Check-in im Meeting: 10 Methoden für eine erfolgreiche Besprechung

Warum Check-ins für Meetings wichtig sind

Mit welcher Erwartung haben Sie diesen Artikel über Meeting-Check-ins angeklickt? Ein Dialog darüber hätte uns maßgeblich geholfen, die Inhalte passgenau auf Ihre Bedürfnisse und Fragen abzustimmen. Die einseitige Kommunikation über unser Magazin bietet diese Möglichkeit leider nicht, doch in jedem Teammeeting ergibt sich zu Beginn die Chance, das Stimmungsbild der Teilnehmenden mit einem Check-in abzufragen.

Die moderierende Person und der gesamte Teilnehmerkreis erhalten so die Gelegenheit, den Austausch effizient auf die wichtigsten inhaltlichen Prioritäten, Wünsche oder Emotionen im Team anzupassen. Check-ins erfüllen in Meetings folglich mehrere Funktionen:

1. Erwartungshaltung klären: Mit Check-ins können die Erwartungen der Teilnehmenden abgefragt und aufeinander abgestimmt werden. So wissen alle, was das Team im Meeting bespricht und welche Ergebnisse es anstrebt. Die Moderation kann so auch spontan zielführend gestaltet werden, um ergebnislose Meetings zu vermeiden.
2. Effizienz steigern: Ein gut durchgeführter Check-in kann die Effizienz eines Meetings erheblich steigern. Wenn alle Beteiligten von Anfang an auf dem gleichen Stand sind, wird weniger Zeit zur Klärung von Missverständnissen benötigt und weniger Zeit verschwendet. Ausufernde Diskussionen zu Themen, die nicht auf das Ziel des Termins einzahlen, können auf Basis einer gemeinsamen Perspektive über die Meetingziele gestoppt oder geparkt werden.
3. Stimmungsbild erfassen: Check-ins ermöglichen, die aktuelle Stimmung und die emotionale Verfassung der Teilnehmenden zu erfassen. Dies kann helfen, mögliche Spannungen frühzeitig zu erkennen, zu adressieren oder einfach etwas mehr Zeit für erholsame Kaffeepausen einzuplanen.
4. Teambuilding fördern: Durch den gemeinsamen Start in das Meeting wird das Gefühl der Zusammengehörigkeit und des Vertrauens im Team gestärkt. Check-ins bieten eine Plattform, um persönliche Eindrücke und Gedanken zu teilen. Das beeinflusst die Teamdynamik positiv. Der strukturierte Ablauf gibt auch ruhigeren Teilnehmenden ausreichend Raum, ihren Perspektiven Gehör zu verleihen.

Welche Check-In-Methode ist für mein Meeting die richtige?

Es gibt keine universelle Methode, die immer und überall passt. Stattdessen sollten Sie verschiedene Methoden ausprobieren und an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Ein kreativer und abwechslungsreicher Einsatz von Check-ins kann dazu beitragen, die Motivation und das Engagement der Teilnehmenden hoch zu halten. Grundsätzlich können Sie bei der Wahl der richtigen Check-in-Methode mehreren Faktoren berücksichtigen:

1. Ziel des Meetings
2. Gruppengröße
3. Verfügbare Zeit
4. Offenheit der Gruppe
5. Persönlicher Moderationsstil

Ziel des Meetings

Das Ziel des Meetings ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl der passenden Methode. Wenn es darum geht, Ideen zu generieren und Kreativität zu fördern, eignen sich Methoden wie der Superhelden-Check-in oder Check-in-Bilder, die die Teilnehmenden dazu anregen, unkonventionell zu denken. Bei einem Meeting, bei dem das Teambuilding oder Kennenlernen im Fokus steht, bieten sich beispielsweise das Check-in-Bingo oder der Soundtrack des Tages an.

Gruppengröße

Die Größe der Gruppe beeinflusst maßgeblich, welche Check-in-Methode am effektivsten ist. In kleinen Teams können Methoden wie „Wahres und Positives“ oder der „Superhelden-Check-In“ gut funktionieren, da sie den persönlichen Austausch fördern und jedem genügend Raum geben, sich auszudrücken. In größeren Gruppen hingegen sind strukturiertere Methoden wie Skalenfragen oder das Mood Meter besser geeignet, da sie schnellere und übersichtlichere Ergebnisse liefern.

Verfügbare Zeit

Die verfügbare Zeit bestimmt, wie umfangreich und detailliert der Check-in gestaltet werden kann. Bei Meetings, in denen die Zeit knapp bemessen ist, eignen sich schnelle und effiziente Methoden wie Skalenfragen oder das Mood Meter, die innerhalb weniger Minuten ein Stimmungsbild liefern. Steht mehr Zeit zur Verfügung, können ausführlichere Methoden wie das Kennenlern-Bingo oder Impromptu Networking eingesetzt werden, um einen tieferen Einblick in die Gedanken und Erwartungen der Teilnehmenden zu bekommen.

Offenheit der Gruppe

Die Offenheit der Gruppe spielt eine wichtige Rolle bei der Wahl der Check-in-Methode. In einem Team, das bereits eine hohe Vertrauensbasis und Offenheit hat, können persönliche und tiefgehende Methoden wie “Wahres und Positives” verwendet werden, um den Zusammenhalt weiter zu stärken. In neu formierten oder zurückhaltenden Gruppen sind hingegen weniger persönliche Methoden wie Skalenfragen oder Check-in-Bilder besser geeignet, um die Teilnehmenden schrittweise an den Austausch heranzuführen. Entwickeln Sie zudem ein Gefühl, wie offen die Teilnehmenden für spaßigere Check-ins sind. Wählen Sie im Zweifel lieber eine “konservativere” Methode, um die Gruppe zu Beginn nicht zu irritieren.

Persönlicher Moderationsstil

Der persönliche Moderationsstil des Meeting-Leiters beeinflusst ebenfalls die Wahl der Check-in-Methode. Moderator*innen, die einen lockeren und kreativen Ansatz bevorzugen, können Methoden wie den Superhelden-Check-in einsetzen, um die Teilnehmenden spielerisch in das Meeting einzubeziehen.

Wer hingegen einen strukturierten und zielorientierten Stil verfolgt, könnte sich für Methoden wie Skalenfragen oder die Erwartungshaltungs-Abfrage entscheiden, um fokussiert in das Meeting zu starten. Wichtig ist in jedem Fall, dass sich eine Person für die Moderation verantwortlich fühlt. In agilen Teams übernimmt diese Rolle häufig der Agile Coach. Aber auch eine rollierende Moderation ist eine gute Möglichkeit, die Verantwortung im Team zu teilen.

10 Check-in-Methoden für Meetings

Das Internet bietet eine unbegrenzte Fülle an Check-in-Methoden und es kommen fortlaufend neue hinzu. Was für erfahrene Moderator*innen ein inspirierender Schatz an Ideen ist, kann für andere überfordernd wirken. Wir haben daher eine möglichst vielseitige Auswahl an 10 Check-in Methoden zusammengestellt, die Ihnen eine übersichtliche Orientierung bei der Auswahl der passenden Methodik für Ihre Besprechungen bietet.

1. Check-in-Bilder

Die Methode „Check-in-Bilder“ ist eine visuelle und kreative Möglichkeit, in ein Meeting zu starten. Jede*r Teilnehmende wählt ein Bild aus, das seine oder ihre aktuelle Stimmung oder Erwartungen an das Meeting widerspiegelt. Dies kann ein Bild aus einer Sammlung sein, die bereitgestellt wird, oder ein eigenes Bild, das auf dem Smartphone gespeichert ist. (Dauer: 1 Minute pro Person; Schwierigkeitsgrad: leicht)

Anwendung:

• Legen Sie eine Auswahl von Bildern bereit, aus denen die Teilnehmenden wählen können. Diese können sowohl digital als auch physisch (ausgedruckte Fotos oder Postkarten) zur Verfügung stehen.
• Bitten Sie jeden Teilnehmenden, ein Bild auszuwählen und kurz zu erklären, warum er oder sie dieses Bild gewählt hat und was es für die aktuelle Stimmung oder Erwartungshaltung bedeutet.

Vorteile:

• Ermöglicht es, Emotionen und Stimmungen visuell auszudrücken.
• Fördert kreatives Denken und den Austausch von persönlichen Gedanken.
• Kann als Eisbrecher dienen und die Atmosphäre auflockern.

2. Skalenfragen

Skalenfragen sind eine einfache Methode, um ein schnelles Stimmungsbild der Gruppe zu erfassen. Die Teilnehmenden bewerten eine Aussage oder Frage auf einer Skala. Diese kann beispielsweise die Zustimmung zu einer Aussage (z. B. “Mir ist völlig klar, worum es in diesem Meeting geht.”) von 1 bis 10 erfragen, wobei 1 für „stimme überhaupt nicht zu“ und 10 für „stimme voll und ganz zu“ steht. Alternativ können auch Fragen ohne feste Skalenwerte verwendet werden, wie “Wie energetisch fühlen Sie sich heute?”. (Dauer: 1 Minute pro Person; Schwierigkeitsgrad: leicht)

Anwendung:

• Stellen Sie eine Frage oder machen Sie eine Aussage, die für das bevorstehende Meeting relevant ist. Zum Beispiel: „Wie gut fühlen Sie sich auf das heutige Meeting vorbereitet?“
• Bitten Sie die Teilnehmenden, ihre Antwort auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, oder sich im Raum anhand der Skala zu verteilen.
• Lassen Sie einige Teilnehmende ihre Bewertung erläutern, um tiefere Einblicke zu gewinnen.

Vorteile:

• Schnell und einfach durchzuführen.
• Gibt ein klares Bild von den Meinungen und Gefühlen der Gruppe.
• Kann regelmäßig verwendet werden, um Trends und Veränderungen im Team zu beobachten.

3. Mood Meter für Meetings

Das Mood Meter ist eine Weiterentwicklung der Skalenfrage, der dabei hilft, die Stimmung im Team sichtbar zu machen. Dabei wird eine Skala oder Matrix verwendet, auf der die Teilnehmenden ihre aktuelle Stimmung markieren. (Dauer: 1 Minute pro Person; Schwierigkeitsgrad: leicht)

Anwendung:

• Erstellen Sie ein Mood Meter mit verschiedenen Stimmungsbereichen (z. B. fröhlich, gestresst, neutral).
• Bitten Sie die Teilnehmenden, ihre aktuelle Stimmung auf der Skala zu markieren.
• Diskutieren Sie die Ergebnisse und mögliche Gründe für die verschiedenen Stimmungen.

Vorteile:

• Visuelle und intuitive Methode zur Erfassung der Stimmung.
• Hilft, emotionale Zustände zu erkennen und anzusprechen.
• Kann regelmäßig genutzt werden, um Veränderungen in der Teamdynamik zu beobachten.

4. Superhelden-Check-in

Diese Methode nutzt die positiven Assoziationen mit Superhelden, um die Teilnehmenden in eine optimistische und motivierte Stimmung zu versetzen. Die Teilnehmenden finden sich dazu in Kleingruppen zusammen und ordnen sich gegenseitig anhand ihrer Stärken und Charaktereigenschaften einem Superhelden zu. Dabei können sie sowohl bekannte Helden auswählen als auch eigene Alter Egos kreieren. (Dauer: 20 Minuten; Schwierigkeitsgrad: mittel)

Anwendung:

• Bilden Sie Kleingruppen mit maximal 4 Personen, die sich gegenseitig passende Superhelden-Charaktere zuweisen.
• Die Teilnehmenden stellen sich anschließend gegenseitig vor und erläutern, wieso sie den einzelnen Teammitgliedern die entsprechenden Helden zugewiesen haben.
• Diese Methode kann mit visuellen Hilfsmitteln wie Bildern oder Figuren ergänzt werden.

Vorteile:

• Bringt Spaß und Kreativität in das Teammeeting.
• Erlaubt es den Teilnehmenden, positive Eigenschaften und Stärken zu betonen.
• Kann das Selbstbewusstsein und die Motivation steigern.

5. Technik-Hindernislauf

Der Technik-Hindernislauf ist eine Methode, welche die notwendigen Fähigkeiten im Umgang mit zu verwendenden (digitalen) Tools schult. Zum Einstieg in den Termin müssen die Teilnehmenden kleine Aufgabenstellungen lösen, zu deren Bewältigung die gleichen Tools genutzt werden, die auch im Meeting zum Einsatz kommen. Ist beispielsweise die Arbeit mit einem digitalen Kollaborationstool (z. B. Mural) geplant, können Aufgaben gestellt werden, bei denen die Teilnehmenden digitale Post-its verwenden, beschreiben oder bewegen. In einem physischen Treffen, bei dem Skizzieren wichtig sein wird, können z. B. kleine Zeichenaufgaben gestellt werden. (Dauer: 10-20 Minuten; Schwierigkeitsgrad: mittel)

Anwendung:

• Überlegen Sie sich kleine, spielerische Aufgabenstellungen, die relevante Fähigkeiten oder Tools trainieren, auf die es im gemeinsamen Meeting ankommen wird.
• Lassen Sie die Teilnehmenden optional gegeneinander antreten: Wer zuerst alle Aufgaben gelöst hat, gewinnt.

Vorteile:

• Diese Methode kann dazu beitragen, technische Hürden im Team zu identifizieren und zu lösen.
• Als Moderator*in haben Sie so die Chance, frühzeitig Teilnehmenden zu helfen und Frust im Meeting durch technische Probleme zu vermeiden.
• Kann die Zusammenarbeit und den technischen Support untereinander im Team verbessern.

6. Erwartungshaltung abfragen

Der universelle Klassiker unter den Meeting-Check-ins: Das Abfragen der Erwartungshaltung, um die individuellen Ziele und Wünsche der Teilnehmenden für das Meeting zu erfassen. Jede*r Teilnehmende wird anhand einer oder mehrerer Fragestellungen gebeten, seine oder ihre Erwartungen an das Meeting zu formulieren. Die moderierende Person hat auf dieser Basis die Chance, spontane Anpassungen in der Agenda vorzunehmen oder ein klares Erwartungsmanagement für Wünsche zu betreiben, die nicht erfüllt werden können. (Dauer: 2 Minuten pro Person; Schwierigkeitsgrad: leicht)

Anwendung:

• Bitten Sie die Teilnehmenden, ihre Erwartungen an das Meeting kurz zu formulieren und zu teilen.
• Schreiben Sie die Erwartungen auf ein Whiteboard oder eine digitale Plattform, um sie für alle sichtbar zu machen.
• Am Ende des Meetings können Sie auf die Erwartungen zurückkommen und prüfen, ob sie erfüllt wurden.

Vorteile:

• Klarheit über die individuellen Ziele und Wünsche der Teilnehmenden.
• Hilft, das Meeting zielgerichtet zu gestalten.
• Kann als Grundlage für die Agenda und die Struktur des Meetings dienen.

7. Wahres und Positives für Meetings

Wann haben Sie Ihre Kolleg*innen das letzte mal gelobt? Die “Wahres und Positives”-Methode fördert die gegenseitige Wertschätzung im Team. Es wird dazu ein Kreis gebildet, in dem jede*r Teilnehmende die Frage beantwortet: “Was ist der Person rechts von dir in letzter Zeit gut gelungen?” Optional kann die Methode auch zum Abschluss des Meetings angewendet werden mit der Fragestellung: “Was hätte gefehlt, wenn die Person rechts von dir heute nicht da gewesen wäre?” (Dauer: 1 Minuten pro Person; Schwierigkeitsgrad: mittel)

Anwendung:

• Bilden Sie einen Kreis oder für virtuelle Termine eine klar definierte Reihenfolge.
• Lassen Sie die Teilnehmenden reihum die Fragestellung “Was ist der Person rechts von dir / nach dir in letzter Zeit gut gelungen?” beantworten.

Vorteile:

• Fördert die Wertschätzung im Team.
• Schafft eine positive Atmosphäre und hebt die Stimmung.
• Ermöglicht es, persönliche Erfolge und positive Erlebnisse zu teilen.

8. Impromptu Networking für Meetings

Impromptu Networking ist eine dynamische und interaktive Technik aus dem Liberating Structures-Methodenkasten. Sie zielt darauf ab, Teilnehmende schnell miteinander zu vernetzen und das Eis zu brechen. In kurzen, wechselnden Gesprächen tauschen sich die Teilnehmenden über bestimmte Fragen oder Themen aus. Diese Methode fördert den Austausch von Ideen, schafft eine lockere Atmosphäre und hilft dabei, neue Verbindungen zu knüpfen. (Dauer: 5-20 Minuten; Schwierigkeitsgrad: mittel)

Anwendung:

• Führen Sie die Teilnehmenden kurz in die Methode ein und erklären Sie den Ablauf.
• Stellen Sie eine oder mehrere Fragen, die im Zusammenhang mit dem Thema des Meetings stehen, wie z.B. „Was erhoffen Sie sich von diesem Meeting?“ oder „Welche Herausforderungen möchten Sie heute angehen?“
• Lassen Sie die Teilnehmenden Paare oder Kleingruppen bilden, die sich 3-5 Minuten lang über die gestellten Fragen austauschen. Nach Ablauf der Zeit ertönt ein Signal, und die Teilnehmenden suchen sich neue Partner.
• Wiederholen Sie den Vorgang 2-3 Mal, sodass die Teilnehmenden mit mehreren Personen ins Gespräch kommen.
• Abschließend können einige Teilnehmende ihre Erkenntnisse oder besonders interessante Gespräche mit der gesamten Gruppe teilen.

Vorteile:

• Fördert schnelles Kennenlernen und den Austausch zwischen den Teilnehmenden.
• Bringt durch die Dynamik und den Wechsel der Gesprächspartner Bewegung und Energie in das Meeting.
• Sammelt verschiedene Sichtweisen und Ideen, die das Meeting bereichern können.
• Eine starke Vernetzung im Team fördert eine agile Kultur.

9. Soundtrack des Tages

“I’m walking on sunshine (…)” – Welcher Song beschreibt Ihre Stimmung aktuell am besten? Die “Soundtrack des Tages”-Methode nutzt Musik, um die Stimmung und Erwartungen der Teilnehmenden zu erfassen. Jede*r Teilnehmende wählt ein Lied aus, das seine oder ihre aktuelle Stimmung oder Einstellung zum Meeting widerspiegelt. (Dauer: 2 Minuten pro Person; Schwierigkeitsgrad: mittel)

Anwendung:

• Bitten Sie die Teilnehmenden, ein Lied auszuwählen, das ihre aktuelle Stimmung oder ihre Erwartungen an das Meeting widerspiegelt.
• Jede*r Teilnehmende stellt das gewählte Lied kurz vor und erläutert, warum er oder sie sich dafür entschieden hat.
• Diese Methode kann durch das Abspielen kurzer Ausschnitte der Lieder ergänzt werden.

Vorteile:

• Erlaubt es den Teilnehmenden, ihre Stimmung und Erwartungen auf kreative Weise auszudrücken.
• Bringt Abwechslung und eine persönliche Note in das Meeting.
• Kann als Eisbrecher dienen und die Atmosphäre auflockern.

10. Meeting-Regeln

Das Festlegen von Meeting-Regeln ist eine strukturierte Methode, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden auf derselben Seite sind und das Meeting effizient verläuft. Diese Methode kann zu Beginn des Meetings oder im Rahmen eines längeren Prozesses eingeführt werden. (Dauer: 15-30 Minuten; Schwierigkeitsgrad: hoch)

Anwendung:

• Bitten Sie die Teilnehmenden, ihre Vorschläge für Meeting-Regeln zu teilen, die zu einem erfolgreichen und produktiven Meeting beitragen.
• Diskutieren Sie die Vorschläge und stimmen Sie gemeinsam über die wichtigsten Regeln ab.
• Hängen Sie die endgültigen Regeln gut sichtbar im Meetingraum auf oder teilen Sie sie digital, damit sich alle daran erinnern.

Vorteile:

• Stellt sicher, dass alle Teilnehmenden die gleichen Erwartungen an das Verhalten im Meeting haben.
• Fördert eine respektvolle und produktive Meeting-Kultur.
• Macht den Teilnehmenden bewusst, dass sie die Verantwortung für den Erfolg des Meetings tragen – nicht nur die Moderation

Fazit

Check-ins sind eine wertvolle Art, um Meetings effektiver und angenehmer zu gestalten. Sie helfen, die Erwartungen und Stimmungen der Teilnehmenden zu erfassen, die Effizienz zu steigern und das Teambuilding zu fördern. Indem Sie verschiedene Check-in-Methoden ausprobieren und an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungen produktiver und erfolgreicher werden.