Eisenhower-Matrix: Priorisieren mit Struktur

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist eine Priorisierungs-Methode, mit der Teams ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisieren. Dafür teilen sie diese in folgende vier Quadranten ein:

1. dringende und wichtige Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen
2. wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, die vorausschauend geplant werden sollen
3. dringende, aber unwichtige Aufgaben, die delegiert werden können
4. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind und deshalb verworfen werden

Durch die Visualisierung der Aufgaben in den vier Quadranten wird deutlich, welche von ihnen< sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche verschoben oder delegiert werden können. Auf diese Weise arbeiten Teams ausgewogener und produktiver. Sie erkennen die wichtigsten Ziele und lassen sich nicht durch kurzfristige, weniger wichtige Aufgaben ablenken.

Die Inspiration für die Entwicklung der Methode war ein Zitat des ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend“. Diese Aussage wurde vom amerikanischen Bestseller Autor Stephen Covey in seinem Buch „7 Wege zur Effektivität“ aufgegriffen und weiterentwickelt.

Die 4 Quadranten im Detail

Die Eisenhower-Matrix arbeitet mit zwei Dimensionen: Dringlichkeit und Wichtigkeit.

• Dringende Aufgaben erfordern oft die sofortige Aufmerksamkeit und sind in der Regel mit akuten Gefahren, bevorstehenden Deadlines oder unvermeidbaren Situationen verbunden.
• Wichtige Aufgaben hingegen tragen dazu bei, langfristige Ziele zu erreichen. Sie erfordern sorgfältige Planung, müssen jedoch nicht sofort erledigt werden.

Anhand dieser Unterscheidung lassen sich anstehende Aufgaben in eine Bewertungs-Matrix aus vier Feldern einordnen:

Quadrant 1: Dringend und wichtig

Diese Aufgaben haben höchste Priorität und müssen sofort erledigt werden. Diese Aufgaben dürfen nicht aufgeschoben werden und erfordern unmittelbare Aufmerksamkeit.

Typische Beispiele:

• Akute Krisen:
  Ein unerwartetes Problem, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert, wie z.B. ein schwerwiegender technischer Ausfall.
• Aufgaben mit nahenden Deadlines:
  Eine wichtige Präsentation oder ein Bericht, der innerhalb der nächsten Stunden oder Tage fertig gestellt werden muss.
• Dringende Kundenanfragen:
  Eine Kundenanfrage, die eine sofortige Lösung benötigt, um das Kundenverhältnis aufrechtzuerhalten.

Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend

Aufgaben in diesem Quadranten sind strategisch bedeutsam und unterstützen langfristige Ziele. Obwohl sie nicht sofort erledigt werden müssen, sollten sie terminiert und sorgfältig geplant werden. So können Teams vermeiden, dass sie später zu einem Stressfaktor werden.

Typische Beispiele:

• Strategische Planung:
  Langfristige Planung und Zielsetzung für ein Projekt oder die gesamte Organisation, um zukünftige Erfolge sicherzustellen.
• Mitarbeiterentwicklung:
  Weiterbildung und Coaching von Teammitgliedern, um ihre Fähigkeiten zu verbessern und langfristig die Leistung des Teams zu steigern.
• Präventive Wartung:
  Regelmäßige Wartung von Systemen oder Prozessen, um zukünftige Ausfälle oder Krisen zu vermeiden.

Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig

Diese Aufgaben müssen schnell erledigt werden, tragen jedoch wenig dazu bei, langfristige Ziele zu erreichen. Um den Fokus auf wichtigere Aufgaben zu bewahren und Überlastung zu vermeiden, werden sie an kompetente Personen delegiert.

Typische Beispiele:

• Unterbrechende Telefonate oder E-Mails:
  Anfragen, die schnell beantwortet werden müssen, aber keinen großen Einfluss auf deine wichtigsten Ziele haben.
• Ungeplante Meetings:
  Meetings, die kurzfristig angesetzt werden, aber für die eigene Arbeit oder Prioritäten wenig Relevanz haben.
• Administrative Aufgaben:
  Dringende Bürokratie oder Formalitäten, die keine strategische Bedeutung haben.

Quadrant 4: Weder dringend noch wichtig

Aufgaben in diesem Quadranten sind Zeitfresser ohne Mehrwert und sollten entweder delegiert oder ganz gestrichen werden. Sie bieten keinen Nutzen und lenken nur von wesentlichen Aufgaben ab. Effizientes Zeitmanagement bedeutet, diese Aufgaben zu streichen, um Ressourcen und Energie auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten zu konzentrieren.

Typische Beispiele:

• Ausfüllen von Umfragen:
  Zum Beispiel Marktforschungsumfragen, die keinen klaren Nutzen für den eigenen Verantwortungsbereich haben.
• Unnötige Optimierungen:
  Zeitaufwand für die Perfektionierung von Arbeitsabläufen oder Tools, die bereits gut genug funktionieren.
• Teilnahme Weiterbildungen ohne Relevanz:
  Teilnahme an Fortbildungen oder Webinaren, die für die aktuellen oder zukünftigen Aufgaben keine unmittelbare Bedeutung haben.

Ablauf: So funktioniert die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix unterstützt sowohl Einzelpersonen als auch Teams dabei, ihre Aufgaben zu priorisieren. In beiden Fällen folgt die Erstellung dem gleichen Prozess:

Durchführung:

1. Matrix erstellen
   Zunächst wird eine Matrix mit vier Quadranten gezeichnet. Anschließend werden die Quadranten wie folgt beschriftet:
   • Dringend und wichtig
   • Wichtig, aber nicht dringend
   • Dringend, aber nicht wichtig
   • Nicht dringend und nicht wichtig
2. Aufgaben sammeln und bewerten
   Im nächsten Schritt notieren die Beteiligten anstehende Aufgaben in einer Liste. Diese Aufgaben werden daraufhin hinsichtlich Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert.
3. Farben zur Visualisierung nutzen
   Um die Aufgaben deutlicher voneinander abzugrenzen, werden sie mit Farbcodes versehen:
   • Rot = Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen
   • Gelb = Aufgaben die verbindlich für die nahe Zukunft geplant werden
   • Blau = Aufgaben, die delegiert werden
   • Grün = Aufgaben, die nicht weiter verfolgt werden
4. Aufgaben einordnen
   Auf Grundlage der vorangegangenen Bewertung ordnen die Beteiligten jede Aufgabe dem entsprechenden Quadranten zu. So entsteht ein klarer Überblick über die Prioritäten.
5. Unwichtiges zuerst streichen
   Zuerst werden alle Aufgaben gestrichen, die in den vierten Quadranten fallen. Dies erleichtert die Priorisierung der verbleibenden Aufgaben und beschleunigt den Prozess.
6. Prioritäten setzen und umsetzen
   Anschließend werden die Aufgaben im Quadranten “Dringend und wichtig” eingetragen. Danach folgen die weiteren Quadranten der Eisenhower-Matrix. Die Aufgaben mit der geringsten Relevanz werden als letztes in die Matrix einsortiert
7. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren
   Um sicher zu stellen, dass die Kategorisierung noch den aktuellen Anforderungen entspricht, wird die Matrix in regelmäßigen Abständen überprüft und aktualisiert.

Fazit

Die Eisenhower-Matrix ist besonders nützlich für alle, die ihre Zeit und Produktivität effizienter verwalten möchten. In Zeiten mit erhöhter Arbeitsbelastung kann die Matrix helfen, Klarheit zu schaffen und den Fokus auf das Wesentliche zu lenken. Bei Schwierigkeiten im Zeitmanagement hilft sie dabei, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren und Zeit optimal einzusetzen.

Bei der Entscheidungsfindung hilft die Matrix, verschiedene Optionen und deren Konsequenzen zu bewerten, und kann eine gute Alternative zum Entscheidungsbaum sein. Schließlich ermöglicht es die Matrix, klare Prioritäten zu setzen und sich auf langfristige Ziele zu konzentrieren.