entdeckungen, interessante Punkte oder Highlights sein, die bei der weiteren Zusammenarbeit helfen.
• Lacked: Was hat gefehlt oder hätte besser gemacht werden können? Hier können Sie im Team reflektieren, ob es beispielsweise etwas gab, das spontan umgesetzt werden musste und sie bei der eigentlichen Arbeit blockiert hat.
• Longed for: Was wünsche ich mir für die Zukunft? Was würde unserem Team weiterhelfen und uns erfolgreicher machen? Denken Sie an die zwischenmenschliche Zusammenarbeit, (technische) Hilfsmittel oder Arbeitsprozesse.

Der letzte Sprint als Film 

Mit dem Format „Der letzte Sprint als Film“ können Sie die Kreativität des Teams herausfordern und erhalten ein emotionales Bild vom zurückgelegten Sprint. Sie können die oben beschriebenen vier Phasen der Retro beispielsweise mit folgenden Fragen gestalten:

• Voraussetzungen schaffen: Stellt euch vor, der letzte Sprint war ein Film. Wie hieß er und aus welchem Genre stammte der Streifen?
• Themen sammeln: Was waren die entscheidenden Szenen? Was war besonders gut? Was hat euch geärgert? Welche Szene hat gefehlt?
• Fokus setzen: Warum waren es genau diese Szenen? Was haben sie bei euch ausgelöst? Was habt ihr dabei empfunden?
• Lösungen finden: Stellt euch vor, Ihr führt bei der Fortsetzung Regie. Worauf achtet ihr besonders? Was ist die Haupthandlung?

6 beliebte Fehler und wie sie vermieden werden

Zu wenig Zeit, immer wieder ausfallen lassen oder die Retro als reine Meckerveranstaltung: es gibt so einige Fehler, die aus einem guten Ritual eine schlechte Angewohnheit machen können. Wir listen 6 häufige Fehler auf – und zeigen Ihnen, wie Sie sie vermeiden können.

1. Zu wenig Zeit einplanen

Laut Scrum Guide sollte eine Retrospektive bei einem einmonatigen Sprint maximal drei Stunden dauern. Für ein effektives Meeting sollten Sie und Ihr Team sich an die Zeitvorgabe halten. Häufig passiert es jedoch, dass Teams zu wenig Zeit für die Retro einplanen und das Event in 30 Minuten oder maximal einer Stunde abhalten: „So viel haben wir ja nicht zu besprechen.“

Wirklich? Oft wird dann in der Retrospektive klar, dass es doch so einiges gibt, worüber im Team gesprochen werden sollte.

Aus diesem Grund sollten Sie die Sprint Retrospective gut vorbereiten: Achten Sie darauf, ausreichend Zeit für die vier Phasen einzuplanen. Neben der Benennung der Probleme muss auch die Zeit gegeben sein, Lösungsvorschläge zu entwickeln. Dieser wichtige Teil der Retrospektive sollte nicht auf einen Termin in der Zukunft verschoben werden. So bietet es sich beispielsweise an, eine Timebox für die einzelnen Phasen zu vereinbaren.

2. Keine Regelmäßigkeit oder ausfallen lassen

In manchen Teams fristet die Retrospektive ein Schattendasein. Sie wird als unwichtiger Standardtermin angesehen, findet nur unregelmäßig statt und fällt immer wieder aus. „Aktuell haben wir doch keine Probleme. Der Sprint ist super gelaufen. Und überhaupt: Wir haben viel zu viel zu tun und echt keine Zeit.“

Dabei wird die Wichtigkeit des Meetings unterschätzt: Mit regelmäßigen Retrospektiven schaffen es Teams, ihre Leistung und Produktivität zu steigern und zu High-Performance-Teams zu werden. Als „Meeting-Owner“ sollte der Scrum Master dem Team also immer die Wichtigkeit der Sprint Retrospective vor Augen führen. Folgende Tipps können dabei helfen:

• Kommen (z. B. in der Sprint Review) Verbesserungsvorschläge auf, die Prozesse, Werkzeuge oder die Zusammenarbeit generell betreffen, sollte der Scrum Master diese Vorschläge notieren und die weitere Besprechung auf die Retrospektive verschieben.
• Die in der Retrospektive beschlossenen Verbesserungsmaßnahmen sollten umgehend umgesetzt werden. Das verdeutlicht dem Scrum-Team den Mehrwert des Meetings.
• Nutzen Sie unterschiedliche Retrospektiven-Formate, um den Spaß an dem Treffen zu erhöhen und für Überraschung zu sorgen.

3. Ergebnisse und Maßnahmen nicht nachhalten und umsetzen

Eine Sprint Retrospective ist nur erfolgreich, wenn die beschlossenen Maßnahmen auch umgesetzt werden. Doch auch hierbei hapert es in vielen Teams. Das fängt oft schon bei der fehlenden Dokumentation an. Wie sollen Verbesserungsmaßnahmen nachgehalten werden, wenn niemand mehr weiß, was beschlossen wurde?

Ein häufiges Missverständnis: Nicht der Product Owner oder der Scrum Master sind dafür verantwortlich, dass die Verbesserungsvorschläge umgesetzt werden. Das gesamte Team steht hier in der Pflicht. Wenn das nicht klar ist, kann es dazu führen, dass sich niemand verantwortlich fühlt – und nichts passiert.

Hier helfen drei Maßnahmen:

• Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Retro an einem Ort, an dem sie jeder Teilnehmende jederzeit wiederfindet. Nutzen Sie hierfür beispielsweise digitale Whiteboards (z. B. Mural) oder Tools wie Confluence oder Trello.
• Wählen Sie im Team einen Owner für die jeweiligen Themen aus, der dafür sorgt, dass sie umgesetzt werden.
• Blicken Sie am Anfang der Retrospektive auf das letzte Meeting zurück: Was haben wir beschlossen? Was wurde davon umgesetzt? Haben wir das schon geändert? Und hat es den gewünschten Effekt gehabt?

4. Nur auf negative Punkte fokussieren

Die Sprint Retrospective als reine Meckerveranstaltung? Natürlich müssen Teams besprechen, was im Sprint nicht so gut gelaufen ist, um Verbesserungen zu beschließen. Aber die Retro ist kein reines Forum, um Dampf abzulassen oder seinen Frust loszuwerden.

Deswegen sollten Sie sich im Meeting nicht nur auf die negativen Punkte fokussieren. Auch aus positiven Erlebnissen lässt sich lernen. Stellen Sie deswegen heraus: Was ist gut gelaufen? Warum hat es so gut geklappt? Und wie können wir es wieder so gut machen?

5. Schuldige suchen

Fehler passieren. Auch agile Teams sind davor nicht gefeit. Wenn im Sprint dann etwas schief geht, sollten Sie aber auf keinen Fall einen weiteren Fehler begehen: einen Schuldigen suchen oder benennen. Erstens verstoßen Sie damit gegen die grundlegenden Prinzipien agiler Meetings. Und zweitens bringt es sie in keiner Weise weiter: Der „Schuldige“ zieht sich zurück, fühlt sich zurückgesetzt und traut sich gegebenenfalls weniger zu. Die Stimmung im Team verbessern Sie dadurch auch nicht unbedingt.

Dennoch sollten Sie den Fehler oder das Problem ansprechen und nach einer Lösung suchen: Was hat dazu geführt? Wie können wir es beim nächsten Mal besser machen? Begreifen Sie im Team Fehler als Chance, zu lernen und sich weiterzuentwickeln.

6. Vegas-Regel verletzen 

Auch der nächste Fehler verstößt gegen die grundlegenden Prinzipien agiler Meetings: Ein Team-Mitglied bricht die Vegas-Regel und spricht mit Dritten über Inhalte der letzten Sprint Retrospective.

Gegenseitiges Vertrauen ist ein zentraler Wert für die Zusammenarbeit im Team. Absprachen sollten eingehalten und vertrauliche Inhalte nicht weitergegeben werden. Nur so können Teams sicherstellen, dass in den Retrospektiven auch kritische Themen angesprochen werden. Eine Verletzung der Vegas-Regel hat das Gegenteil zur Folge: Das Vertrauen geht verloren und die übrigen Teammitglieder werden massiv verunsichert. Wenn die Kolleg*innen glauben, in der Retrospektive nicht mehr frei sprechen zu können, wird der Sinn des Meetings ausgehöhlt.

Aus diesem Grund ist es wichtig, im Team gemeinsame Prinzipien der Zusammenarbeit zu erarbeiten und sich diese jederzeit bewusst machen. Das kann z. B. dadurch geschehen, dass man die Prinzipien und Regeln verschriftlicht und sie auf einem Plakat im Meetingraum aufhängt. Bei remote oder hybrid arbeitenden Teams kann dies auch in digitalen Zusammenarbeitsplattformen stattfinden.

In den gemeinsamen Meetings kann der Agile Coach oder Scrum Master wiederholt auf die Prinzipien hinweisen. Je besser das gemeinsame Verständnis für die Prinzipien der Zusammenarbeit ist, desto unwahrscheinlicher wird es, dass jemand gegen die gemeinsam vereinbarten Regeln verstößt.

Sprint Retrospective einführen: Wir unterstützen Sie

Die Sprint Retrospective hilft agilen Teams, sich stetig zu verbessern. Ein Agile Coach oder Scrum Master strukturiert das Meeting und moderiert den Austausch effektiv und zielführend – auch in kritischen Situationen.

Sie möchten regelmäßig Retrospektiven mit Ihrem Team durchführen? Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung von Scrum und neuen Formen der Zusammenarbeit. Unsere Agile Coaches begleiten Ihre Teams sowohl in der Einführungsphase als auch im Alltag.