Definition of Done: schnell hochwertige Lösungen liefern

Was ist eine Definition of Done?

Die Definition of Done (DoD) ist eine Vereinbarung über die Erfüllung von Aufgaben in agilen Teams, insbesondere in Scrum-Teams. Sie wird entweder organisationsweit festgelegt oder von den einzelnen Teams individuell erarbeitet.

Eine Definition of Done legt Kriterien fest, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe oder ein Product Backlog Item (also eines der Bestandteile eines agil erstellen Produkts) als abgeschlossen (“done”) gelten. Im Team herrscht ein einheitliches Verständnis über diese Kriterien. So vermeidet das Team Diskussionen über die Erfüllungskriterien für jede einzelne Aufgabe. Dadurch kann es seinen Kund*innen effizient und ohne langwierige Abstimmungsschleifen Produkte von gleichbleibender Qualität liefern.

Die Definition of Done enthält je nach Kontext unterschiedliche Kriterien, z.B.:

• Alle Unteraufgaben des Backlog Items sind erfüllt.
• Alle Arbeitsergebnisse sind so abgelegt und dokumentiert, dass der Product Owner sie überprüfen und freigeben kann.
• Die Software wurde auf ihre Funktion und Fehlerfreiheit getestet.
• Das Arbeitsergebnis ist vollständig und bereit zur Auslieferung an die Kund*innen.
• Die Arbeitsergebnisse wurden von einem weiteren Teammitglied überprüft.

Insbesondere für Aspekte, die regelmäßig überprüft werden müssen, ist es sinnvoll, sie in einer Definition of Done festzuhalten. Beispiele:

• die Einhaltung von Standards
• die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
• nicht-funktionale Anforderungen
• Dokumentationspflichten

Definition of Done vs. Akzeptanzkriterien

Nicht zu verwechseln ist die Definition of Done mit den Akzeptanzkriterien. Die DoD gilt für alle Aufgaben im Backlog gleichermaßen. In den Akzeptanzkriterien hält das Team Anforderungen zu einzelnen Aufgaben im Backlog fest.

Die Definition of Done ist ein fester Bestandteil des Scrum Guides. Sie schafft Transparenz, indem sie ein gemeinsames Verständnis darüber vermittelt, welche Arbeiten innerhalb eines Sprints abgeschlossen wurden. Wenn ein Product‐Backlog‐Eintrag nicht der Definition of Done entspricht, kann es weder released noch beim Sprint Review präsentiert werden.

Das Wichtigste in Kürze

• Zeitpunkt: Die Definition of Done wird zu Beginn der gemeinsamen Zusammenarbeit im Team erstellt. Im Alltag wird sie häufig herangezogen, wenn das Team den Umfang demnächst zu erledigender Aufgaben einschätzen muss, z.B. im Sprint Planning. Die DoD kann im Laufe der Zeit vom Team angepasst werden, beispielsweise in einer Retrospektive.
• Ergebnis: Alle Teammitglieder wissen, welche Aspekte erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe oder ein Product Backlog Item als abgeschlossen (“done”) angesehen wird.
• Vorteile:
  Klarheit: Eine DoD schafft Klarheit darüber, was erforderlich ist, um eine Aufgabe abzuschließen und wann sie abgeschlossen ist. Dadurch werden Missverständnisse vermieden. Zusätzlich entwickeln das Team und die Stakeholder*innen ein gemeinsames Verständnis darüber, was zu tun ist.
  Qualität: Eine Definition of Done stellt sicher, dass jede Funktion, die ausgeliefert wird, eine bestimmte Qualitätsstufe erreicht hat und den Anforderungen der Stakeholder*innen entspricht. Dies führt zu einer höheren Qualität der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen und reduziert das Risiko von Fehlern und Bugs.
  Transparenz: Eine DoD schafft Transparenz innerhalb des Entwicklungsprozesses und ermöglicht es dem Team und den Stakeholder*innen, den Fortschritt zu verfolgen. Die Definition klarer Kriterien für die Fertigstellung von Aufgaben vermeidet, dass Aufgaben unnötig verschoben werden oder dass Probleme unentdeckt bleiben.
  Effizienz: Eine gut definierte Definition of Done kann dazu beitragen, den Entwicklungsprozess zu beschleunigen, indem sie klare Anforderungen und Standards für die Arbeit des Teams definiert. Dadurch können Verzögerungen durch unklare Anforderungen oder unvollständige Arbeit vermieden werden.
  Kontinuierliche Verbesserung: Eine DoD trägt auch dazu bei, kontinuierliche Verbesserungen im Entwicklungsprozess zu fördern. Durch die Festlegung klarer Kriterien für die Fertigstellung von Aufgaben können Schwachstellen und Bereiche zur Verbesserung erkannt werden, die das Team angehen kann.
• Nachteile:
  Komplexität: Eine zu komplexe Definition of Done führt dazu, dass Entwicklerteams sich zu sehr auf die Erfüllung von Kriterien konzentrieren, anstatt sich auf die Erstellung von Funktionen zu konzentrieren, die den Kundenanforderungen entsprechen. Eine zu einfache DoD kann dagegen dazu führen, dass wichtige Aspekte der Qualitätssicherung oder des Tests übersehen werden.
  Rigidität: Eine DoD kann manchmal zu starr sein und die Flexibilität bei der Bearbeitung von Aufgaben einschränken. Manchmal treten unvorhergesehene Probleme auf, die nicht in der DoD enthalten sind. Dies verlangsamt oder verhindert die Lösung des Problems.
  Verwirrung: Eine schlecht definierte DoD führt zu Missverständnissen oder Unsicherheiten. Verstehen die Teammitglieder die Inhalte nicht, haben sie Schwierigkeiten, ihre Arbeit auf die richtige Weise abzuschließen.
  Zeitlicher Aufwand: Eine Definition of Done erfordert Zeit und Aufwand, um sie zu definieren und zu pflegen. Dies kann insbesondere dann ein Problem sein, wenn das Team schnell auf Änderungen reagieren muss und die DoD nicht mehr gültig oder relevant ist.
  Subjektivität: Die Definition von Kriterien kann schwierig sein, da es oft subjektive Entscheidungen gibt, was als „fertig“ betrachtet wird. Wenn das Team oder die Stakeholder*innen unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was in der DoD enthalten sein sollte, kann dies zu Konflikten oder Verzögerungen führen.
• Kosten: keine
• Aufwand: 1-1,5 Stunden für einen initialen Workshop zur Erarbeitung der Definition of Done.
• Notwendige Expertise: Verständnis der Anforderungen an die Lösungen, die im Team hergestellt werden, Agile Arbeitsweisen

So erarbeiten Sie eine Definition of Done für Ihr Team

1. Beziehen Sie das gesamte Team in den Prozess ein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder ein Mitspracherecht haben und dass jede*r die Kriterien kennt und sich für deren Einhaltung einsetzt.
2. Identifizieren Sie die Stakeholder*innen für das Produkt, die Funktion oder die Aufgabe. Dazu können das Entwicklungsteam, der Product Owner, die Endbenutzer*innen und alle anderen relevanten Parteien gehören.
3. Bestimmen Sie die Anforderungen für das Produkt, die Funktion oder die Aufgabe. Dies kann funktionale Anforderungen, nicht-funktionale Anforderungen und alle Einschränkungen oder Abhängigkeiten umfassen.
4. Erstellen Sie eine Liste von Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit das Produkt, die Funktion oder die Aufgabe als vollständig angesehen werden kann. Diese Liste sollte sowohl technische als auch nicht-technische Kriterien enthalten, z. B. Tests, Dokumentation und Abnahmekriterien. Eine hilfreiche Leitfrage ist: “Was muss alles vorhanden sein, damit wir das Produkt/die Funktion/die Aufgabe an die Nutzer*innen übergeben können?”
5. Überprüfen und verfeinern Sie die Definition of Done gemeinsam mit dem Team, um sicherzustellen, dass sie klar, präzise und umfassend ist. Ermutigen Sie die Teammitglieder, Feedback und Verbesserungsvorschläge zu geben.
6. Dokumentieren Sie die Definition of Done und stellen Sie sie dem Team und anderen relevanten Parteien zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf die gleichen Ziele hinarbeiten und dass das Produkt einen hohen Standard aufweist.

Die Definition of Done sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Anlässe hierfür können sein, wenn sich das Produkt, die Funktion oder die Aufgabe weiterentwickelt und sich die Bedürfnisse und Erwartungen der Beteiligten ändern. Regelmäßige Überprüfungen und Rückmeldungen aus dem Team, z. B. in der Retrospektive, tragen dazu bei, dass die Definition of Done relevant und effektiv bleibt.

Wofür ist eine Definition of Done sinnvoll?

Eine Definition of Done ist in einer Reihe von Situationen hilfreich, z. B:

1. Festlegung klarer Erwartungen: Eine Definition of Done hilft, klare Erwartungen darüber zu definieren, was getan werden muss, damit ein Produkt, eine Funktion oder eine Aufgabe als abgeschlossen gilt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf die gleichen Ziele hinarbeiten und das Produkt auf qualitativ hohem Niveau geliefert wird.
2. Verbesserung der Kommunikation: Eine Definition of Done trägt zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Beteiligten bei, da sie eine klare und präzise Liste von Kriterien enthält, die erfüllt werden müssen. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen.
3. Verbesserung der Qualität: Eine Definition of Done hilft sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben und Prüfungen abgeschlossen sind, bevor ein Produkt geliefert wird, was die Gesamtqualität des Produkts verbessern kann.
4. Erleichterung effizienter Arbeit: Eine Definition of Done hilft, den Entwicklungsprozess zu verbessern: Sie legt klare Kriterien fest, die erfüllt sein müssen, bevor ein Produkt, eine Funktion oder eine Aufgabe als fertiggestellt gilt. Dies hilft dabei, das Risiko von Nacharbeiten zu verringern und sicherzustellen, dass das Team effizient arbeitet.
5. Verwaltung des Umfangs: Eine Definition of Done hilft bei der Verwaltung des Umfangs, indem klar definiert wird, was zu einem Produkt, einer Funktion oder einer Aufgabe gehört und was nicht. Auf diese Weise verhindert sie, dass sich der Umfang vergrößert. Zudem stellt sie sicher, dass sich das Team auf die vereinbarten Ergebnisse konzentriert.
6. Eingrenzen der gleichzeitigen Arbeit: Eine Definition of Done hilft dabei, Work in Progress zu limitieren. Wenn allen Beteiligten klar ist, wann eine Aufgabe fertiggestellt ist, sinkt die Tendenz, während der Bearbeitung einer Aufgabe bereits vor der Fertigstellung mit einer anderen Aufgabe zu beginnen.

Zusammenfassung

Eine Definition of Done ist eine Zusammenstellung spezifischer, messbarer Kriterien, die erfüllt sein müssen, bevor ein Produkt, eine Funktion oder eine Aufgabe als abgeschlossen gilt. Sie hilft dabei, klare Erwartungen zu formulieren, die Kommunikation zu verbessern, die Qualität zu steigern, effizientes Arbeiten zu ermöglichen und den Umfang zu verwalten.

Weiterführende Artikel zur Definition of Done

• Scrum: der große Leitfaden zum agilen Framework (2023)
• Backlog: Alles zur Organisation von Aufgaben im Scrum-Team