10 Tipps für die Durchführung des Daily Standup

10 einfache Tipps für ein besseres Daily Standup

1. Machen Sie sich bewusst, welchen Zweck ein Daily Standup erfüllt.

Der Zweck des Standups ist in erster Linie, die Kommunikation und den Projektablauf durch schnelleres Feedback zu verbessern. Durch den sehr kurzen Feedback-Rhythmus erhöht das Team die Projektgeschwindigkeit. Barrieren und Hindernisse werden früh angesprochen und können zeitnah gelöst werden. Durch die tägliche Synchronisierung wird gewährleistet, dass sich das Team in die gleiche Richtung bewegt und gemeinsam am gleichen Ziel arbeitet.

2. Der Schlüssel zum Erfolg ist der Leiter des Daily Standups.

Ein guter Agile Coach sorgt für ein effektives Meeting. Gute Coaches wissen, ob sie ein Spiel laufen lassen oder etwas verändern sollten, um erfolgreich zu spielen. Sie kennen die Spieler, das Spielbuch, und sie wissen, wie man den Weg zur Endzone freimacht. Wenn im American Football der Huddle beendet ist, weiß jeder genau was heute zu tun ist, um das Spiel zu gewinnen. Daher ist es wichtig einen guten Coach im Team zu haben, der dafür sorgt, dass die Spieler den Huddle richtig nutzen. In Bezug auf ein Team ist der Agile Coach nicht dafür verantwortlich Befehle zu geben, sondern die Rahmenbedingungen für ein wertstiftendes Daily Standup Meeting zu schaffen.

3. Die Frequenz des Daily Standups ist wichtig.

Wie der Name es schon sagt, sollte das Meeting im besten Falle jeden Tag stattfinden. Damit es nicht zu viel Zeit kostet, sollte es nicht länger als 15 Minuten dauern. Findet das Meeting über mehrere Tage nicht statt, verpasst das Team Möglichkeiten für Feedback und die Organisation der eigenen Aufgaben. Das Ergebnis: Die Projektgeschwindigkeit nimmt ab.

4. Vereinheitlichen Sie Zeit, Raum und Ausrüstung für Ihr Scrum-Meeting.

Ein Meeting vorzubereiten kostet Zeit: Termin planen, Besprechungsraum reservieren, Computer mit dem Projektor oder Bildschirm verbinden. Um diese Aufwände einzusparen ist es am besten, das Setup zu standardisieren. Eine regelmäßig geplante Besprechungszeit und ein eigener Projektraum für das Meeting hilft dem Team so schnell wie möglich einsatzbereit sein. Auf diese Weise, wird keine Zeit unnötig verschwendet.

5. Geben Sie Ihrem Daily Standup ein höheres Gefühl der Dringlichkeit.

Die Limitierung des Meetings auf 15 Minuten verfolgt einen wichtigen Aspekt. Es ist wichtig, dass der Scrum Master oder Agile Coach daran erinnert, dass nur Raum für dringliche Themen ist. Das verhindert, dass das Team von wichtigen Themen abkommt und sich in Details verliert. Das Meeting soll effektiv sein und beginnt pünktlich. Am Ende des Standups ist das Team energiegeladen und kennt ihr Ziel für den Tag und wird nicht durch Blockaden gehemmt.

6. Welche Fragen in einem im Daily Standup gestellt werden sollten.

Im Daily Standup wird primär diskutiert, welche Themen aktuell sind und von wem sie bearbeitet werden. Dabei geht es fokussiert um Aufgaben, die sich aktuell in einer kritischen Phase befinden. Geklärt werden muss, ob es Aufgaben gibt, die blockiert werden und den Projektdurchlauf gefährden. Auch die Übergabe von einzelnen Aufgaben zwischen den Kollegen im Team ist entscheidend und wird im Daily Standup besprochen.

Wichtig: Das Daily Standup Meeting ist keine Kontrollmaßnahme. Es geht nicht darum, Aufgaben detailliert zu besprechen oder den Status zu berichten. In der täglichen Besprechung geht es darum, alle Aktivitäten zu besprechen, die für einen reibungslosen Projektablauf unternommen werden müssen.

7. Projekte und Workload richtig priorisieren

Jeder möchte einen guten Job machen und das Team voranbringen. Aber wie geht man mehreren Projekten um, die parallel laufen und miteinander konkurrieren? Daily Standups helfen dabei sicherzustellen, dass die Prioritäten auch projektübergreifend klar und korrekt sind. Wenn ein Teammitglied mit seinen Aufgaben überlastet ist, arbeitet es möglicherweise an der falschen Sache wodurch kritische Aufgaben sich unnötig verzögern können.

8. Daily Standups und Weekly Meetups kombinieren.

Daily Standups funktionieren am besten, wenn sie mit der wöchentlichen Weekly Meetups kombiniert werden. Während Daily Standups die Planung auf kurze Sicht ermöglichen, geben die Weekly Meetups einen etwas größeren Ausblick. Dabei können Abhängigkeiten zu anderen Projekten und langfristigere Ziele, zum Beispiel Objectives & Key Results (OKR) oder die Project Roadmap mit den aktuellen Aufgaben abgeglichen werden. Auf diese Weise halten agile Teams ihre Orientierungspunkte im Blick und verlieren nicht den Fokus. Zugleich werden größere Probleme und Abhängigkeiten frühzeitig sichtbar.

8. Visualisieren Sie die Abhängigkeiten mit anderen Teams.

Häufig arbeiten einzelne Teams mit einem Projektboard, um ihren aktuellen Status z.B. im Sprint sichtbar zu machen. Trotz dieser Boards haben Teams oftmals keinen Überblick, wie ihre Aufgaben in Abhängigkeit bzw. im Zusammenspiel mit anderen Teams verlaufen. Eine visuelle Darstellung der aktuellen Projekte und Aufgaben hilft dem Team dabei, Aufgaben gebündelt und im Gesamtzusammenhang zu betrachten. Ein Mögliches Tool ist zum Beispiel das Kanban Board auf der Flughöhe eines Portfolioboards.

9. Treffen Sie sich persönlich.

Legen Sie Wert darauf sich persönlich zu treffen. Kommunikation findet intensiver statt, wenn sie körperlich anwesend sind, wodurch die Kommunikation wertvoller wird. Zudem stärkt das tägliche persönliche Treffen das Gemeinschaftsgefühl und den Team-Zusammenhalt. Sind Teams an mehreren Orten verteilt, so sollte das Daily Standup möglichst per Videokonferenz stattfinden.

10. Bewerten Sie regelmäßig Ihre Vorgehensweise

Ein Meeting ist nur dann erfolgreich, wenn die Teams es nicht als Zeitverschwendung wahrnehmen. Dies tritt nur ein, wenn die Team-Mitglieder keine nützlichen Informationen aus den Daily Standup Meetings erhalten. Erkennbar wird dies, wenn die Team-Mitglieder nicht mehr an den täglichen Treffen teilnehmen möchten.

Die Abwesenheit einer Person wirkt sich direkt auf die Einstellung der anderen Mitglieder aus. Sobald die Mitglieder des Kernteams nicht anwesend sind, verliert das Standup an Wert. Achten Sie auf Warnsignale und reflektieren Sie Ihre Herangehensweise regelmäßig, um das Daily Standup effektiv und wertstiftend zu gestalten. Regelmäßige Retrospektiven helfen dabei, Barrieren in der Zusammenarbeit zu finden und aufzulösen.

Bonus: Die Fragen des Daily Standup in Bezug zum Ziel setzen

Der Agile Coach Oliver Boeff gibt in seinem Blogartikel „Daily Scrum — Die ‚berühmten drei Fragen‘ werden nicht richtig gelebt“ einen zusätzlichen Tipp: Er empfiehlt die drei typischen Fragen des Daily Standups neu zu formulieren. So sehen seine Ideen aus:

1. Bisher: „Seit dem letzten Daily habe ich … gemacht.“
   Neu: „Mit Blick auf das SprintGoal … habe ich erreicht, dass …“
2. Bisher: „Bis zum nächsten Mal muss ich noch … erledigen.“
   Neu: „Mit Blick auf das SprintGoal … will ich als Nächstes erreichen, dass…“
3. Bisher: „Bei meinen Aufgaben hat mich blockiert, dass …“
   Neu: „Mit Blick auf das SprintGoal … blockiert mich …“