Eisenhower-Matrix: Priorisieren mit Struktur
In Berufen mit vielen wechselnden Anforderungen fällt es oft schwer, zur richtigen Zeit an der richtigen Sache zu arbeiten. Sowohl Teams als auch Einzelpersonen profitieren, wenn sie eindeutig sagen können, was als Nächstes zu erledigen ist. Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist eine Priorisierungs-Methode, mit der Teams ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisieren. Dafür teilen sie diese in folgende vier Quadranten ein:
- dringende und wichtige Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen
- wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, die vorausschauend geplant werden sollen
- dringende, aber unwichtige Aufgaben, die delegiert werden können
- Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind und deshalb verworfen werden
Durch die Visualisierung der Aufgaben in den vier Quadranten wird deutlich, welche von ihnen< sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche verschoben oder delegiert werden können. Auf diese Weise arbeiten Teams ausgewogener und produktiver. Sie erkennen die wichtigsten Ziele und lassen sich nicht durch kurzfristige, weniger wichtige Aufgaben ablenken.
Die Inspiration für die Entwicklung der Methode war ein Zitat des ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend“. Diese Aussage wurde vom amerikanischen Bestseller-Autor Stephen Covey in seinem Buch „7 Wege zur Effektivität“ aufgegriffen und weiterentwickelt.
Anleitung: Eisenhower-Matrix
Das Wichtigste in Kürze
Zeitpunkt:
Die Eisenhower-Matrix können Teams oder einzelne Mitarbeiter*innen zu Beginn des Arbeitstages oder bei der Wochenplanung ausfüllen. In einem Sprint Planning kann sie dabei helfen, Aufgaben zu priorisieren und den Arbeitsablauf zu strukturieren. Bei der Planung von Projekten unterstützt die Matrix, Prioritäten der Arbeitsschritte zu überblicken.
Ergebnis:
- Eine klare Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit
Vorteile:
- Übersicht über anstehende Aufgaben und ihre jeweilige Relevanz
- Effiziente Nutzung von Ressourcen
- Weniger Multitasking durch eindeutige Priorisierung
- Unterstützung bei der Planung langfristiger Ziele
Nachteile:
- Es kann schwierig sein, Aufgaben objektiv zu bewerten und richtige Prioritäten zu setzen.
- Wenn der Fokus nur auf dringenden und wichtigen Aufgaben liegt, besteht die Gefahr, dass weniger dringende, aber dennoch notwendige Aufgaben vernachlässigt werden.
- Wenn regelmäßig viele Aufgaben anstehen, steht der Nutzen der Methode möglicherweise nicht mehr in einem angemessenen Verhältnis zum Zeitaufwand.
Kosten:
- Keine direkten Kosten, außer eventuell für digitale Tools oder Software zur Verwaltung der Matrix
Aufwand:
- Initialer Aufwand zur Erstellung der Matrix und Klassifizierung der Aufgaben
- Laufender Aufwand, um die Aufgaben und Prioritäten regelmäßig anzupassen
Notwendige Expertise:
- Die Arbeit mit der Eisenhower-Matrix setzt voraus, mit den eigenen Zielen und Prioritäten vertraut zu sein. Nur so lassen sich realistische Einschätzungen vornehmen.
Die 4 Quadranten im Detail
Die Eisenhower-Matrix arbeitet mit zwei Dimensionen: Dringlichkeit und Wichtigkeit.
- Dringende Aufgaben erfordern oft die sofortige Aufmerksamkeit und sind in der Regel mit akuten Gefahren, bevorstehenden Deadlines oder unvermeidbaren Situationen verbunden.
- Wichtige Aufgaben hingegen tragen dazu bei, langfristige Ziele zu erreichen. Sie erfordern sorgfältige Planung, müssen jedoch nicht sofort erledigt werden.
Anhand dieser Unterscheidung lassen sich anstehende Aufgaben in eine Bewertungs-Matrix aus vier Feldern einordnen:
Die 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix
Quadrant 1: Dringend und wichtig
Diese Aufgaben haben höchste Priorität und müssen sofort erledigt werden. Diese Aufgaben dürfen nicht aufgeschoben werden und erfordern unmittelbare Aufmerksamkeit.
Typische Beispiele:
- Akute Krisen: Ein unerwartetes Problem, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert, wie z. B. ein schwerwiegender technischer Ausfall.
- Aufgaben mit nahenden Deadlines: Eine wichtige Präsentation oder ein Bericht, der innerhalb der nächsten Stunden oder Tage fertiggestellt werden muss.
- Dringende Kundenanfragen: Eine Kundenanfrage, die eine sofortige Lösung benötigt, um das Kundenverhältnis aufrechtzuerhalten.
Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend
Aufgaben in diesem Quadranten sind strategisch bedeutsam und unterstützen langfristige Ziele. Obwohl sie nicht sofort erledigt werden müssen, sollten sie terminiert und sorgfältig geplant werden. So können Teams vermeiden, dass sie später zu einem Stressfaktor werden.
Typische Beispiele:
- Strategische Planung: Langfristige Planung und Zielsetzung für ein Projekt oder die gesamte Organisation, um zukünftige Erfolge sicherzustellen.
- Mitarbeiterentwicklung: Weiterbildung und Coaching von Teammitgliedern, um ihre Fähigkeiten zu verbessern und langfristig die Leistung des Teams zu steigern.
- Präventive Wartung: Regelmäßige Wartung von Systemen oder Prozessen, um zukünftige Ausfälle oder Krisen zu vermeiden.
Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
Diese Aufgaben müssen schnell erledigt werden, tragen jedoch wenig dazu bei, langfristige Ziele zu erreichen. Um den Fokus auf wichtigere Aufgaben zu bewahren und Überlastung zu vermeiden, werden sie an kompetente Personen delegiert.
Typische Beispiele:
- Unterbrechende Telefonate oder E-Mails: Anfragen, die schnell beantwortet werden müssen, aber keinen großen Einfluss auf deine wichtigsten Ziele haben.
- Ungeplante Meetings: Meetings, die kurzfristig angesetzt werden, aber für die eigene Arbeit oder Prioritäten wenig Relevanz haben.
- Administrative Aufgaben: Dringende Bürokratie oder Formalitäten, die keine strategische Bedeutung haben.
Quadrant 4: Weder dringend noch wichtig
Aufgaben in diesem Quadranten sind Zeitfresser ohne Mehrwert und sollten entweder delegiert oder ganz gestrichen werden. Sie bieten keinen Nutzen und lenken nur von wesentlichen Aufgaben ab. Effizientes Zeitmanagement bedeutet, diese Aufgaben zu streichen, um Ressourcen und Energie auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten zu konzentrieren.
Typische Beispiele:
- Ausfüllen von Umfragen: Zum Beispiel Marktforschungsumfragen, die keinen klaren Nutzen für den eigenen Verantwortungsbereich haben.
- Unnötige Optimierungen: Zeitaufwand für die Perfektionierung von Arbeitsabläufen oder Tools, die bereits gut genug funktionieren.
- Teilnahme Weiterbildungen ohne Relevanz: Teilnahme an Fortbildungen oder Webinaren, die für die aktuellen oder zukünftigen Aufgaben keine unmittelbare Bedeutung haben.
Beispiele für die 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix
„Versuchen Sie, nicht mehr als 10 Aufgaben pro Quadrant aufzunehmen. Das hilft Ihnen, die Übersicht zu bewahren und sich nicht von einer zu langen Liste überwältigen zu lassen.“
Agile Coach bei Me & Company
Ablauf: So funktioniert die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix unterstützt sowohl Einzelpersonen als auch Teams dabei, ihre Aufgaben zu priorisieren. In beiden Fällen folgt die Erstellung dem gleichen Prozess:
Durchführung:
- Matrix erstellen
Zunächst wird eine Matrix mit vier Quadranten gezeichnet. Anschließend werden die Quadranten wie folgt beschriftet:- Dringend und wichtig
- Wichtig, aber nicht dringend
- Dringend, aber nicht wichtig
- Nicht dringend und nicht wichtig
- Aufgaben sammeln und bewerten
Im nächsten Schritt notieren die Beteiligten anstehende Aufgaben in einer Liste. Diese Aufgaben werden daraufhin hinsichtlich Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert. - Farben zur Visualisierung nutzen
Um die Aufgaben deutlicher voneinander abzugrenzen, werden sie mit Farbcodes versehen:- Rot = Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen
- Gelb = Aufgaben, die verbindlich für die nahe Zukunft geplant werden
- Blau = Aufgaben, die delegiert werden
- Grün = Aufgaben, die nicht weiter verfolgt werden
- Aufgaben einordnen
Auf Grundlage der vorangegangenen Bewertung ordnen die Beteiligten jede Aufgabe dem entsprechenden Quadranten zu. So entsteht ein klarer Überblick über die Prioritäten. - Unwichtiges zuerst streichen
Zuerst werden alle Aufgaben gestrichen, die in den vierten Quadranten fallen. Dies erleichtert die Priorisierung der verbleibenden Aufgaben und beschleunigt den Prozess. - Prioritäten setzen und umsetzen
Anschließend werden die Aufgaben im Quadranten „Dringend und wichtig“ eingetragen. Danach folgen die weiteren Quadranten der Eisenhower-Matrix. Die Aufgaben mit der geringsten Relevanz werden als Letztes in die Matrix einsortiert. - Regelmäßig überprüfen und aktualisieren
Um sicherzustellen, dass die Kategorisierung noch den aktuellen Anforderungen entspricht, wird die Matrix in regelmäßigen Abständen überprüft und aktualisiert.
Visualisierung der Aufgaben hilft Teams dabei, den Überblick zu behalten
Fazit
Die Eisenhower-Matrix ist besonders nützlich für alle, die ihre Zeit und Produktivität effizienter verwalten möchten. In Zeiten mit erhöhter Arbeitsbelastung kann die Matrix helfen, Klarheit zu schaffen und den Fokus auf das Wesentliche zu lenken. Bei Schwierigkeiten im Zeitmanagement hilft sie dabei, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren und Zeit optimal einzusetzen.
Bei der Entscheidungsfindung hilft die Matrix, verschiedene Optionen und deren Konsequenzen zu bewerten, und kann eine gute Alternative zum Entscheidungsbaum sein. Schließlich ermöglicht es die Matrix, klare Prioritäten zu setzen und sich auf langfristige Ziele zu konzentrieren.
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