Definition of Ready: Definition, Anwendung & Einsatzmöglichkeiten

Definition of Ready: Grundlagen und Definition

Definition of Ready: Ein essenzieller Baustein agiler Projekte

In unseren Projekten erleben wir als Agile Coaches häufig Teams, die neben Meetings und Abstimmungsterminen kaum noch Zeit für ihre eigentliche Arbeit finden. Eine Ursache für den hohen Abstimmungsaufwand sind Unklarheiten in der Ausführung von Aufgaben. Mitarbeitende können diese Unklarheiten häufig nicht alleine auflösen und müssen fortlaufend ihr Team oder Vorgesetzte involvieren, um offene Fragen zu klären. Speziell in Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit können Mitarbeiter*innen Rückfragen nicht mehr einfach schnell über den Tisch hinweg auflösen. So steigt der Bedarf an Meetings, deren Umfang den eines kurzen Austauschs übersteigt.

Unklare Anforderungen an Arbeitsergebnisse führen neben einem erhöhten Abstimmungsaufwand auch zu mehr Korrekturschleifen, die wiederum Abstimmung benötigen. Die Definition of Ready ist eine agile Methode, die genau diesen Teufelskreis durchbricht. Sie stellt sicher, dass Aufgaben und Anforderungen klar definiert sind, bevor Teammitglieder mit der Umsetzung beginnen. So können Arbeitsergebnisse eigenständiger erreicht werden und der Bedarf an Abstimmung und Korrekturschleifen sinkt.

Was ist die Definition of Ready?

Die „Definition of Ready“ ist eine Checkliste oder ein Kriteriensatz, die sicherstellt, dass eine Aufgabe oder ein Product Backlog Item (PBI) tatsächlich bereit für die Umsetzung ist. Das Ziel ist es, Mehrdeutigkeiten zu vermindern und die Anforderungen so klar wie möglich zu gestalten. Die Definition of Ready wird in agilen Teams gemeinsam definiert, um zu gewährleisten, dass sie von allen Beteiligten verstanden wird.

Die Inhalte der Definition of Ready sind kontextabhängig und müssen von jedem Team individuell erarbeitet werden. Folgende Punkte kann sie beispielsweise umfassen:

• Die Anforderung oder Aufgabe ist klar beschrieben und für alle Teammitglieder verständlich.
• Es gibt klare Akzeptanzkriterien.
• Die Anforderung oder User Story ist in einem Sprint umsetzbar.
• Alle relevanten Stakeholder haben die Anforderung abgenommen.
• Es gibt keine offenen Fragen bezüglich der Anforderung.

Historischer Kontext der Definition of Ready

Die Idee hinter der Definition of Ready kann indirekt auf das Agile Manifest von 2001 zurückgeführt werden. Während das Manifest selbst den Begriff nicht explizit erwähnt, legt es den Grundstein für viele Praktiken in der agilen Entwicklung. Dazu gehört auch das Bedürfnis nach Klarheit vor Beginn der eigentlichen Arbeit, welche die DoR gewährleisten soll.

Obwohl es keine bestimmte Person oder kein bestimmtes Datum gibt, das als Geburtsstunde der Definition von Ready gelten kann, haben viele führende Agilisten, darunter Ken Schwaber und Jeff Sutherland, die Erfinder von Scrum, zur Verbreitung und Vertiefung des Konzepts beigetragen. Sie betonten die Notwendigkeit klarer Vorgaben, bevor ein neues Arbeitselement als „startklar“ betrachtet werden kann. Dieses Konzept wurde dann von der agilen Gemeinschaft weiterentwickelt und verfeinert, bis es schließlich als Definition of Ready bekannt wurde.

Mit der Zeit und der weiteren Verbreitung agiler Methoden wurde die Wichtigkeit einer klaren Definition of Ready immer offensichtlicher. Große Organisationen, die agiles Arbeiten skalierten, sahen sich oft mit Herausforderungen konfrontiert, die aus unklaren oder nicht eindeutig definierten Anforderungen resultierten. Die Definition of Ready wurde daher als ein Mittel zur Erhöhung der Transparenz und Effizienz in agilen Teams immer stärker anerkannt und adaptiert.

Ken Schwaber über die Entstehung des Agilen Manifests:

Tipps zur Formulierung einer effektiven Definition of Ready

Eine gute Definition of Ready sollte so spezifisch, messbar und relevant, wie möglich sein. Da sie für alle Aufgaben oder PBI gelten soll, ist dies nur annäherungsweise möglich. Es ist wichtig, dass sie dennoch nicht zu vage ist, um Missverständnisse zu vermeiden. Das Team sollte daher idealerweise gemeinsam an der Formulierung arbeiten und regelmäßige Überprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass die DoR immer noch den aktuellen Anforderungen entspricht. Als Inspiration haben wir hier die exemplarische Definition of Ready für ein Entwicklungsteam und ein Marketingteam formuliert:

Formulierung einer Definition of Ready in 7 Schritten

Das Erstellen einer „Definition of Ready“ (DoR) mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, insbesondere wenn man noch keine Erfahrung in diesem Bereich hat. Doch mit einer strukturierten Herangehensweise kann dieser Prozess nicht nur vereinfacht, sondern auch effektiv gestaltet werden. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung wird Ihnen dabei helfen, eine klare und praxisnahe DoR zu formulieren, die die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihres Projekts optimal abdeckt.

1. Ziele definieren: Überlegen Sie zuerst, warum Sie eine DoR einführen möchten. Wollen Sie Prozesse beschleunigen, Klarheit schaffen oder Missverständnisse reduzieren?
2. Stakeholder einbeziehen: Binden Sie alle relevanten Beteiligten (z. B. Entwicklerteam, Produktmanagement, Kunden) in den Erstellungsprozess ein. Dies stellt sicher, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden und erhöht die Akzeptanz.
3. Bestehende Prozesse analysieren: Untersuchen Sie den aktuellen Arbeitsablauf. Wo gibt es häufig Unklarheiten oder Verzögerungen? Diese Punkte können erste Anhaltspunkte für Ihre DoR liefern.
4. Kriterien festlegen: Basierend auf Ihrer Analyse, legen Sie klare und messbare Kriterien fest. Bedenken Sie dabei, dass zu viele Details die Flexibilität einschränken können.
5. Rückmeldungen einholen: Stellen Sie Ihre vorläufige DoR dem Team und anderen Stakeholdern vor. Sammeln Sie Feedback und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
6. Testphase durchführen: Setzen Sie die DoR für einen begrenzten Zeitraum in der Praxis ein. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, ihre Praxistauglichkeit zu prüfen und weitere Optimierungen vorzunehmen.
7. Regelmäßig überprüfen: Die Anforderungen und Gegebenheiten können sich ändern. Überprüfen Sie daher Ihre DoR regelmäßig, beispielsweise im Rahmen von Retrospektiven, und passen Sie sie bei Bedarf an.

Einbindung des Teams

Die Erstellung und Überarbeitung der Definition of Ready sollte immer ein gemeinschaftlicher Prozess sein. Alle Teammitglieder sollten in die Diskussion und Entscheidungsfindung einbezogen werden, um sicherzustellen, dass die DoR die Perspektiven und Bedenken aller berücksichtigt.

Abgrenzung zur „Definition of Done“

Während die Definition of Ready den Beginn eines Arbeitsprozesses markiert, definiert die „Definition of Done“ den Abschluss. Sie gibt an, wann ein PBI oder eine Aufgabe vollständig umgesetzt, entwickelt oder überprüft wurde. Beide, sowohl die DoR als auch die DoD, sind essenzielle Bestandteile, um den Ablauf agiler Prozesse zu optimieren.

• Definition of Ready: Die Definition of Ready (DoR) stellt sicher, dass Arbeitselemente klar definiert und bereit für die Umsetzung sind, bevor sie in Angriff genommen werden.
• Definition of Done: Die Definition of Done (DoD) hingegen definiert, wann ein Arbeitselement als abgeschlossen gilt und welche Kriterien dafür erfüllt sein müssen.

Wer arbeitet mit der Definition of Ready?

In agilen Teams ist es üblich, dass verschiedene Mitglieder und Rollen mit der DoR interagieren. Während das gesamte Entwicklungsteam die DoR als Richtlinie verwendet, um zu verstehen, wann ein Produkt-Backlog-Element bereit für die Umsetzung ist, haben auch Stakeholder eine Rolle in diesem Prozess. Sie können wichtige Informationen oder Klarstellungen liefern, die dazu beitragen, dass ein Element die Kriterien der DoR erfüllt.

Product Owner: Die DoR als Kommunikationsbrücke

Besonders für den Product Owner (PO) ist die Arbeit mit der DoR von entscheidender Bedeutung. Der PO trägt die Verantwortung dafür, dass das Produkt-Backlog gepflegt wird und die Elemente darin den Bedürfnissen und Anforderungen der Nutzer entsprechen. Mit einer klaren DoR kann der PO sicherstellen, dass jedes Backlog-Element auf die Produktvision einzahlt und ausreichende Details hat, bevor es in den Sprint eingebracht wird. Dies reduziert nicht nur das Risiko von Unklarheiten und Hindernissen während des Sprints, sondern stärkt auch das Vertrauen des Teams in die Qualität und Relevanz der ausgewählten Arbeit. Es schafft eine Brücke zwischen den Erwartungen der Stakeholder und der Umsetzungsfähigkeit des Entwicklungsteams.

Die DoR als Schutzschild für das Team

Für das Entwicklungsteam dient die DoR als eine klare Vorgabe, um sicherzustellen, dass sie nicht mit halbfertigen oder unklaren Anforderungen in einen Sprint starten. Das Team nutzt die DoR als gemeinsamen Referenzpunkt, um zu beurteilen, ob ein Produkt-Backlog-Element wirklich bereit für die Bearbeitung ist. Dies ermöglicht es dem Team, mit größerer Sicherheit und Effizienz zu arbeiten, da sie genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Ein gut definiertes Element, das die DoR-Kriterien erfüllt, minimiert die Wahrscheinlichkeit von Überraschungen oder Hindernissen während des Sprints und steigert somit die Produktivität.

Die DoR als Formulierungshilfe für Stakeholder

Stakeholder, obwohl sie nicht immer direkt am täglichen Arbeitsprozess des agilen Teams beteiligt sind, profitieren ebenfalls von einer gut etablierten DoR. Sie bietet ihnen eine klare Vorstellung davon, welche Informationen und Klarstellungen das Team benötigt, um ein Backlog-Element erfolgreich in einem Sprint umzusetzen. Dies kann dazu beitragen, dass Stakeholder ihre Anforderungen und Erwartungen präziser formulieren. Zudem gibt ihnen die DoR Sicherheit darüber, dass ihre Bedürfnisse und Anforderungen korrekt verstanden und umgesetzt werden, da jedes Element, das in einen Sprint eingebracht wird, bestimmten, klaren Kriterien entspricht.

Warum ist die Definition of Ready wichtig?

Die zentrale Rolle der Definition of Ready im agilen Prozess

Die Definition of Ready spielt eine entscheidende Rolle im agilen Entwicklungsprozess. Sie stellt sicher, dass alle Teammitglieder ein einheitliches Verständnis von den Anforderungen und Erwartungen haben. Dies wiederum führt zu einer effizienteren und effektiveren Arbeit, da Missverständnisse oder Mehrdeutigkeiten zu Beginn des Sprints vermieden werden. Das Team kann sich dadurch mehr auf die Umsetzung der Aufgaben fokussieren und seine Produktivität steigern. Zudem müssen auch neue Anfragen von Stakeholdern zunächst klar umrissen und ein priorisiert werden. Stakeholder werden in die Verantwortung genommen, ihre Anliegen gemeinsam mit dem Product Owner oder dem Team umfassend zu reflektieren und zu durchdenken. In der Folge werden Teams weniger von Ad-hoc-Anfragen und wechselnden Prioritäten abgelenkt und der Fokus steigt.

Vorteile einer klaren Definition of Ready

• Zeitersparnis: Wenn alle Anforderungen von Anfang an klar sind, reduziert dies die Notwendigkeit von Nacharbeiten und Diskussionen während des Sprints oder der Umsetzung.
• Ressourceneffizienz: Klar definierte Anforderungen verhindern, dass Ressourcen auf nicht wesentliche oder falsch interpretierte Aufgaben verschwendet werden.
• Teamzufriedenheit: Ein klarer Startpunkt und definierte Erwartungen führen zu einem harmonischeren Arbeitsumfeld, da die Wahrscheinlichkeit von Konflikten und Missverständnissen verringert wird.
• Fokussierung: Teams können bei ihrer Arbeit sichergehen, dass die gestellten Aufgaben und Anforderungen gut durchdacht und vorbereitet sind. Ihr Arbeitsfokus wird vor Ad-Hoc-Themen und Unternehmenspolitik geschützt.

Definition of Ready in der Praxis

Jedes Projekt und jedes Team ist einzigartig. Daher ist es von zentraler Bedeutung, die Definition of Ready an die spezifischen Bedingungen und Anforderungen des jeweiligen Projekts anzupassen. Nicht nur in Softwareentwicklungsprojekten ist die DoR von Nutzen. Jeder Unternehmensbereich kann von einer maßgeschneiderten DoR profitieren, die den spezifischen Anforderungen und Herausforderungen Rechnung trägt. Es gibt zwar allgemeine Richtlinien und Best Practices, aber letztendlich sollte die DoR so gestaltet sein, dass sie dem Team und dem Projekt optimal dient. Im Folgenden finden Sie Tipps zur Formulierung einer DoR für fünf zentrale Unternehmensbereiche, um Struktur und Effizienz in die jeweiligen Arbeitsprozesse zu bringen.

Entwicklung / IT:

• Betrachtung der technischen Machbarkeit und notwendigen Ressourcen.
• Verfügbarkeit von Mockups, Designs oder Architekturdiagrammen.
• Auflistung von Abhängigkeiten zu anderen Systemen oder Software-Komponenten.
• Überprüfung der Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzstandards.

Marketing:

• Klare Definition der Zielgruppe und der gewünschten Reichweite.
• Bereitstellung aller benötigten Inhalte, wie Texte, Grafiken oder Videos.
• Festlegung des Budgets und der Verwendung von Marketing-Tools.
• Bestimmung von KPIs zur Erfolgsmessung.

Vertrieb:

• Genauigkeit der Kunden- oder Leadinformationen.
• Klare Definition des Angebots oder Produkts, das präsentiert werden soll.
• Vorhandensein von notwendigen Schulungsmaterialien oder Präsentationen.
• Überprüfung der Einhaltung von Vertriebs- und Compliance-Richtlinien.

Personal / HR:

• Klare Definition des gesuchten Profils und der Anforderungen für eine offene Stelle.
• Vorhandensein aller notwendigen Unterlagen, wie Arbeitsverträge oder Vereinbarungen.
• Festlegung des Einstellungsprozesses und der involvierten Parteien.
• Überprüfung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften.

Geschäftsführung:

• Klare Verknüpfung neuer Projekte mit den strategischen Zielen.
• Sicherstellung ausreichender Ressourcen zur Umsetzung strategischer Projekte.
• Bereitstellung aller relevanten Informationen für Entscheidungsfindungen.
• Wirtschaftlichkeitsanalyse vor dem Start strategischer Projekte.

Definition of Ready in unterschiedlichen agilen Frameworks

Die agile Arbeitswelt hat in den letzten Jahren zahlreiche Methoden und Frameworks hervorgebracht, die Unternehmen helfen, effizienter und kundenzentrierter zu arbeiten. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Besonderheiten und Vorgehensweisen. Obwohl der Grundgedanke der DoR in allen agilen Frameworks ähnlich ist, kann ihre konkrete Ausformulierung und Anwendung variieren.

Definition of Ready in Scrum

In Scrum ist die Definition of Ready ein zentrales Element, um sicherzustellen, dass die User Stories und PBIs, die in den Sprint gelangen, wirklich „ready“ sind. Sie wird oft in Kombination mit der Definition of Done verwendet, um den gesamten Prozess von der Idee bis zur Umsetzung zu steuern.

Definition of Ready in Kanban

Auch in Kanban spielt die Definition of Ready eine Rolle, auch wenn sie hier oft flexibler gehandhabt wird. In einem Kanban-System kann die DoR dabei helfen, den Fluss der Aufgaben durch die verschiedenen Stadien des Boards zu steuern.

Kritik an der Definition of Ready und mögliche Alternativen

Trotz der offensichtlichen Vorteile der „Definition of Ready“ gibt es auch Bedenken und Kritik. Diese richten sich insbesondere gegen einen zu starren oder übermäßig detaillierten Einsatz, der die Agilität des Teams beeinträchtigen kann. Die Bedenken rühren oft daher, dass sie in manchen Kontexten zu dogmatisch eingesetzt wird. Teams, die von einem Arbeitsklima geprägt sind, in dem unvollendete Arbeit als größtes Übel gilt und die sich hauptsächlich an der Geschwindigkeit (Velocity) als Metrik orientieren, könnten versucht sein, alle Unsicherheiten vor einem Sprint auszuräumen. Dies kann dazu führen, dass die Vorbereitung eines Backlog-Items einer aufwändigen Detailplanung gleicht, was dem agilen Gedanken von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit widerspricht. Das Problem ist hier nicht die DoR an sich, sondern wie sie angewendet wird. Sie kann leicht zu einem schwerfälligen Instrument werden, das mehr behindert als unterstützt.

Eine Alternative: Der „Dialog of Ready“

Eine leichtere und flexiblere Alternative zur traditionellen DoR ist der „Dialog of Ready“. Dieser Ansatz fördert die agilen Werte von Zusammenarbeit und Kommunikation und versucht, das richtige Maß an Vorbereitung zu finden, ohne in eine übermäßige Detailplanung zu verfallen. Anstatt eine feste Checkliste abzuarbeiten, ermutigt der „Dialog of Ready“ agile Teams, gemeinsam zu diskutieren und zu bewerten, ob ein Backlog-Element bereit ist, in den Sprint aufgenommen zu werden.

Die Methode des „Dialog of Ready“ hat mehrere Vorteile:

1. Förderung der Teamzusammenarbeit: Das gesamte Team wird in die Diskussion einbezogen, was zu einem gemeinsamen Verständnis jedes Backlog-Elements führt.
2. Bereitschaft für Veränderungen: Der Ansatz lässt Raum für Anpassungen, wenn neue Informationen gewonnen werden oder sich Anforderungen ändern.
3. Förderung von kontinuierlichem Lernen: Dieser Ansatz erkennt an, dass Lernen ein ständiger Prozess ist, und einige Lektionen werden erst während der Arbeit selbst gelernt.
4. Fokus auf Wert: Der „Dialog of Ready“ konzentriert sich darauf, was für den Kunden am wertvollsten ist.

Abschließend lässt sich sagen, dass die „Definition of Ready“, wenn sie richtig und im richtigen Kontext verwendet wird, ein nützliches Instrument sein kann. Doch wenn sie sich wie ein Ballast anfühlt, der das Team bremst, dann könnte der „Dialog of Ready“ eine erfrischende und wertvolle Alternative sein. Es ist entscheidend, dass die verwendeten Werkzeuge die Agilität unterstützen und nicht behindern.

Abschluss und Zusammenfassung

Die Definition of Ready ist ein unverzichtbares Werkzeug in der agilen Welt. Sie schafft Klarheit, spart Zeit und Ressourcen und fördert die Zusammenarbeit im Team. Eine gut definierte und regelmäßig überprüfte DoR kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem weniger erfolgreichen Projekt ausmachen. Es ist wichtig, sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams und Ihrer Projekte anzupassen und sicherzustellen, dass sie im gesamten Entwicklungsprozess Anwendung findet.