Lean Coffee: agiles Meetingformat für fokussierten Austausch

Was ist Lean Coffee?

Lean Coffee ist ein Meetingformat zum strukturierten Wissensaustausch zwischen Kolleg*innen. Es wurde 2009 von den amerikanischen Agile Coaches Jeremy Lightsmith und Jim Benson in Seattle, USA, entwickelt. Lean Coffee bietet sich immer an, wenn unterschiedliche Aspekte eines übergeordneten Themas besprochen werden sollen.

Beim Lean Coffee-Format gibt es keine vorab festgelegte Agenda. Stattdessen bestimmen die Teilnehmer*innen zu Beginn des Treffens selbst, welche Themen sie besprechen. Hierzu sammeln sie zunächst Themen und priorisieren diese anschließend durch Dot-Voting. Die Priorisierung definiert die Reihenfolge, in der die Themen besprochen werden. Die Zeit pro Thema begrenzt die Gruppe durch einen zuvor definierten Rahmen und striktes Timeboxing. So stellt das Team sicher, dass die verfügbare Zeit für die wichtigsten Themen genutzt wird und es möglichst viele Themen besprechen kann. Nach Ablauf des Zeitrahmens für ein Thema, kann die Gruppe per Abstimmung, eine Verlängerung beschließen. So erhalten wichtige Themen mehr Raum, können weiter diskutiert und ggf. zu einem hilfreicheren Abschluss gebracht werden. Da die Teilnehmenden selbst die Besprechungsthemen priorisieren, fühlen sie sich aktiv eingebunden. So steigt nicht nur den Mehrwert, sondern auch die Beteiligung in den Gesprächen.

Lean Coffee funktioniert am besten mit Gruppen von bis zu zehn Personen. Größere Gruppen sollten sich nach Möglichkeit aufteilen. So erhalten sie eine gesunde Gesprächsdynamik. Lean Coffee steigert durch seinen strukturierten Ablauf und inhaltliche Flexibilität, die Effizienz und Effektivität von Besprechungen.

Ablauf: So funktioniert Lean Coffee

Vorbereitung:

Teams können Lean-Coffee spontan, ohne große Vorbereitung durchführen. Die Methode lässt sich sowohl in Präsenz als auch virtuell per Videokonferenz nutzen. Alles, was Sie dafür benötigen sind Post-its, Stifte und eine Stoppuhr. Für einen strukturierten Austausch sollte die moderierende Person drei Spalten anlegen:

• Themensammlung
• Aktuelles Thema
• Abgeschlossen

Die Post-its „wandern“ dann der Reihe nach durch die verschiedenen Spalten. Das sorgt für zusätzlichen Fokus auf das gerade besprochene Thema.

Durchführung:

1. Zu Beginn sammeln die Teilnehmenden der Gruppe Fragen oder Themen zur Diskussion. Dafür hat die Gruppe insgesamt fünf Minuten Zeit.
2. Die Teilnehmenden sammeln ihre Themenvorschläge an einer Wand oder einem (digitalen) Whiteboard und verschaffen sich so einen Überblick über die Themenauswahl. In diesem Schritt werden ähnliche Themen geclustert und die Gruppe kann Verständnisfragen stellen.
3. Nun priorisieren die Anwesenden die Themen mithilfe eines gemeinsamen Dot Votings.
4. Die Post-its mit der höchsten Punktzahl werden nun in festgelegten Zeitfenstern von in der Regel zehn Minuten besprochen. Es bietet sich an, die Ergebnisse aus der Diskussion direkt auf weiteren Post-its festzuhalten.
5. Wenn das Zeitfenster abgelaufen ist, stimmen die Teilnehmenden per Daumen-hoch oder -runter darüber ab, ob sie die Diskussion um 5 Minuten verlängern möchten. Wenn ein Thema auch nach zwei Verlängerungen nicht ausdiskutiert wurde, ist es zu groß für das Lean Coffee-Format. Spätestens nach der zweiten Verlängerung wird die Diskussion daher konsequent beendet und die Teilnehmenden definieren kurz nächste Schritte oder Verantwortlichkeiten, um das Thema in einem anderen Rahmen weiter voranzutreiben.
6. Nun bespricht das Team die weiteren Themen, gemäß der festgelegten Priorisierung.
7. Themen, die nicht besprochen werden, können je nach Kontext im Nachgang per Mail beantwortet oder im nächsten Lean Coffee erneut eingebracht werden, sofern sie bis dahin noch relevant sind.

Nachbereitung:

Im Nachgang werden die Notizen mit den Teilnehmenden geteilt. Aufgaben, die sich aus der Diskussion während des Lean Coffee ergeben, sollte jede Person eigenverantwortlich festhalten.

Was passiert mit den Themen, die nicht behandelt wurden?

Auch wenn Lean Coffee einen fokussierten und effizienten Austausch im Team fördert, kann es immer wieder vorkommen, dass einige Themen nicht innerhalb der festgelegten Zeit besprochen werden können. Hier gilt:

• Separate Termine: Themen, die für die verfügbare Zeit zu groß waren, sollten in einem separaten Termin erneut aufgegriffen werden. Achten Sie darauf, für dieses Follow-up nur Teilnehmende einzuladen, für die das Thema relevant ist. Es muss sich dabei nicht um den kompletten Teilnehmer*innenkreis des Lean Coffee handeln.
• Informeller Austausch: Regen Sie die Teilnehmenden an, sich zu spannenden Themen im Anschluss unkompliziert selbst zu vernetzen. Nicht immer braucht es dafür einen formellen Termin.
• Abwarten: Ähnlich wie bei Retrospektiven gilt auch für Lean-Coffee-Sessions der Grundsatz: „Was wichtig ist, kommt wieder“.

Wann ist Lean Coffee sinnvoll?

• Um unterschiedliche Fragen zu einem Thema zu besprechen:
  Ein Lean Coffee ist dann sinnvoll, wenn viele Themen und Fragen innerhalb kurzer Zeit besprochen werden sollen. So kommt es bei Me & Company beispielsweise im Rahmen der Agile Coach Ausbildung zum Einsatz. Während der Module sammeln wir offene Fragen auf einem Board. Am Ende des jeweiligen Moduls haben wir spezielle Zeitfenster, um uns diesen zu widmen.
• Um mit Kolleg*innen in den Austausch über interessante Themen zu kommen:
  Auch zum Austausch von Wissen ist Lean Coffee bestens geeignet. Das Format kann dabei helfen, den Wissensaustausch im Unternehmen zu fördern. Der partizipative Ansatz ermöglicht es, verschiedene Perspektiven zu einem Thema auszutauschen und vom Wissen der Kolleg*innen zu profitieren.
• Um spontane Meetings effektiv zu strukturieren:
  Lean Coffee bietet sich für jede Art von spontanem Team-Meeting an. Speziell, wenn Sie keine Zeit für die Vorbereitung eines Meetings hatten, können Sie dank Lean Coffee auch spontan eine relevante Agenda für einen wertvollen Austausch erstellen.

Fazit

Lean Coffee bietet auch ohne formelle Agenda eine flexible Plattform für den Austausch von Ideen und die Lösung von Probleme. Das Format hilft dabei, die Fragen zu sammeln und zu beantworten, die den Anwesenden am wichtigsten sind – der Mehrwert für die Gruppe steht im Vordergrund. Dazu bedarf es wenig Vorbereitung und fast keiner Materialien. Durch den partizipativen Ansatz in der Themenauswahl, steigert sich in der Regel das Interesse der Teilnehmenden, aktiv an den Diskussionen teilzunehmen. Durch die bewusst engen Zeitfenster pro Thema können Sie sich auf das Wesentliche fokussieren und verhindern ausschweifende und sich wiederholende Diskussionen.