10 Pro-Tipps für ein effektives Sprint Review Meeting

Pro-Tipp 1: Nicht auf den Agile Coach verzichten

Selbst wenn ein Team bereits vielfach das Sprint Review Meeting durchgeführt hat, es sollte wenn möglich nicht auf die Begleitung durch einen Agile Coach verzichten. Schon häufig haben Teams versucht die Moderation durch den Product Owner durchführen zu lassen und sind gescheitert.

Fehlt ein Agile Coach kommt es schnell zu Interessenskonflikten. Drei Beispiele für Probleme, die in diesem Fall auftreten können:

• Der Product Owner könnte sich plötzlich wie ein Vorgesetzter verhalten.
• In Diskussionen fehlt eine neutrale Person, um Konflikte zu deeskalieren.
• Die Perspektive einzelner Stakeholder könnte nicht ausreichend betrachtet werden, so dass diese sich benachteiligt fühlen.

Pro-Tipp 2: Planung vereinheitlichen und kostbare Zeit sparen

In der Regel werden Sprints in einem einheitlichen Zeitfenster durchgeführt. Und so kann man davon ausgehen, dass auch Sprint Reviews in einem immer gleichen Rhythmus durchgeführt werden. Um Zeit zu sparen, kann der Product Owner gemeinsam mit dem Team die Planung vereinheitlichen. So können Ort, Zeitpunkt und Dauer einmalig festgelegt werden. Auch Teilnehmer, die im Kern gleich bleiben, können bereits in Form eines sich wiederholenden Termins eingeladen werden.

Pro-Tipp 3: Das echte Leben zeigen: Keine Screenshots, keine Dummies

Natürlich ist das Zitat von Reid Hoffman nicht überall anwendbar. Doch insbesondere in einer internen Präsentation sollte ein Team vor nichts zurückschrecken. Die eigenen Arbeitsergebnisse mit Präsentationen aufzuwerten ist ein nachvollziehbarer Reflex. Powerpoint und andere Präsentationshilfen zu nutzen, sorgt jedoch für viel Aufwand und nur wenig Mehrwert gegenüber den Kunden.

Aus diesem Grund sei noch einmal wiederholt: Die Vorbereitung einer Sprint Review sollte nicht länger als eine Stunde pro Person dauern. Je weniger, je besser.

Hinzu kommt, dass echte Bilder aus der Realität des Teams auch externen Stakeholdern helfen, ein Gefühl für die Möglichkeiten und Barrieren der jeweiligen Arbeit zu bekommen.

Pro-Tipp 4: Timeboxing und separate Workshops

Damit ein Sprint Review Meeting effektiv ist, sollte der Zeitrahmen dringend eingehalten werden. Hierzu empfiehlt es sich, jedem Thema ein festes Zeitfenster zu geben. Agile Teams nennen diese Praktik „Timeboxing“.

Mit einer festgelegten Zeit kann die Gruppe den Fokus halten. Zugleich merken die Beteiligten, wenn ein Thema noch weiteren Gesprächsbedarf hat. In diesem Fall macht es Sinn, dieses nur im Kreis einer relevanten Teilnehmergruppe weiter zu sprechen. Hierfür kann der Product Owner ein neues Element in das Backlog legen und zum Beispiel einen Workshop einplanen.

Pro-Tipp 5: Frühzeitig die richtigen Leute einladen

Der Product Owner eines Teams ist dafür verantwortlich, dass alle relevanten Personen zum Sprint Review Meeting eingeladen sind. Doch wie definiert sich dieser Personenkreis?

Generell lässt sich sagen, dass vornehmlich Personen an einer Sprint Review teilnehmen sollten, die in irgendeiner Form wichtig für die Weiterentwicklung des Produktes sind. Das Review-Format soll dem Team helfen, Feedback zu erhalten. Aus diesem Grund sollten die Teilnehmer so ausgewählt werden, dass sie ein eigenes Interesse an der Demo haben und zugleich etwas für das Team beitragen können.

Insbesondere bei Personen mit gut gefüllten Terminkalendern sollte man frühzeitig einladen. Bei Vorständen, höheren Managern oder Kunden empfiehlt es sich, dass man die Einladung bereits 4-8 Wochen im Voraus versendet. Um die Ziele der Sprint Review bestmöglichst zu erfüllen, sollte der Product Owner einen möglichst relevanten Sprint wählen. Dieser könnte der Abschluss eines komplizierten Produktelements sein oder ein regelmäßiger Termin zum Abgleich der Produktstrategie mit den Quartalszahlen.

Pro-Tipp 6: Zu Offenheit motivieren

Oft haben unsere Agile Coaches an einer Review teilgenommen, die Teilnehmer um ihr Feedback gebeten und keine Antwort erhalten, nur um im Nachhinein per Flurfunk oder höher gestellte Manager Kritik zu erhalten.

Damit dies nicht geschieht, haben wir mehrere Taktiken entwickelt:

1. Wir fragen nicht mehr „Hat jemand Feedback?“. Statt dessen haben wir uns angewöhnt offen zu Fragen: „Was gefällt Euch gut und was sollten wir optimieren?“
2. Jede Rückmeldung wird wertgeschätzt. Selbst wenn man nicht der gleichen Meinung ist oder die Art des Feedbacks nicht konstruktiv war, erhält der Feedback-geber Anerkennung für die Offenheit.
3. Kritik am Kritikgeber wird nur unter vier Augen besprochen.

Darüber hinaus sorgen unsere Agile Coaches mit Hilfe von Fragetechniken dafür, dass Feedback-geber besseres Feedback geben. So helfen wir zum Beispiel Beobachtungen und Bewertungen von einander zu trennen. Auch die Hintergründe zu einer kritischen Bemerkung decken die Coaches gezielt auf, damit alle Teilnehmer ein besseres Verständnis zum jeweiligen Thema erhalten. Eine langfristigere Taktik, aber durch besseres Feedback steigt auch die Offenheit sich einzubringen.

Pro-Tipp 7: Mit einem „Nein“ leben lernen

Von Zeit zu Zeit kommt es vor, dass neue Vorschläge für neue Ideen oder Änderungswünsche im Sprint Review Meeting eingebracht werden. Nicht immer sind diese in Bezug auf die Strategie sinnvoll umzusetzen. Natürlich sollen die Teilnehmer ermutigt werden, gemeinsam an der Zukunft des Produktes zu arbeiten. Kollaboration und Offenheit für neue Perspektiven sind ein Fundament für agile Arbeit.

Dennoch muss es auch Absagen geben können. Damit es leichter ist, mit dem „Nein“ zu leben, gibt es zwei mögliche Wege:

1. Eine gute Begründung sollte dem Impulsgeber helfen, die Absage zu verstehen. Der Product Owner und/oder Team-Mitglieder müssen hierzu klar darlegen, warum es schwierig ist, die Idee und Änderung umzusetzen.
2. Für den Fall, dass eine Diskussion entsteht: Jede Idee und jeder Änderungswunsch kann im ersten Schritt aufgenommen werden. Es zeigt eine respektvolle Haltung, wenn das Team sich noch einmal mit den Details befasst, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Im Zweifelsfall kann der Vorschlag auch im Backlog landen und mit dem nächsten Refinement bzw. Grooming aussortiert werden.

Pro-Tipp 8: Demo und Roadmap mit unterschiedlichen Teilnehmern

Insbesondere Personen mit gut gefülltem Terminkalender können sich oft nicht mehrere Stunden Zeit nehmen. Die Detailtiefe einer Sprint Review mag für sie auch nicht die Relevanz haben, wie für andere Personenkreise.

In einem solchen Fall können Product Owner und Agile Coach darüber nachdenken, dass Format in zwei Teile zu trennen. Unsere Version der Sprint Review besteht aus folgenden 7 Schritten:

1. Eröffnung: Ziele und Regeln
2. Sprint Ergebnisse: Erledigte und nicht-erledigte Aufgaben
3. Demo: Arbeitsergebnisse im Detail
4. Roadmap Ergebnisse: Bezug zwischen Sprint und taktischen Zielen
5. Nächster Sprint: Backlog und Abhängigkeiten
6. Prognosen und Pläne: Organisatorische Themen
7. Frag mich alles: Offene Fragen und Anmerkungen

Denkbar ist, dass Personen mit engem Zeitfenster erst ab Punkt 4 einzuladen. So erhalten sie einen kompakten Überblick – eine Art Projektstatus – ohne die sich in den Details zu verlieren.

Sollen sie tiefer gehende Fragen haben, werden diese auf Punkt 7 der Agenda oder die nächste Sprint Review verwiesen. Natürlich muss den Personen hierzu klar kommuniziert werden, dass sie generell auch bei der gesamten Review willkommen sind.

Pro-Tipp 9: Den HiPPO-Effekt ausschließen

Die Meinung von Personen mit hohem Gehalt und meistens hohen Positionen nennt man HiPPO. Das Ankronym steht für „Highest Paid Person’s Optinion“. Da am Ende eines Sprints, zur Review der geleisteten Arbeit, auch hochbezahlte Personen teilnehmen, besteht die Gefahr dem HiPPO-Effekt zu unterliegen.

Der HiPPO-Effekt besagt, dass die Meinungen dieses Personenkreises tendenziell höher bewertet werden, als andere Meinungen. Manchmal sogar höher als vorliegende Daten – und damit als höhere Wahrscheinlichkeiten. Geprägt wurde dieser Begriff im Buch „How Google Works“.

Agile Coaches und Product Owner sollten versuchen den HiPPO-Effekt auszuschließen. Natürlich sind Feedback und Perspektiven der Personengruppe sehr wichtig, aber die Entscheidung sollte letztlich auf Daten und Fakten basieren.

Hierzu hilft es das interne Feedback mit Erkenntnissen aus der Kundenforschung anzureichern. Tiefeninterviews, User Experience Labs, Service Safaris, Fake Door Tests, Webanalytics – je nach Kontext gibt es viele Möglichkeiten an Daten zu kommen. Und so bleibt auf ein HiPPO-Idee nur die Reaktion: „Schön, wir machen ein Experiment dazu und sehen, ob es funktioniert.“

Pro-Tipp 10: Roadmap und Budgets abgleichen

Agile Teams neigen dazu sich sehr stark auf das Produkt zu konzentrieren. Dabei verlieren sie manchmal das Budget aus den Augen. Im schlimmsten Fall kann es dazu kommen, dass ein Produkt nicht weiterentwickelt werden kann und somit nie den Kunden erreicht.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, in jedem Sprint Review Meeting das Budget mit der Roadmap abzugleichen. Ist das Team in der geplanten Geschwindigkeit unterwegs oder gibt es Abweichungen. Hierzu hilft es, Aufwandsschätzungen auch für Elemente zu erheben, die erst im weiteren Verlauf des Backlogs sichtbar werden.