Die AcCo-Matrix: Ein Wegweiser zu mehr Klarheit und Fokus in der eigenen Wertschöpfung

Warum braucht es eine Methode zur Einordnung von Tätigkeiten?

Der Product Design Evangelist Jeff Patton sagte einmal: „Es gibt immer mehr zu tun, als wir an Zeit und Ressourcen zur Verfügung haben. Immer.“ Auch in Unternehmen lässt sich dieser Umstand mehr und mehr beobachten. Zeit wird zunehmend zu einer der wichtigsten Ressourcen. Um diese Ressource möglichst sinnvoll einzusetzen, müssen zwei zentrale Fragen beantworten werden: An welchen Zielen arbeiten wir? Wie erreichen wir diese?

Auf die erste Frage ist gute Strategiearbeit meist eine wirkungsvolle Antwort. Sie hilft allen Teams dabei, Fokus für die eigene Arbeit herzustellen und sich auf die richtigen Themen zu konzentrieren. Dies allein reicht jedoch nicht, da die zweite Frage nicht nur durch den regulären Alltag der Teams, sondern durch zwei weitere Faktoren stark beeinflusst wird:

1. Die hohe Dynamik im Markt ermöglicht ständig neue Chancen oder bringt  Herausforderungen mit sich.

2. Prozessverbesserungen oder Umstrukturierungen erfordern häufige Veränderungen innerhalb der Organisationen.

Die dadurch steigende Auslastung nimmt Teams häufig die Zeit, die alltägliche Arbeit bewusst nach ihrem tatsächlichen Beitrag zur Zielerreichung zu hinterfragen. Einige Aufgaben sind absolut entscheidend. Andere sind eher administrativer Natur oder binden unnötig viele Ressourcen. Und manche Dinge werden gemacht, weil sie immer schon so gemacht wurden.

Die AcCo-Matrix hilft Teams dabei, alle im Arbeitsalltag durchgeführten Tätigkeiten systematisch zu analysieren und in Bezug auf den jeweiligen Beitrag zur Wertschöpfung zu hinterfragen. Damit übernimmt sie drei zentrale Aufgaben:

• Zusammenarbeit stärken: Indem Tätigkeiten gemeinsam reflektiert und eingeordnet werden, verbessert sich der Austausch im Team. So entsteht mehr Verständnis für die Arbeit der anderen und die Gefahr für Konflikte wird geringer.

• Transparenz schaffen: Ein gemeinsames Verständnis darüber, wer welche Tätigkeiten ausführt und warum, fördert eine gerechte Verteilung und reduziert Reibungsverluste.

• Verschwendung identifizieren: Die Reflexion der Tätigkeiten und ihrer Relevanz für die Leistung des Teams macht unnötige Zeitfresser sichtbar.

Was ist die Activity Contribution Matrix (AcCo-Matrix)?

Die Activity Contribution Matrix (AcCo-Matrix) ist ein strukturgebendes Werkzeug, um Tätigkeiten nicht nur zu erfassen, sondern sie in Bezug auf ihren Beitrag zur Wertschöpfung zu hinterfragen. Sie hilft Teams dabei, ein besseres Verständnis zu entwickeln, wie sie ihre Arbeitszeit sinnvoll nutzen können. Darüber hinaus macht die Matrix sichtbar, welche Aufgaben gegebenenfalls angepasst, delegiert oder sogar gestrichen werden sollten. Das Ergebnis: eine klare Struktur, gesteigerte Effizienz und eine gerechtere Arbeitsverteilung.

Die AcCo-Matrix basiert auf zwei Dimensionen:

• Wertbeitragsbereiche: Jede Tätigkeit wird einem von fünf Bereichen zugeordnet, die den jeweiligen Beitrag zur Wertschöpfung beschreiben.

• Relevanzstufen: Jede Tätigkeit wird in eine von vier Stufen einsortiert, die die tatsächliche Wichtigkeit für Wertschöpfung des Teams ist.

Das Zusammenspiel dieser beiden Dimensionen ermöglicht es, ein klares Bild davon zu bekommen, welche Tätigkeiten den größten Anteil am Erfolg der Teamleistung haben und welche weniger zentral sind. So schafft die AcCo-Matrix Klarheit im Team, um den Status quo hinterfragen zu können.

Das Ziel ist es, Kerntätigkeiten, aber auch ineffiziente Prozesse klar zu identifizieren. Dadurch entsteht eine Grundlage für konstruktive Diskussionen, durch die Teams den Fokus der Zusammenarbeit auf die Aufgaben lenken können, die den größten Mehrwert bringen.

Die fünf Wertbeitragsbereiche der AcCo-Matrix

Die Analyse der Wertschöpfung kann durch agile Methoden wie den Service Blueprint oder die Customer Journey unterstützt werden. Diese zeigen schnell, dass verschiedene Tätigkeiten auf unterschiedliche Aspekte der Wertschöpfung einzahlen. Basierend auf diesen Erkenntnissen lassen sich fünf zentrale Kernbereiche definieren.

1. Kundenforschung & Zielklärung

Alle Tätigkeiten zur Analyse und Identifikation, an welchen Themen wir wirklich arbeiten sollten.

• Beispiele:
  • Durchführung von Interviews zur Kundenforschung.
  • Entwicklung einer Bereichsstrategie inklusive abstimmen von Objectives & Key Results

2. Planung & Ressourcenbereitstellung

Alle Tätigkeiten zur Planung und Priorisierung, um die verfügbaren Ressourcen zielgerichtet einsetzen zu können.

• Beispiele:
  • Priorisierung und Pflege eines Backlogs mit User Storys.
  • Bereitstellung von technischen Ressourcen oder Tools für das Team.

3. Umsetzung & Abstimmung

Alle Tätigkeiten zur operativen Umsetzung und Abstimmung, um im Arbeitsalltag die Wertschöpfung zu fördern.

• Beispiele:
  • Programmierung eines neuen Features oder Durchführung einer Kampagne.
  • Durchführung von Weeklys und Dailys mit dem Team.

4. Qualitätssicherung & Übergabe

Alle Tätigkeiten zur Sicherstellung, dass die erzielten Ergebnisse den geplanten Anforderungen entsprechen, an den Kunden oder den nächsten Prozessschritt übergeben werden.

• Beispiele:
  • Durchführen einer Review mit Kunden.
  • Übergabe eines Projekts oder Produkts an den Kunden oder an eine andere Abteilung.

5. Weiterentwicklung & Reflexion

Alle Tätigkeiten zur Verbesserung von Zusammenarbeit, Prozesse und Fähigkeiten im Team, um langfristig erfolgreich zu bleiben.

• Beispiele:
  • Durchführung einer Retrospektive.
  • Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen oder Team-Feedback.

Beispiel aus dem Alltag: Wertbeiträge zum Abendessen

Mithilfe des folgenden Beispiels werden die Bereiche greifbarer. Um Abends etwas Warmes auf dem Tisch zu haben, reicht es zwar grundsätzlich aus, Kühlschrank aufzumachen, zu schauen, was darin enthalten ist und dann den Herd anzuschmeißen. Aber wie kommen die Lebensmittel in die Pfanne? Wie in den Kühlschrank? Und woher kommt der Strom für den Herd? Bei näherer Betrachtung zeigt sich also recht schnell, dass einige Tätigkeiten hinzukommen. Ordnet man diese Tätigkeiten in der AcCo-Matrix ein, entsteht folgendes beispielhafte Bild:

Die Relevanzstufen der AcCo-Matrix

Jede Tätigkeit, die ein Team ausführt, hat eine unterschiedliche Relevanz für die tatsächliche Wertschöpfung. Die AcCo-Matrix teilt diese Relevanz in vier Stufen ein. Diese helfen dabei, Tätigkeiten differenziert zu bewerten und Prioritäten klarer zu setzen.

1. Erfolgskritische Tätigkeiten

Diese Tätigkeiten tragen direkt dazu bei, dass ein klarer Mehrwert für die Kunden entsteht. Sie sind essenziell für die Wertschöpfung und stehen im Mittelpunkt der Teamarbeit.

• Beispiele:
  • Entwicklung eines Features, das die Produktsicherheit deutlich verbessert.
  • Fertigstellung eines Angebots, das für einen Vertragsabschluss erforderlich ist.

2. Unterstützende Tätigkeiten

Diese Aufgaben fördern ein zielführendes Arbeiten und erleichtern die Durchführung der erfolgskritischen Tätigkeiten. Sie sind wichtig, aber nicht unmittelbar entscheidend für die Wertschöpfung.

• Beispiele:
  • Bereitstellung von Projektressourcen, wie z. B. Tools oder Informationen.
  • Entwicklung und Abstimmen von Teamzielen für das kommende Quartal.

3. Vorgaben basierte Tätigkeiten

Diese Tätigkeiten werden aufgrund externer Anforderungen, wie gesetzlicher oder regulatorischer Vorgaben, ausgeführt. Sie haben meist keine direkte Auswirkung auf die Wertschöpfung, sind aber notwendig, um rechtliche oder organisatorische Rahmenbedingungen einzuhalten.

• Beispiele:
  • Erstellung von Berichten, die gesetzlich vorgeschrieben sind.
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien bei der Kundenkommunikation.

4. Systemgetriebene Tätigkeiten

Aufgaben, die aus organisatorischen Entscheidungen oder internen Prozessen entstehen. Sie haben häufig keine direkte Verbindung zur Wertschöpfung, sondern sichern den operativen Betrieb.

• Beispiele:
  • Unterschiedliche Prozesse oder Dokumente, um Reisekosten abrechnen zu können.
  • Regelmäßige Erstellung von Statusberichten für das Management.

Durch die Einordnung in diese Relevanzstufen wird deutlich, welche Tätigkeiten im Team im Fokus stehen sollten und welche sich durch Vereinfachung oder Automatisierung reduzieren lassen.

Beispiel aus dem Alltag: Wertbeiträge zum Abendessen

Betrachten wir noch einmal das Abendessen-Beispiel. Der zentrale Wert eines Abendessens ist in der Regel ein wohliges Sättigungsgefühl. Um dieses Ziel zu erreichen, müsste man einfach nur etwas essen. Einige Tätigkeiten erleichtern oder ermöglichen einem das Kochen. Andere sind unterstützend für den Arbeitsprozess. Und es gibt Tätigkeiten, die einem das Leben leichter machen: Statt Rezepte auszuwählen, könnte man zum Beispiel auch Kochboxen kaufen. Wenn man die Tätigkeiten aus dem Beispiel in die Relevanzstufen einordnet, ergibt sich folgendes Bild:

Wie wird die Activity Contribution Matrix angewendet?

Die Anwendung der AcCo-Matrix ist ein kollaborativer Prozess, bei dem das gesamte Team beteiligt ist. Das Ziel ist es, Tätigkeiten nicht nur zu dokumentieren, sondern diese gemeinsam zu reflektieren.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Tätigkeiten sammeln

Zunächst sammelt die Gruppe alle Tätigkeiten, die im Alltag des betroffenen Teams ausgeführt werden. Es ist wichtig, dass die Gruppe diesen Schritt möglichst detailliert betrachtet. Sie sollten alle Aufgaben sammeln, egal ob diese aus dem Tagesgeschäft, aus projektbezogenen Tätigkeiten oder aufgrund administrativer Aufgaben entstehen. Die Gruppe sollte Post-its und ein (digitales) Whiteboard für die Dokumentation nutzen.

Pro-Tipp: Die Moderatoren sollten dem Team ankündigen, dass man die Matrix gemeinsam ausfüllen wird und was die Kernidee der Übung ist. So könnte jedes Teammitglied bereits im Vorfeld über einen bestimmten Zeitraum Aufgaben sammeln. Dies spart Zeit und führt meist zu einer umfangreicheren Übersicht der Aufgaben.

2. Wertbeitragsbereiche zuordnen

Anschließend ordnet das Team gemeinsam jede Tätigkeit in einem der fünf Wertbeitragsbereiche ein. Es ist wichtig, dass das Team hier offen diskutiert und sich einigt. Aufgaben, die unklar oder zu breit formuliert sind, sollten gemeinsam angepasst oder aufgeteilt werden.

Pro-Tipp: Wichtig ist, zunächst die Flughöhe der Tätigkeiten zu prüfen. Als Faustregel gilt: Eine Tätigkeit sollte in Summe mindestens 15 Minuten dauern, sonst ist sie zu kleinteilig und sollte zusammengefasst werden. (Bsp: einzelnes Kundentelefonat dauert vllt. nur 5 min, aber ich habe 5 Stück am Tag = 25 Minuten, daher sollte ich die Tätigkeit Kundentelefonate aufnehmen). Hier wird auch klar, ob die Tätigkeiten konkret genug beschreiben sind.

3. Relevanz bewerten

Danach einigt sich das Team bei jeder Tätigkeit auf die jeweilige Relevanzstufe. Wichtig ist, dass alle ein einheitliches Verständnis davon haben, welchen Beitrag das Team leistet. Das Team sollte hier offen diskutieren und unterschiedlichen Perspektiven über den Wert einzelner Tätigkeiten sichtbar machen.

Pro-Tipp: Es ist ganz normal, dass Menschen versuchen werden die eigenen Aufgaben zu verteidigen. Wichtig ist es klarzumachen, dass die jeweiligen Tätigkeiten und nicht die ausführenden Menschen betrachtet werden. Es ist daher sinnvoll, die Einordnung der einzelnen Tätigkeiten beim ersten Mal von jedem Teammitglied individuell und blind vornehmen zu lassen und dann gemeinsam auf das Ergebnis zu schauen.

4. Matrix erstellen

Als Ergebnis kann das Team die Tätigkeiten in die Matrix eingeordnet. So entsteht ein Überblick, der sowohl die Verteilung auf die Wertbeitragsbereiche als auch die Relevanzstufen sichtbar macht.

Pro-Tipp: Während das Team die Tätigkeiten einordnet, werden die Bereiche sichtbar, in denen das Team noch keinen Beitrag zur Wertschöpfung leistet. Wichtig ist mit dem Team zu besprechen, wie mit diesen Lücken umgegangen werden soll.

5. Erkenntnisse ableiten

Im nächsten Schritt wird die Matrix gemeinsam reflektiert. Hierzu können zum Beispiel folgende Aufgabenstellungen helfen:

1. Kerntätigkeiten hervorheben: Welche Tätigkeiten sind besonders zentral für den Teamerfolg? Haben die Verantwortlichen ausreichend Entscheidungsmandate?
2. Optimierungspotenziale entdecken: Welche Tätigkeiten könnten effizienter gestaltet oder besser verteilt werden? Wo sollten wir unsere Kapazität / Ressourcen anders verteilen?
3. Zeitfresser identifizieren: Gibt es Aufgaben mit geringem Wertbeitrag, die zu viel Zeit binden? Was machen wir alles auf Grund von eigenen Entscheidungen / Vorgaben der Organisation oder Einzelner?
4. Verschwendung minimieren: Alle Aufgaben, die nicht in die Matrix passen, sollten auf jeden Fall überdacht und vermutlich gestoppt werden.

Pro-Tipp: Es bietet sich an, das Team in Kleingruppen zu unterteilen. Auf diese Weise kann jede Kleingruppe eine der Aufgabenstellungen bearbeiten. Bei der Vorstellung der Ergebnisse in der großen Runde können dann weitere Punkte ergänzt werden.

6. Maßnahmenplan entwickeln

Basierend auf der Analyse sollten Teams konkrete Maßnahmen ableiten. Sie könnten Tätigkeiten umverteilen, ineffiziente Aufgaben streichen oder klare Verantwortlichkeiten schaffen. Wichtig ist, dass sie klar festhalten, wer die Verantwortung übernimmt und wann sie diese gemeinsam erneut reflektieren.

Allgemeine Empfehlung

Meist fällt Menschen einfacher, neue Methoden an abstrakten Beispielen zu lernen. Wenn man in einem Team mit der AcCo-Matrix arbeiten will, sollte der/die Moderator*in diese in einem kurzen Termin vorstellen und das Team mit einem vorbereitetem Beispiel üben lassen.

Fazit: Mehr Klarheit, Fokus und Zusammenarbeit

Die Activity Contribution Matrix (AcCo-Matrix) ist mehr als nur ein Werkzeug zur Einordnung von Tätigkeiten – sie ist eine Einladung, den Status quo strukturiert zu hinterfragen und so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Indem Teams Tätigkeiten gemeinsam reflektieren, schaffen sie nicht nur Transparenz über Arbeitsprozesse, sondern legen auch die Grundlage für eine effektivere und sinnvollere Arbeitsweise. Die Matrix unterstützt Teams dabei, Antworten auf zentrale Fragen der Zusammenarbeit zu finden:

• Effizientere Arbeitsweise: Teams identifizieren und eliminieren Aufgaben, die wenig zur Wertschöpfung beitragen. So bleibt mehr Zeit für Tätigkeiten, die wirklich zählen.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Teams entwickeln ein gemeinsames Verständnis für ihre Rollen und Verantwortlichkeiten. Konflikte und Missverständnisse werden reduziert.

• Fokus auf das Wesentliche: Wenn Teams ihre Tätigkeiten einordnen, können sie klare Prioritäten setzen und ihre verfügbaren Kapazitäten auf zentrale Aufgaben fokussieren.

Ob es darum geht, Zeitfresser zu eliminieren, Verantwortung transparent zu machen oder den Fokus auf zentrale Aufgaben zu lenken: Die AcCo-Matrix bietet ein klares Bild davon, wie Teams ihre Arbeit wertschöpfend gestalten. Darüber hinaus stärkt sie das Verständnis für die eigenen Beiträge und motiviert dazu, diese gezielt auf gemeinsame Ziele auszurichten.

Teams, die die AcCo-Matrix regelmäßig nutzen, profitieren nicht nur von einer höheren Effizienz, sondern auch von einer besseren Zusammenarbeit und mehr Sinn in der täglichen Arbeit. Es lohnt sich, diesen Schritt zu gehen – für den Erfolg des Teams und für jeden Einzelnen.