Meetings effizient gestalten: Tipps und Methoden für Unternehmen

Meetings im Unternehmen: ein Beispiel

Montagmorgen, 9 Uhr. Die Mitarbeitenden der Abteilung sitzen beim Jour Fixe und lauschen der Präsentation ihres Abteilungsleiters. Um 9:05 Uhr öffnet sich leise die Tür und zwei Kolleg*innen huschen noch schnell in den Besprechungsraum. Es ist kein Stuhl mehr frei, also bleiben sie an der Wand stehen und täuschen Aufmerksamkeit vor. Wer nun einen genaueren Blick auf die Teilnehmenden des Meetings wirft, stellt fest, dass die meisten der Präsentation nur halbherzig folgen – wenn sie überhaupt zuhören. Ein Kollege liest die neuesten Instagram-Posts in seinem Feed, während ein anderer konzentriert vor sich hin döst. E-Mails werden geschrieben und weitere Besprechungen geplant. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Willkommen im täglichen Besprechungswahnsinn. Die beschriebene Szene ist erfunden und doch typisch für den Arbeitsalltag in deutschen Büros. Deutsche Arbeitnehmer*innen wenden sehr viel Zeit für Besprechungen auf: In einer Umfrage der Hochschule Augsburg aus dem Jahr 2018 gab fast die Hälfte der Befragten (44,6%) an, zwischen 26 und 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings zu verbringen. Bei knapp einem Viertel (24,3 %) waren es sogar 51 bis 75 Prozent der Arbeitszeit.

Wie viel Zeit davon sinnvoll investiert wurde, steht auf einem anderen Blatt. In der Praxis sind viele Meetings ineffizient und unproduktiv. So gaben in einer Studie des Chat-Anbieters Slack die Befragten in Deutschland an, dass sie 36,5 Prozent ihrer Termine als unnötig empfinden. Und das hat nicht nur Auswirkungen auf die Produktivität, sondern kostet auch viel Geld: So verschwenden deutsche Unternehmen jährlich mehrere Millionen Euro durch ineffektive Besprechungen.

Meetings in Unternehmen: die häufigsten Probleme

Ineffiziente Meetings gehören in deutschen Unternehmen zum Alltag. Viele Besprechungen enden ohne konkrete Ergebnisse, was nicht nur Zeit und Energie der Mitarbeitenden verschwendet, sondern auch hohe Kosten verursacht. Doch was sind die Hauptgründe für diese Ineffizienz?

• Mangelnde Vorbereitung: Häufig werden Besprechungen ohne klare Agenda oder konkrete Ziele angesetzt. Dies führt dazu, dass die Teilnehmenden unvorbereitet in das Meeting gehen, unstrukturiert diskutieren und am Ende ohne konkrete Ergebnisse auseinander gehen.
• Zu viele Teilnehmende: Oft werden mehr Personen eingeladen, als eigentlich nötig wären. Auch dies kann zu ineffizienten Diskussionen führen. Außerdem steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich einige Teilnehmende nicht aktiv einbringen. Entweder haben sie das Gefühl, dass ihre Beiträge nicht relevant sind. Oder sie wissen nicht, wann und wie sie sich beteiligen können. Zusätzliche Kosten entstehen durch die verlorene Arbeitszeit der unnötig Anwesenden.
• Dauer der Besprechungen: Zu lange Besprechungen führen zu Ermüdung, Konzentrations- und Produktivitätsverlust. Die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmenden lässt nach einer gewissen Zeit deutlich nach, was die Effektivität der Diskussionen erheblich beeinträchtigt.
• Dominanz einzelner Personen: Wenn eine oder wenige Personen die Diskussion dominieren, kommen andere nicht zu Wort und wichtige Perspektiven werden nicht gehört. Dies kann nicht nur zu schlechteren Entscheidungen führen, sondern auch das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden verringern.
• Fehlende klare Verantwortlichkeiten und Nachverfolgung: Ohne klare Aufgabenverteilung und Nachverfolgung der besprochenen Punkte verpuffen viele gute Ideen und Vorsätze im Nichts. Dies führt dazu, dass in Folgemeetings dieselben Themen erneut diskutiert werden müssen, was Frustration und Ineffizienz weiter erhöht.

Meetingkultur: Typen und Verhaltensweisen

Sie kennen sie sicher: die verschiedenen Teilnehmertypen, deren Verhalten den Verlauf und das Ergebnis einer Besprechung beeinflusst. Hier ein Überblick über die häufigsten “Meeting-Typen” und ihre charakteristischen Verhaltensweisen:

• Der Dominator: Der Dominator übernimmt in der Regel sofort die Gesprächsführung. Er spricht am meisten, oft ohne Unterbrechung, und setzt seine Meinungen und Ideen mit Nachdruck durch. Dies kann dazu führen, dass andere sich zurückziehen und keine eigenen Beiträge leisten.
• Der Schweiger: Der Schweiger ist das genaue Gegenteil des Dominators. Er sagt wenig bis gar nichts, auch wenn er eine wertvolle Perspektive hat. Oft aus Unsicherheit oder aus dem Gefühl heraus, dass seine Beiträge nicht relevant genug sind.
• Der Multitasker: Der Multitasker ist körperlich anwesend, aber geistig abwesend. Er ist häufig mit anderen Aufgaben beschäftigt, z. B. mit dem Beantworten von E-Mails oder dem Abrufen von Nachrichten in sozialen Netzwerken. Seine Aufmerksamkeit ist nicht auf das Meeting gerichtet, was die Effizienz und Produktivität der Sitzung beeinträchtigt.
• Der Skeptiker: Der Skeptiker stellt alles in Frage und erhebt oft Einwände gegen neue Ideen und Vorschläge. Obwohl kritisches Denken wichtig ist, kann ständiges Zweifeln den Fortschritt blockieren und die Motivation der anderen Beteiligten verringern.
• Der Harmoniesuchende: Der Harmoniesuchende versucht, Konflikte zu vermeiden und es allen recht zu machen. Dies kann dazu führen, dass wichtige Themen nicht ausreichend diskutiert werden, um die Harmonie im Team zu erhalten.
• Der Ideenlieferant: Der Ideenlieferant sprüht vor kreativen Ideen und Vorschlägen. Obwohl seine Beiträge oft wertvoll sind, kann er die Diskussion leicht in verschiedene Richtungen lenken und damit vom eigentlichen Thema ablenken.

Warum gibt es so viele Meetings?

Meetings erfüllen häufig nicht den gewünschten Zweck. Warum gibt es dann so viele? Prinzipiell sind Besprechungen ein gutes Instrument für Unternehmen, um gemeinsam Entscheidungen zu treffen, strategisch zu planen oder Informationen auszutauschen. Es gibt gute Gründe, warum Teams und Unternehmen Besprechungen für die Zusammenarbeit nutzen:

• Informationsaustausch und Transparenz: Meetings sind eine zentrale Plattform für den Informationsaustausch. Hier geben die Teammitglieder Updates zu Projekten, Fortschritten oder auch Problemen. Dies fördert die Transparenz und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
• Gemeinsame Entscheidungsfindung: In Meetings können Teams gemeinsam Entscheidungen treffen. Dies ist besonders wichtig, wenn es um komplexe Themen geht, die unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse erfordern. In einer Sitzung können alle Beteiligten ihre Meinungen und Bedenken äußern, was zu fundierteren Entscheidungen führt.
• Teamzusammenhalt und Motivation: Regelmäßige Treffen stärken den Zusammenhalt des Teams und fördern die Zusammenarbeit. Sie bieten Gelegenheit, Erfolge zu feiern, Anerkennung auszusprechen und gemeinsam Lösungen für Herausforderungen zu erarbeiten. Dies kann – sofern die Termine gut moderiert sind – die Motivation und das Engagement der Beschäftigten erhöhen.
• Problemlösung und Kreativität: Besprechungen eignen sich auch, um gemeinsam Lösungen für Probleme zu finden und kreative Ideen zu entwickeln. In einer offenen Diskussion können Teams verschiedene Ansätze und Lösungen debattieren, was zu innovativeren und effektiveren Ergebnissen führen kann.
• Strategieplanung und Zielsetzung: In Besprechungen können die Teilnehmenden strategische Pläne entwickeln und konkrete Ziele festlegen. Durch die gemeinsame Planung verstehen alle Teammitglieder, wie ihre individuellen Aufgaben zur Erreichung der übergeordneten Ziele beitragen.
• Klärung und Abstimmung: Besprechungen dienen auch dazu, Unklarheiten zu beseitigen und Absprachen zu treffen. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Abteilungen oder externe Partner*innen beteiligt sind. Ein Meeting bietet die Möglichkeit, offene Fragen direkt zu klären und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Wann sind Besprechungen sinnvoll und wann braucht es andere Formate?

Meetings sind also durchaus sinnvoll. Sie bieten eine gute Plattform für eine effiziente Zusammenarbeit. Aber nicht in jeder Arbeitssituation sind sie das richtige Mittel. Manchmal liefern andere Formate bessere Ergebnisse oder sind das effektivere Instrument, um eine Aufgabe zu lösen. Sie kennen sicher den Spruch: “Dieses Meeting hätte auch eine E-Mail sein können”. Das trifft oft zu, wenn es um die reine Weitergabe von Informationen geht. Aber nicht nur digitale Kommunikationsmittel sind eine Alternative zu Besprechungen.

Dazu ist es sinnvoll, sich die verschiedenen Dimensionen der Zusammenarbeit vor Augen zu führen. Diese lassen sich in zwei Stufen einteilen:

• Grad der Zusammenarbeit: Wen braucht es, um die Arbeit zu erledigen?
  • Individuell: Ich kann es alleine erledigen.
  • Kooperativ: Ich benötige Feedback auf meine Arbeit.
  • Kollaborativ: Diese Aufgabe kann nur im Team gelöst werden.
• Grad der Abhängigkeit: Welche Abhängigkeiten bestehen bei der Aufgabe?
  • Abhängig: Ich brauche Austausch.
  • Unabhängig: Ich kann es alleine.

Je nach Situation ist ein anderes Format angebracht. Wenn Sie eine Aufgabe alleine erledigen können und unabhängig von anderen Kolleg*innen oder Teams sind, brauchen Sie logischerweise kein Meeting oder Austausch. Anders sieht es aus, wenn Sie eine Aufgabe haben, bei der Sie von anderen abhängig sind und Feedback benötigen. Dann kann zum Beispiel ein Meeting hilfreich sein. Generell bieten sich Besprechungen an, wenn es darum geht, kooperativ zusammenzuarbeiten oder die Koordination von Arbeitsabläufen zu organisieren.

Wenn Sie aber gemeinsam mit Kolleg*innen etwas erarbeiten möchten, was Sie alleine nicht erledigen können, ist ein Meeting nicht das richtige Mittel. Dann treffen Sie sich besser zu einem Workshop.

Welche Meeting-Arten gibt es im Unternehmen?

In Unternehmen gibt es verschiedene Arten von Besprechungen mit jeweils spezifischen Zielen und unterschiedlichen Anforderungen an die Teilnehmenden. Nachfolgend einige der häufigsten Arten von Meetings und ihre Ziele:

• Status-Update-Meetings: Sie dienen dazu, den aktuellen Stand von Projekten oder Aufgaben zu besprechen. Die Teammitglieder berichten über Fortschritte, identifizieren Hindernisse und planen die nächsten Schritte. Diese Meetings eignen sich, um alle auf dem gleichen Informationsstand zu halten und Transparenz zu schaffen. Sie sind aber oft auch zeitaufwändig und binden viel Personal. Deshalb sollten Sie immer überlegen, ob der Termin stattfinden muss oder ob nicht eine E-Mail ausreicht, um alle Beteiligten zu informieren.
• Entscheidungsfindungs-Meetings: Die Teilnehmenden diskutieren verschiedene Optionen, wägen die Vor- und Nachteile ab und kommen schließlich zu einer gemeinsamen Entscheidung. Verschiedene Methoden der Entscheidungsfindung helfen dabei.
• Problemlösungs-Meetings: Die Teilnehmenden analysieren gemeinsam die Ursachen des Problems, entwickeln Lösungsvorschläge und legen Maßnahmen zur Umsetzung fest.
• Informationsaustausch-Meetings: Diese Meetings sind oft einseitig: Eine Person oder Gruppe gibt Informationen an die anderen weiter. Hier gilt das Gleiche wie bei den Status-Update-Meetings: Prüfen Sie immer vorher, ob das Meeting wirklich notwendig ist oder ob eine Nachricht an die potentiellen Teilnehmenden ausreicht.
• Kickoff-Meetings: Markiert den Beginn eines neuen Projekts oder einer neuen Initiative. Es dient dazu, Ziele, Erwartungen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären und das Team auf die bevorstehenden Aufgaben einzustimmen.
• Ideen-Meetings: In Kreativitätssitzungen entwickeln Teams neue Ideen und Lösungen. Die Teilnehmenden werden ermutigt, frei und ohne Bewertung zu denken, um möglichst viele Ansätze zu generieren. Dabei helfen Kreativmethoden wie beispielsweise Design Studio oder die 6-3-5-Methode.
• Jour Fixe: Der Jour Fixe ist ein regelmäßiges, oft wöchentliches oder monatliches Treffen, bei dem aktuelle Themen und Projekte besprochen werden. Er bietet eine feste Struktur für den Austausch und die Koordination im Team.

Agile Meeting-Formate 

Kollaboratives und kooperatives Arbeiten ist ein wesentliches Merkmal von Agilität. Damit dies funktioniert, Teams effektiv arbeiten und herausragende Ergebnisse liefern, müssen sie ihre Zusammenarbeit koordinieren. So haben sich auch in der agilen Arbeit bestimmte Meeting-Formate etabliert.

Am bekanntesten sind die Events, die das Herzstück des agilen Frameworks Scrum bilden:

• Sprint Planning: Im Planungstreffen organisiert das Scrum-Team den nächsten Sprint-Zyklus. Product Owner und Entwickler*innen stimmen das Sprintziel ab und legen die zu erledigenden Aufgaben fest. Das Sprint Planning kann je nach Länge des Sprints zwischen zwei und acht Stunden dauern.
• Daily Stand-up: Dieses Ritual hat sich auch in vielen agilen Teams etabliert, die nicht mit Scrum arbeiten. Beim Daily Stand-up trifft sich das Team täglich für 15 Minuten, um die Ergebnisse des Vortages, mögliche Blockaden oder Hindernisse und die Aufgaben des aktuellen Tages zu besprechen. Wichtig: Stand-ups sollten maximal 15 Minuten dauern. Es handelt sich zudem nicht um eine Statusbesprechung, in der das Team Rechenschaft über seine Arbeit ablegt. Im Daily geht es darum, den Fortschritt der Arbeit transparent zu machen und sich gegenseitig zu unterstützen.
• Sprint Review: Am Ende des Sprints präsentiert das Team den relevanten Fortschritt seiner Arbeit und plant die nächsten Entwicklungsschritte. An der Sprint Review nehmen Stakeholder aus dem Unternehmen und manchmal auch Kund*innen teil, um sich über den aktuellen Stand zu informieren und ihre Perspektive einzubringen. Dieses Format ermöglicht es dem Team, seine Arbeit sichtbar zu machen und wichtige Impulse für die weitere Arbeit zu erhalten.
• (Sprint) Retrospective: In der Sprint Retrospective bespricht das Team den letzten Sprint mit Fokus auf die Zusammenarbeit im Team. Ziel ist es, die eigene Arbeit zu reflektieren und für zukünftige Sprints zu lernen. Auch in Nicht-Scrum-Teams hat sich die Retrospektive als Reflexionsformat etabliert. In einer Retrospektive kommen sie zusammen, um über die Verbesserung der Zusammenarbeit zu sprechen und konkrete Maßnahmen abzuleiten.

Weitere agile Meetings 

Ein beliebtes agiles Meeting-Format ist auch der Lean Coffee. Hier bestimmen die Teilnehmenden selbst die Agenda. Jeder kann Themen einbringen, über die zu Beginn abgestimmt wird. Anschließend werden die Themen priorisiert und in festgelegten Zeitfenstern diskutiert. So kommen immer die Themen zur Sprache, die für alle Teilnehmenden am wichtigsten sind.

Darüber hinaus gibt es weitere agile Besprechungsformate. Erwähnenswert ist hier das Backlog Refinement (auch Backlog Grooming genannt). Dieses Meeting ist vor allem für Teams wichtig, die mit einem Backlog – also einer priorisierten Sammlung von Aufgaben – arbeiten. Im Refinement bearbeitet das Team die einzelnen Aufgaben und Anforderungen aus dem Backlog. Die Backlog-Einträge werden mit Informationen angereichert oder es werden neue User Stories aufgenommen. In Scrum dient das Backlog Refinement dazu, die Aufgaben für das Sprint Planning vorzubereiten.

Meetingregeln: Sinnvoll oder überflüssig?

Viele Meetings leiden vor allem unter einem Mangel an Struktur und Effizienz. Endlose Diskussionen und eine fehlende Tagesordnung führen oft dazu, dass die Treffen ergebnislos enden. Regeln können helfen, Meetings strukturierter und effizienter zu gestalten. Neben den oben genannten agilen Meetingregeln können auch unternehmensweite und zusätzliche teaminterne Regeln hilfreich sein.

Unternehmensweite Meetingregeln 

Vor allem in größeren Organisationen können unternehmensweit gültige Regeln helfen, eine konstruktive Besprechungskultur zu etablieren. Sie gelten für alle Abteilungen und Teams und schaffen so einheitliche Standards. Beispiele für sinnvolle unternehmensweite Regeln sind:

1. Agenda und Ziele: Jedes Treffen sollte eine klare Agenda und spezifische Ziele haben, die allen Teilnehmenden im Voraus übermittelt werden.
2. Zeitmanagement: Besprechungen sollten pünktlich beginnen und enden. Zeitlimits für einzelne Tagesordnungspunkte helfen, den Fokus zu behalten.
3. Teilnehmerzahl: Es sollten nur die Personen eingeladen werden, deren Input benötigt wird. Dies vermeidet unnötige Überfüllung und erhöht die Effizienz.
4. Moderation: Ein*e Moderator*in führt durch das Meeting, sorgt für die Einhaltung der Agenda und fördert eine ausgewogene Beteiligung aller Teilnehmenden.
5. Protokollierung: Wichtige Entscheidungen und Aufgaben werden dokumentiert und nach dem Meeting an alle Teilnehmenden verteilt.

Teaminterne Meetingregeln

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, teaminterne Regeln zu vereinbaren, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Arbeitsweisen einzelner Gruppen im Unternehmen zugeschnitten sind. Sinnvolle teaminterne Regeln könnten sein:

1. Vorbereitung: Alle Teilnehmenden bereiten sich auf die Sitzung vor, indem sie relevante Dokumente lesen und sich Gedanken zu den Diskussionspunkten machen.
2. Beiträge: Jedes Teammitglied sollte ermutigt werden, sich aktiv zu beteiligen und seine Perspektive einzubringen. Dies verhindert die Dominanz einzelner Personen.
3. Keine Ablenkungen: Während des Meetings werden alle elektronischen Geräte ausgeschaltet. Alle konzentrieren sich voll und ganz auf das Treffen.
4. Feedback: Am Ende jedes Meetings findet eine kurze Feedbackrunde statt, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und die Meetingkultur kontinuierlich zu verbessern.
5. Follow-up: Die im Meeting vereinbarten Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden klar zugewiesen und nachverfolgt.

Moderation im Meeting: Schlüssel für mehr Struktur und Effizienz

Neben klaren Regeln ist Moderation der effektivste Weg, Struktur in Meetings zu bringen. Ein*e Moderator*in führt durch die verschiedenen Phasen eines Meetings und sorgt dafür, dass die Teilnehmenden den Fokus behalten und die Besprechung mit einem Ergebnis verlassen.

Aufgabe der Moderation ist es, einer Gruppe zu helfen, ihre Ressourcen zu nutzen, um ein Ziel zu erreichen oder ein Problem zu lösen. Dabei schafft die moderierende Person eine angemessene Balance aus Information, Steuerung und Unterstützung:

• Informieren: Die*der Moderator*in erklärt den Grund des Treffens und skizziert den Ablauf, stellt die Arbeitsmethoden vor und hält ggf. einen Impulsvortrag zur Einführung in das Thema.
• Steuern: Die Moderation sorgt auch für die Struktur des Treffens. Sie achtet auf die Einhaltung der Zeit und der Agenda und eröffnet und schließt die Tagesordnungspunkte. Der oder die Moderator*in leitet Methoden an, stellt gezielt Fragen und führt Entscheidungen herbei.
• Unterstützen: Der oder die Moderator*in fördert und limitiert Wortbeiträge, visualisiert, löst Missverständnisse auf und macht Übungen vor.

Die Rolle der Moderation kann z.B. von einem Agile Coach oder dem Scrum Master des Teams übernommen werden. Sie können die Moderation im Team aber auch regelmäßig wechseln. So entwickeln nach und nach alle Teammitglieder ein Verständnis und lernen, aus der Sicht der Moderator*in zu denken, auch wenn sie selbst nicht in der Moderationsrolle sind. Das fördert langfristig eine konstruktive Meeting-Kultur.

PEIK-Modell: Moderationsmethode für mehr Struktur in Meetings

Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, durchlaufen alle Meetings grundsätzlich die gleichen vier Phasen, unabhängig vom Zweck des Treffens:

1. Problemstellung verstehen: Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses des Themas oder der Aufgabe des Treffens: Was wissen wir über das Thema und wo fehlen uns noch Informationen?
2. Entscheiden und Bewerten: Das Team entscheidet, was vertieft diskutiert wird und setzt Prioritäten. So verhindern die Teilnehmenden, dass das Meeting in nicht relevante Themen abdriftet.
3. Ideen entwickeln: In kurzer Zeit sollen möglichst viele Lösungsideen entwickelt werden.
4. Konkretisieren und ausarbeiten: Erfolgversprechende Ideen werden so konkretisiert und ausgearbeitet, dass sie weiterverfolgt werden können.

Diese vier Phasen müssen nicht immer nacheinander stattfinden. Nicht jeder Termin beginnt mit der ersten Phase. Mitunter haben Kolleg*innen schon Ideen oder Vorschläge, die sie mit in den Termin bringen und über die das Team nur noch entscheiden muss.

Das Problem: Häufig sind sich die Teilnehmenden eines Meetings dieser Phasen gar nicht bewusst oder springen zwischen ihnen hin und her.

Hier hilft das PEIK-Modell. Das Moderationsmodell ermöglicht es den Teams zu verstehen, in welcher Phase eines Meetings sie sich befinden. So können sie für jede Phase die richtigen Methoden wählen, um sich nicht in Debatten zu verlieren und ihr Ziel effizient zu erreichen.

Das Modell ist nach den oben genannten 4 Phasen benannt:

• P ( Problemstellung verstehen)
• E (Entscheiden und Bewerten)
• I (Ideen entwickeln)
• K (Konkretisieren und Ausarbeiten)

PEIK-Modell: Welche Methoden eignen sich für die 4 Phasen? 

Für jede der oben beschriebenen Phasen eines Meetings eignen sich unterschiedliche (agile) Methoden, um zu einem Ergebnis zu kommen. Doch welche Methode hilft in welcher Phase? Hier ein kurzer Überblick:

• Problemstellung verstehen: In dieser Phase geht es darum, ein gemeinsames Verständnis der Aufgabenstellung oder des Problems zu erlangen. Für eine gründliche Analyse eignet sich z.B. eine semantische Analyse. Mit dem Enablement Radar von Me & Company können Teams Ursachen für Hindernisse oder Blockaden in der Zusammenarbeit aufspüren. Und How-might-we-Fragen helfen, eine klare Ausgangsfrage für die spätere Lösungsfindung zu formulieren.
• Entscheiden und Bewerten: Wenn das Team zu einem gemeinsamen Verständnis gelangt ist, entscheidet es, welche Themen oder Probleme es weiter diskutieren und bearbeiten möchte. Um darüber abzustimmen, gibt es eine Reihe von Entscheidungsmethoden, z.B. Dot Voting oder eine einfache Abstimmung per Hand. Ist die Entscheidung etwas komplexer und erfordert eine Priorisierung, kann auch eine MoSCoW-Matrix hilfreich sein.
• Ideen entwickeln: Nun geht es darum, konkrete Lösungsideen für die Aufgabenstellung oder das Problem des Meetings zu finden. Auch hier stehen dem Team verschiedene Kreativmethoden zur Verfügung: So können Teams beispielsweise mit Design Studio, der 6-3-5-Methode, 1-2-4-All oder der What-if-Methode in kurzer Zeit viele Ideen entwickeln.
• Konkretisieren und ausarbeiten: In der letzten Phase entwickelt das Team die vielversprechendsten Ideen weiter, vereinbart die nächsten Schritte und verteilt die Aufgaben. Mit dem Prinzip “Task, Owner, Deadline” kann beispielsweise in einer Tabelle oder einem anderen Dokument festgehalten werden, welche Aufgaben (Tasks) von wem (Owner) weiterverfolgt werden und bis wann sie erledigt sein müssen (Deadline). Mit einer Value Card können Teams die Eigenschaften und den Mehrwert einer Idee darstellen und so verschiedene Ideen vergleichbar machen. Vielversprechende Ideen können auch zu einfachen Prototypen weiterentwickelt werden, um das Konzept einfach zu testen.

5 (kleine) Tipps, die jedes Meeting effektiver machen

Mit der Aufstellung von Meetingregeln und einer guten Moderation haben Sie bereits zwei wichtige Leitplanken für bessere Besprechungen eingeführt. Es gibt noch weitere Maßnahmen, die helfen können, Meetings erfolgreicher zu machen. Hier sind 5 Tipps, wie Sie mit relativ wenig Aufwand für mehr Effektivität sorgen können.

1. Struktur: Klarheit schaffen mit Ziel und Agenda

Keine Struktur und zu viele Teilnehmende, die nichts zum Meeting beitragen können – das sind zwei der größten Effektivitätskiller von Meetings. Häufig fallen dann zu Beginn Sätze wie „Wir haben keine Zeit“, „Wir brauchen Quick Wins“ oder „Das Problem ist doch allen klar“. Dabei ist oft gar nichts klar und viele Teilnehmende fragen sich, was sie eigentlich in dem Meeting zu suchen haben.

Es entsteht Chaos und Verwirrung und das Meeting verläuft ungeordnet, weil sich die Teilnehmenden in Themen verstricken und diskutieren. Das kostet viel Zeit – und führt selten zu Ergebnissen.

Eine vorab verschickte Agenda und ein klar definiertes Ziel, was während der Besprechung erreicht werden soll, können helfen, Ordnung in das Chaos zu bringen und der Besprechung mehr Struktur zu geben. Die eingeladenen Kolleg*innen können schon vor dem Termin entscheiden, ob eine Teilnahme sinnvoll ist und sie etwas zur Besprechung beitragen können. So kann schon im Vorfeld sichergestellt werden, dass nur die richtigen Personen anwesend sind.

2. Check-in: gemeinsamen Fokus fördern

Ein weiteres – oft unterschätztes – Format, um mehr Fokus in ein Meeting zu bringen, ist der Check-in. Diese Einstiegsfrage oder kleine Aufgabe zu Beginn erleichtert allen Teilnehmenden das Ankommen im Meeting, fördert das Vertrauen in der Gruppe und bringt alle auf Augenhöhe. Check-ins lenken die Aufmerksamkeit auf die aktuelle Situation und stimmen auf das Meeting ein.

Mit einem Check-in können Sie

• Erwartungen an das Treffen abfragen,
• alle Teilnehmenden zu Beginn aktivieren und Ablenkungen reduzieren,
• die aktuelle Stimmung jeder Person in der Gruppe teilen und dadurch den Zusammenhalt fördern und
• von Anfang an einen inhaltlichen oder methodischen Bezug zum Thema herstellen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Check-in zu gestalten. Schon einfache Fragen wie „Wie fühle ich mich gerade?” oder “Was wünsche ich mir von der Gruppe in dieser Besprechung?“ können eine große Wirkung haben.

Wirksame Check-ins sind kontextbezogen, dynamisch und persönlich:

• Kontext: Was möchte ich in diesem Meeting erreichen? Wie gut kennt sich das Team?
• Dynamisch: Kurze Antworten geben (ein Wort, ein Satz, ein Bild, etc.)
• Persönlich: bezieht sich auf die aktuelle Stimmung

3. Timeboxing: Diskussionen koordinieren

Timeboxing ist eine gute Möglichkeit, ausufernde Diskussionen einzudämmen. Diese Methode des Zeitmanagements hilft, fokussiert zu bleiben. Dabei legen die Teilnehmenden für jedes Thema feste Zeitfenster fest, in denen darüber diskutiert wird.

Der*die Moderator*in achtet auf die Zeit und informiert die Teilnehmenden darüber, wann eine Timebox abgelaufen ist bzw. wie viel Zeit noch zur Verfügung steht. Wenn die Zeit abgelaufen ist, kann das Team entscheiden, ob es weiter diskutieren oder zum nächsten Thema übergehen möchte. Jede Timebox sollte maximal zweimal verlängert werden. Wenn das Thema dann immer noch nicht abgeschlossen ist, ist es wahrscheinlich zu groß und benötigt einen eigenen Termin und/oder andere Perspektiven. In diesem Fall sollte das Problem vertagt werden und ein neues Thema in der aktuellen Sitzung behandelt werden.

4. Visualisierung: Perspektiven abgleichen

Die Visualisierung von Informationen trägt dazu bei, unterschiedliche Sichtweisen abzugleichen und ein gemeinsames Verständnis zu erreichen. Sie kann damit die Grundlage für gemeinsame Entscheidungen im Meeting bilden. Visualisierungen machen komplexe Inhalte greifbarer und Informationen somit leichter erfassbar.

Sie können Ergebnisse und Inhalte der Besprechung auf unterschiedliche Weise visualisieren und erlebbar machen, z.B. indem Sie

• den Raum real nutzen und Personen oder Gegenstände im Raum verteilen,
• Bauklötze oder Figuren wie beim Lego® Serious Play® nutzen,
• Prototypen aus Pappe und Papier bauen und ausprobieren oder
• die Ergebnisse auf einem Blatt Papier oder mit Post-its auf einem Whiteboard festhalten.

5. Nächste Schritte: Orientierung geben

Damit die Ergebnisse und Beschlüsse des Treffens auch umgesetzt werden, sollten Sie diese am Ende festhalten. Planen Sie daher immer einen Tagesordnungspunkt ein, in dem die Teilnehmenden die nächsten Schritte festlegen und Verantwortlichkeiten klären.

Damit aus einem Meeting auch Taten werden, sollten Sie am Ende Folgendes festhalten:

• Was wird umgesetzt? Setzen Sie einen klaren Fokus und Prioritäten für eine effektive Umsetzung.
• Wer ist verantwortlich? Benennen Sie eine Person, die die Umsetzung vorantreibt.
• Wie sieht der Zeitplan aus? Legen Sie einen aktuellen Zeitplan unter Berücksichtigung der vorhandenen Kapazitäten fest.

Meetings in Präsenz vs. Remote-Meetings vs. Hybride Meetings

Im Zuge der Corona-Pandemie waren viele Unternehmen gezwungen, digitale Kommunikationsformen zu etablieren bzw. zu verstärken. Die Zahl der Remote-Meetings hat seither stark zugenommen. Mittlerweile sind neben diesen und den klassischen Präsenztreffen auch hybride Meetings weit verbreitet, bei denen Mitarbeitende sowohl vom Büro als auch von zu Hause oder anderen Orten aus teilnehmen. Diese neuen Besprechungsformen bringen jeweils eigene Vor- und Nachteile sowie spezifische Herausforderungen mit sich.

Präsenz-Meetings: Vor- und Nachteile

Meetings vor Ort bieten durch die direkte Interaktion und den persönlichen Austausch viele Vorteile, sind aber auch mit Herausforderungen verbunden. Eine effiziente Organisation und Vorbereitung sind entscheidend, um diese Treffen produktiv zu gestalten.

Vorteile:

• Direkte Kommunikation: In Präsenztreffen können nonverbale Signale wie Körpersprache und Mimik besser wahrgenommen werden, was zu einer klareren und effizienteren Kommunikation führt.
• Förderung der Teamdynamik: Persönliche Interaktionen stärken den Teamzusammenhalt und fördern das Vertrauen zwischen den Teilnehmenden.
• Weniger Ablenkungen: In einem gemeinsamen Raum gibt es weniger Ablenkungen als im Home Office, was die Konzentration und den Fokus fördert.

Nachteile:

• Zeitaufwand: Meetings in Präsenz erfordern oft mehr Zeit für die An- und Abreise, was die produktive Arbeitszeit verringert.
• Räumliche Einschränkungen: Die Teilnehmenden müssen physisch anwesend sein, was für internationale oder verteilt arbeitende Teams problematisch sein kann.
• Kosten: Die Kosten für Reisen, Raummiete und Verpflegung können beträchtlich sein.

Herausforderungen:

• Logistik: Die Organisation geeigneter Räumlichkeiten und die Koordination der Anwesenheit aller Beteiligten kann zeitaufwändig sein.
• Technische Probleme: Auch bei Präsenztreffen können technische Probleme auftreten, z.B. mit Präsentationstechnik oder Konferenzsystemen.
• Erreichbarkeit: Nicht alle Mitarbeitenden können immer physisch anwesend sein, insbesondere in globalen Teams.

Remote-Meetings: Vor- und Nachteile

Remote-Meetings bieten ein hohes Maß an Flexibilität und Kosteneffizienz, stellen aber auch Herausforderungen an Technik und Kommunikation dar. Eine gute technische Ausstattung und klare Kommunikationsregeln sind entscheidend für den Erfolg.

Vorteile:

• Flexibilität: Teilnehmende können von überall aus an Meetings teilnehmen, was besonders für verteilte Teams von Vorteil ist.
• Zeit- und Kosteneffizienz: Reisezeiten und -kosten entfallen, was die Effizienz steigert und Ressourcen schont.
• Zugang zu Talenten: Unternehmen können unabhängig vom Standort Menschen einstellen, da die geografische Lage keine Rolle spielt.

Nachteile:

• Technische Abhängigkeit: Remote-Meetings sind stark von stabilen Internetverbindungen und funktionierender Technik abhängig.
• Kommunikationsbarrieren: Nonverbale Signale gehen oft verloren, was zu Missverständnissen führen kann.
• Isolation: Fehlende persönliche Interaktion kann das Gefühl der Isolation verstärken und die Teamdynamik beeinträchtigen.

Herausforderungen:

• Technische Probleme: Verbindungsprobleme oder technische Schwierigkeiten können Meetings verzögern oder unterbrechen.
• Aufmerksamkeit und Engagement: Es ist schwieriger, die Aufmerksamkeit und das Engagement der Teilnehmenden aufrechtzuerhalten, da sie im Home-Office leichter abgelenkt werden.

Hybride Meetings: Vor- und Nachteile

Hybride Meetings versuchen, das Beste aus Präsenz- und Remote-Meetings zu kombinieren. Sie bringen jedoch zusätzliche Komplexität und Herausforderungen mit sich. Eine gute technische Infrastruktur und eine effektive Moderation sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten gleichermaßen profitieren.

Vorteile:

• Flexibilität und Inklusion: Hybride Meetings bieten die Möglichkeit, sowohl vor Ort als auch aus der Ferne teilzunehmen, wodurch die Inklusion aller Mitarbeitenden gewährleistet wird.
• Optimierte Ressourcen: Unternehmen können Räumlichkeiten und technische Infrastruktur optimal nutzen und gleichzeitig die Vorteile der Remote-Teilnahme anbieten.

Nachteile:

• Komplexität: Die Kombination von Präsenz- und Remote-Teilnehmenden erfordert eine sorgfältige Planung und technische Ausstattung, um sicherzustellen, dass alle gleichermaßen einbezogen werden.
• Ungleiche Beteiligung: Die Teilnehmenden vor Ort fühlen sich möglicherweise stärker einbezogen als die Teilnehmenden auf Distanz, was zu einer ungleichen Interaktion führen kann.

Herausforderungen:

• Technische Ausstattung: Es ist eine robuste technische Infrastruktur erforderlich, die optimale Bedingungen für Präsenz- und Remote-Teilnehmende bietet.
• Moderation: Die Moderation hybrider Sitzungen erfordert besondere Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden gleichermaßen einbezogen und gehört werden.

Fazit

Meetings sind in vielen Unternehmen ein alltägliches Übel. Doch das muss nicht sein. Schon mit kleinen Maßnahmen und Anpassungen bringen Sie mehr Struktur und Ordnung in Ihre Besprechungen – und erzielen bessere Ergebnisse. Die Etablierung von Meetingregeln, die strukturierende Rolle eines Moderators und kleine Hacks wie die Einführung von Check-ins oder Timeboxing können schon viel bewirken.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Meetings gemacht? Teilen Sie uns gerne Ihre Erlebnisse mit. Wir freuen uns, wenn wir Ihnen helfen können, die Besprechungskultur in Ihrem Unternehmen zu verbessern.