Stakeholder-Management: Was Sie von agilen Teams lernen können

Die Bedeutung von Stakeholdern für den Produkterfolg

Stakeholder sollten mehr als nur eine Liste von Namen sein, die zum Beginn eines Projekts aufgesetzt und dann vergessen wird. Auch sollten sich Teams nicht fortlaufend von den häufig wechselnden Anforderungen besonders lauter, aber wenig relevanter, internen Ansprechpartner*innen aus dem Rhythmus bringen lassen. Beides erleben wir in unseren Projekten jedoch leider zu häufig.

Stakeholder sind per Definition alle Personengruppen, die einen Anspruch an die Arbeit eines Teams oder Unternehmens haben, z.B.:

• Kund*innen erwarten Produkte, die ihre Probleme lösen und ihr Leben verbessern.
• Mitarbeitende suchen nach Klarheit in ihrer Rolle und dem Einfluss auf das Endprodukt.
• Investor*innen sind auf der Suche nach einem starken Return on Investment (ROI) und einer klaren Marktpositionierung.
• Partnerunternehmen benötigen Synergien und gemeinsame Wertsteigerung.
• Öffentliche Einrichtungen wollen einen positiven Einfluss auf das Sozialsystem sicherstellen.

Grundsätzlich ist die Liste potentieller Stakeholder fast unerschöpflich. Die Aufgabe des Stakeholder-Managements ist es, aus dieser Masse die relevantesten Stakeholder herauszukristallisieren, ihre Bedürfnisse zu verstehen und diese in harmonisierte oder priorisierte Anforderungen zu überführen. Fortlaufendes und gut organisiertes Stakeholder-Management kann so einen maßgeblichen Einfluss auf diverse Erfolgsfaktoren haben.

Ein gutes Hilfsmittel hierfür ist der Stakeholder Orbit von Me & Company. Das Canvas-Tool hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Stakeholder zu identifizieren und Ihr Stakeholder-Management zu organisieren.

Gesteigerter Produkterfolg

Teams, die ihre Stakeholder tatsächlich verstehen, können Lösungen entwickeln, die die Bedürfnisse der relevanten Anspruchsgruppen erfüllen oder sogar übertreffen. So steigen die Kundenzufriedenheit, die Marktrelevanz der entwickelten Lösung und damit die Wahrscheinlichkeit eines Produkterfolgs signifikant. Die nutzer- oder stakeholderzentrierte Entwicklung von Lösungen ist daher integraler Bestandteil agiler Frameworks wie Design Thinking, Scrum oder Lean Startup. Agile Teams nehmen die Erfüllung von Stakeholderbedürfnissen (besonders der Nutzer*innen) als zentralen Erfolgsfaktor wahr und senken so das Risiko für Fehlentscheidungen und -entwicklungen.

Effizientere Zusammenarbeit

Ein wirkungsvolles Stakeholder-Management optimiert die Zusammenarbeit innerhalb von Teams und darüber hinaus. Ein klares Verständnis der Stakeholderprioritäten führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung: Teams sind in der Lage, ihre Aufmerksamkeit und Ressourcen auf die Aspekte zu konzentrieren, die für die relevanten (externen) Stakeholdergruppen den größten Wert haben. Gleichzeitig verbessert das Feedback der Stakeholder die Entscheidungsfindung signifikant. Teams, die sich regelmäßig mit ihren Stakeholdern austauschen, treffen besser informierte Entscheidungen über Produktfeatures und Entwicklungsprioritäten. Indem Stakeholderbedürfnisse zur Entscheidungsfindung herangezogen werden, vermeiden Teams lange Diskussionen über persönliche Meinungen und können sich destruktiver Unternehmenspolitik wirkungsvoll entziehen.

Erhöhte Anpassungsfähigkeit

Mantraartig liest man in jedem Blog über Agilität: In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt ist die Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens entscheidend. Effektives Stakeholder-Management trägt dazu bei, dass Teams Risiken frühzeitig erkennen und proaktiv angehen können. Dies verringert die Gefahr von Projektrückschlägen und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf sich ändernde Marktbedingungen. Die kontinuierliche Einbindung von Stakeholdern garantiert zudem, dass das Produkt stets an die neuesten Marktanforderungen angepasst werden kann. Ein enger Dialog zwischen Team und Stakeholdern fördert so die Innovationskraft des Teams: Die Zusammenarbeit fördert kreative und innovative Produktlösungen, die sich an wandelnden Marktbedürfnisse orientieren.

Agiles vs. klassisches Stakeholder-Management

Das klassische Stakeholder-Management läuft Gefahr, in einem Meer aus Tabellen und endlosen Meetings zu versinken. Statische Modelle halten jedoch oft nicht mit der Geschwindigkeit und den Anforderungen des modernen Geschäftsumfelds (VUCA-Welt) mit. Agile Teams betrachten das Stakeholder-Management hingegen als integrierten Bestandteil ihrer täglichen Arbeit. Sie nutzen agile Praktiken, um eine kontinuierliche Rückkopplung zu fördern, was sicherstellt, dass das Produkt stets an die Bedürfnisse der Stakeholder angepasst ist und bleibt.

Stakeholder-Management, traditionell definiert als das Ausbalancieren verschiedener Interessen und Einflüsse, die auf ein Projekt einwirken, erfährt in der agilen Welt eine bemerkenswerte Transformation. In der Vergangenheit zielte das Stakeholder-Management häufig darauf ab, die Anspruchsgruppen auf Distanz zu halten und ihre Forderungen eher strategisch zu verhandeln. Damit sollten Konflikte und Übergriffe auf das Projektmanagement vermieden werden. Inzwischen hat sich das Blatt gewendet. Heutzutage erkennt man zunehmend, dass diese distanzierte Herangehensweise einen wesentlichen Erfolgsfaktor – das partnerschaftliche Potenzial der Stakeholder – ungenutzt ließ. Agile Methoden haben das Verhältnis zu den Stakeholdern neu definiert: Sie werden nun als zentrale Partner gesehen, deren kontinuierliches Engagement und Input die Produktentwicklung nicht nur bereichern, sondern essenziell für den Erfolg sind. Dieser Wandel im Stakeholder-Management von einem defensiven zu einem integrativen Ansatz markiert einen entscheidenden Umschwung in der Art und Weise, wie Teams Projekte heute steuern sollten.

Phasen und Ansätze des Stakeholder-Managements

Stakeholder-Management ist zunächst eine sehr komplexes und anspruchsvolles Aufgabenfeld. Speziell, wenn viele Stakeholdergruppen koordiniert und berücksichtigt werden müssen, kann diese Verantwortung überfordernd wirken. Um die Komplexität besser zu bewältigen, kann es für die Teams jedoch hilfreich sein, das Management ihrer Stakeholderbeziehungen an den klassischen Phasen des Produktlebenszyklus auszurichten. Jede Lebensphase eines Produkts bringt spezielle Herausforderungen und Chancen mit sich, die als Orientierung für das Stakeholder-Management dienen können. Teams können dadurch den Fokus und die Methodik ihres Stakeholder-Managements gezielt herleiten und im Zeitverlauf anpassen

Stakeholder-Management in der Einführungsphase von Produkten

In der Frühphase der Produktentwicklung ist es entscheidend, ein tiefes Verständnis für die Kundenbedürfnisse zu entwickeln. Als Ausgangspunkt sollte dazu eine umfangreiche Stakeholderanalyse durchgeführt werden, die in regelmäßigen Abständen überprüft und aktualisiert wird.

Agile Teams setzen in der Produktentwicklung und Einführungsphase auf besonders nutzernahe, agile Frameworks wie Design Thinking oder Design Sprints. Diese helfen ihnen effektiv dabei, Stakeholderbedürfnisse zu ergründen und als Ausgangspunkt für die Konzeption innovativer Lösungen zu nutzen. Auch der Lean-Startup-Ansatz ermöglicht agilen Teams in der frühen Produktentwicklung, Hypothesen schnell zu testen und ihre prototypischen Lösungen schlank in überlebensfähige Produkte zu überführen. Das frühzeitige und regelmäßige Einholen von Nutzerfeedback mittels Minimum Viable Products (MVPs) hilft dabei, das Produkt von Anfang an in die richtige Richtung zu lenken.

Stakeholder-Management in der Wachstumsphase

Wenn das Produkt an Fahrt gewinnt, ist es wichtig, den Entwicklungsprozess zu skalieren und die Time-to-Market zu verkürzen. Agile Teams nutzen Frameworks wie Scrum oder DevOps, um auf Basis einer strukturierten Zusammenarbeit, ihre Lösungen inkrementell und marktnah weiterzuentwickeln. Agile Artefakte (z. B. Product-Backlogs) und Zeremonien (z.B. Sprints, Plannings und Reviews) fördern eine schnelle Iteration und kontinuierliche Verbesserung.

Stakeholder-Management in der Reifephase

In der Phase der Marktreife muss das Produkt kontinuierlich verbessert werden, um seine Position zu behaupten. Agile Teams implementieren in dieser Phase fortgeschrittene Praktiken wie Kanban oder Continuous Integration. So stellen sie sicher, dass neue Features und Verbesserungen regelmäßig und zuverlässig ausgeliefert werden und die Zusammenarbeit frei von Verschwendung und Effizienzverlusten stattfinden kann.

Stakeholder-Management in der Sättigungs- und Verfallsphase

Wenn sich das Produkt der Sättigung nähert oder Anzeichen eines Produktverfalls zeigt, ist es wichtig, flexibel zu reagieren. Agile Teams bleiben eng mit ihren Stakeholdern verbunden, um Möglichkeiten für Produktanpassungen oder –innovationen zu identifizieren und agil auf Veränderungen zu reagieren.
In dieser Phase ist es zudem essenziell, die Entwicklung neuer Produkte anzustoßen, die Umsatzeinbußen für auslaufende Produkte auffangen, bevor die Organisation unter Druck gerät. Agile Teams greifen dabei auf die Frameworks aus der Einführungsphase zurück.

In jeder Phase des Produktlebenszyklus ist ein effektives Stakeholder-Management entscheidend, um die Entwicklung des Produkts zu unterstützen und sicherzustellen, dass es die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder erfüllt. Agile Teams demonstrieren, wie eine proaktive und adaptive Herangehensweise in allen Stadien der Produktentwicklung zu besserer Ausrichtung, schnellerer Anpassungsfähigkeit und letztendlich zu höherer Zufriedenheit bei allen Beteiligten führt.

Rahmenbedingungen für agiles Stakeholder-Management

Agile Methoden entfalten ihr volles Potenzial nur, wenn sie auf fruchtbaren Boden fallen. Für Organisationen, die das Stakeholder-Management nach agilen Prinzipien gestalten möchten, ist es unerlässlich, die richtigen Rahmenbedingungen für Teams zu schaffen. Diese Voraussetzungen sind nicht nur förderlich, sondern entscheidend für den Erfolg:

• Selbstorganisation: Agile Teams benötigen ein Maß an Autonomie, das es ihnen erlaubt, selbst zu bestimmen, wie sie Anforderungen umsetzen. Diese Selbstbestimmung muss von einer Kultur getragen sein, in der interne Stakeholder nicht in die Entscheidungsfindung eingreifen, sondern diese unterstützen. Es geht darum, Vertrauen in die Kompetenzen und Entscheidungen des Teams zu setzen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren.
• Strategische Zielsetzung: Eine klar verständliche und kommunizierte Unternehmensstrategie gibt den Teams Orientierung und ermöglicht es ihnen, ihre Arbeit in einen größeren Kontext zu setzen. Diese Strategie dient als Nordstern, an dem Teams ihre Entscheidungen und Prioritäten ausrichten. So fällt es leichter, den Teams mehr Autonomie zu gewähren, da sie sich in klaren strategischen Leitplanken bewegen können.
• Lernkultur: Eine Umgebung, die es Teams ermöglicht, aus Fehlern zu lernen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen haben zu müssen, ist entscheidend. Eine solche Kultur fördert Innovation und kontinuierliche Verbesserung, indem sie ein Umfeld schafft, in dem experimentiert und optimiert werden kann.
• Direkter Kontakt zu Stakeholdern: Teams sollten ermutigt und darin unterstützt werden, regelmäßig direkt in den Austausch mit Stakeholdern zu treten. Dies ermöglicht es ihnen, ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder zu entwickeln und stellt sicher, dass das Produkt oder die Dienstleistung wirklich den Marktanforderungen entspricht.

Diese Rahmenbedingungen sind nicht nur Wegbereiter für ein erfolgreiches Stakeholder-Management, sondern auch Fundament für die agile Transformation von Teams und Organisationen. Sie ermöglichen es, die Methoden agiler Teams zu adaptieren und in das eigene Umfeld zu integrieren, um Prozesse, Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und auf die Bedürfnisse der Kund*innen einzugehen.

Fazit: Stakeholder-Management als Erfolgsfaktor agiler Teams

Stakeholder-Management als dynamische Disziplin hat sich als entscheidend für den Erfolg agiler Teams herausgestellt. Ein umfassendes Verständnis und die Einbeziehung von Stakeholdern tragen dazu bei, Produkte und Dienstleistungen zu schaffen, die nicht nur auf dem Papier beeindrucken, sondern in der realen Welt einen Unterschied machen.

Von der ersten Idee bis zur Marktreife und darüber hinaus spielt das Stakeholder-Management eine zentrale Rolle, um sicherzustellen, dass die Produkte kontinuierlich an die sich wandelnden Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzer angepasst werden.

Unternehmen, die ihre Stakeholder-Management-Praktiken überdenken und sich von agilen Prinzipien inspirieren lassen, sind besser gerüstet, um in einer sich schnell verändernden Welt erfolgreich zu sein. Durch die Beschäftigung mit agilen Ansätzen können klassische Teams lernen, auf Veränderungen zu reagieren, sich schneller anzupassen und eine tiefere Verbindung zu den Menschen aufzubauen, für die sie letztendlich arbeiten – ihren Stakeholdern.