Stakeholderanalyse im Kontext der Produktentwicklung

Welche Stakeholder-Gruppen gibt es?

Wenn man von Stakeholdern spricht, denken viele zuerst an Kund*innen oder Geschäftspartner*innen. Das Spektrum ist jedoch wesentlich breiter. Stakeholder sind alle Personen, Gruppen oder Organisationen, die direkt oder indirekt von einem Produkt oder einer Dienstleistung betroffen sein könnten. Dazu gehören beispielsweise:

Interne Stakeholder:

• Mitarbeiter*innen: Auch die Kolleg*innen, die an der Produktentwicklung beteiligt sind, sind wichtige Stakeholder. Sie benötigen klare Anforderungen und Rahmenbedingungen, um ihre Arbeit effizient und erfolgreich durchzuführen. Speziell in agilen Teams ist daher das enge Zusammenspiel zwischen Product Owner und Entwicklungsteam ein zentrales Element.
• Führungskräfte/-rollen: Diese Gruppe erwartet, dass das Produkt in Einklang mit der übergeordneten Unternehmensstrategie steht und einen positiven ROI (Return on Investment) bietet. Sie wünschen sich ggf. regelmäßige Updates über den Entwicklungsfortschritt und mögliche Risiken.
• Vertrieb oder Marketing: Sie benötigen ein verkaufsfähiges Produkt, das den Bedürfnissen des Marktes entspricht. Darüber hinaus erwarten sie klare Produktinformationen und Alleinstellungsmerkmale, um effektive Marketing- und Verkaufsstrategien zu entwickeln.

Externe Stakeholder:

• Kund*innen und Endverbraucher*innen: Sie erwarten, dass das Produkt ihren Bedürfnissen und Erwartungen entspricht und einen klaren Mehrwert bietet. Zudem legen sie Wert auf Qualität, Zuverlässigkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Lieferant*innen: Diese Gruppe erwartet klare Kommunikation hinsichtlich benötigter Ressourcen und Termine. Sie möchten sicherstellen, dass ihre Produkte oder Dienstleistungen in das Endprodukt integriert werden und entsprechende Qualitätsstandards erfüllen.
• Regulierungsbehörden: Sie erwarten, dass das Produkt alle relevanten Gesetze, Normen und Vorschriften einhält. Bei Nicht-Einhaltung können sie Sanktionen verhängen oder die Markteinführung des Produkts verhindern.
• Bevölkerungsgruppen: Diese Gruppen können vielfältige Erwartungen und Bedenken haben, je nachdem, wie das Produkt ihre Umwelt, Lebensqualität oder sozioökonomische Bedingungen beeinflusst. Sie könnten erwarten, dass das Produkt keine schädlichen Auswirkungen auf ihre Gemeinschaft hat, dass es zur Schaffung von Arbeitsplätzen beiträgt oder dass es ethischen und sozialen Standards entspricht.

Eine fundierte Stakeholderanalyse hilft Teams dabei, die relevanten Stakeholder zu erkennen und besser zu verstehen. Sie ist ein wichtiger Schlüssel zur effektiven Produktentwicklung. Nur wer die Bedürfnisse und Erwartungen aller relevanten Stakeholder kennt und diese bestmöglich in Einklang bringen kann, ist in der Lage, ein Produkt zu entwickeln, das auf dem Markt Erfolg hat.

Die Methodik und Tools der Stakeholderanalyse

Eine Stakeholderanalyse ist mehr als das Erstellen einer Liste von Namen. Sie erfordert strategisches Denken und die Fähigkeit, Beziehungen und Einflüsse zu erkennen und zu bewerten. Grundsätzlich umfasst die Stakeholderanalyse drei maßgebliche Schritte:

1. Stakeholder identifizieren und priorisieren
2. Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder ermitteln
3. Ansatz für das Stakeholdermanagement definieren

Stakeholder identifizieren und priorisieren

Zunächst geht es darum, die verschiedenen Stakeholdergruppen zu identifizieren. Sofern im Team nicht bereits ausreichend Wissen vorhanden ist, um die wichtigsten Anspruchsgruppen zu sammeln, können Methoden der Kundenforschung dabei helfen, Klarheit zu schaffen. Speziell Forschung im Kontext der Nutzerumgebung (bspw. Shadowing) ermöglichen eine wirkungsvolle Orientierung und Identifikation von Stakeholdern.

Die schwierigere Aufgabe der Stakeholderanalyse ist jedoch die Priorisierung der einzelnen Anspruchsgruppen. Unterschiedliche Stakeholdergruppen haben eigene Vorstellungen, Ziele und Prioritäten, die nicht immer harmonieren.

• Endnutzer*innen vs. Führungskräfte: Endnutzer*innen können Funktionen priorisieren, die ihre alltägliche Nutzung erleichtern, während Führungskräfte sich auf großangelegte Features konzentrieren, die den Unternehmenswert steigern oder bemüht sind, ihre eigenen Interessen durchzusetzen.
• Entwicklerteam vs. Vertrieb: Häufig erleben wir in unseren Projekten, dass Mitarbeitende im Vertrieb ihren Kunden möglichst jeden Wunsch erfüllen möchten. Dies führt speziell in agilen Teams, die ihre eigene Priorisierung eigenverantwortlich vornehmen, zu Konflikten. Die fokussierte Entwicklung im Team steht in solchen Fällen im Konflikt zu den Kundenerwartungen, die vom Vertrieb geschürt wurden.
• Regulierungsbehörden vs. Innovationsabteilung: Regulierungsbehörden haben oft strenge Anforderungen, welche die Einführung innovativer Ansätze verlangsamen können, während die Innovationsabteilung schnell neue, disruptive Technologien ausprobieren möchte.

Konträre Interessen zu managen, erfordert insbesondere vom Product Owner ein hohes Maß an diplomatischem Geschick. Speziell, wenn sich kein Konsens zwischen Stakeholderinteressen herstellen lässt, ist es wichtig, auf Basis einer klaren, strategischen Priorisierung der Stakeholder Entscheidungen zu treffen und diese verargumentieren zu können.

Stakeholder verstehen

Nach der Identifikation und Kategorisierung der Stakeholder müssen ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Befürchtungen verstanden werden. Dabei gilt es nicht nur die Erwartungen an das Produkt aufzudecken, sondern auch positive und negative Synergien zu identifizieren. Die klassischen Methoden der Kundenforschung bieten dabei wirkungsvolle Hilfsmittel, die Teams auch im Kontext der Stakeholderanalyse anwenden können. Interviews, Umfragen oder Workshops mit Stakeholdern, helfen den Produktverantwortlichen, Empathie für die verschiedenen Anspruchsgruppen zu entwickeln. Die Hauptziele sind dabei:

• Das Sammeln von Feedback und Einblicken, die zur Produktentwicklung beitragen können.
• Das Erkennen potenzieller Hindernisse oder Risiken, die von bestimmten Stakeholdern ausgehen könnten.
• Das Aufbauen und Pflegen von Beziehungen, die für den Erfolg des Produkts wesentlich sein können.

Stakeholdermanagementansatz definieren

Nachdem ein tiefes Verständnis für die Stakeholder und ihre Bedürfnisse entwickelt wurde, gilt es, einen Ansatz für das zukünftige Stakeholdermanagement zu definieren. Dieser Ansatz sollte klare Richtlinien darüber bieten, wie und wann mit den verschiedenen Stakeholdern kommuniziert wird, welche Ressourcen ihnen zugewiesen werden und wie ihre Perspektiven in den Entwicklungsprozess integriert werden. Der Ansatz sollte beinhalten:

• Kommunikationspläne: Wie, wann und über welche Kanäle werden die Stakeholder informiert oder in den Prozess eingebunden?
• Ressourcenzuweisung: Welche Ressourcen (Zeit, Geld, Personal) werden benötigt, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder effektiv zu managen?
• Feedback-Integration: Wie wird das Feedback der Stakeholder gesammelt, bewertet und in den Produktentwicklungsprozess integriert?

Durch die Definition eines klaren Ansatzes für das Stakeholdermanagement kann man sicherstellen, dass alle Stakeholder angemessen berücksichtigt werden und sie zudem wirkungsvoll zum Erfolg des Produkts beitragen.

Speziell in agilen Teams ist es dabei wichtig, dass klare Regelungen geschaffen werden, die sicherstellen, dass das Team und der Product Owner das letzte Wort behalten, wenn es darum geht, verschiedene Stakeholderinteressen priorisiert in die Produktentwicklung zu übersetzen. So bleibt die Selbstorganisation des Teams und die positiven Effekte agiler Arbeit erhalten.

Integration der Stakeholderanalyse in die Produktentwicklung

Stakeholder in den Entwicklungsprozess einzubinden, kann in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein. Sie können wertvolles Feedback geben, frühzeitig potenzielle Schwachstellen aufzeigen oder neue Perspektiven und Ideen einbringen. Durch den fortlaufenden Einbezug von Stakeholdern, beispielsweise im Kontext des Lean-Startup-Ansatzes, sinkt das Risiko für Fehlinvestitionen oder das Scheitern des Produktes maßgeblich.

Einige effektive Methoden zur Einbindung von Stakeholdern sind:

• Regelmäßige Feedbackrunden: Diese geben den Stakeholdern die Möglichkeit, ihre Meinungen und Bedenken mitzuteilen (beispielsweise im Rahmen von Reviews).
• Stakeholder-Workshops: Sie fördern die Zusammenarbeit und das gemeinsame Verständnis für das Produkt.
• Prototypentests: Stakeholder können das Produkt in einem frühen Stadium testen und Feedback geben.

Wer trägt die Verantwortung für die Stakeholderanalyse?

In vielen Organisationen und Projekten wird die Verantwortung für die Stakeholderanalyse häufig einem Team oder einer Abteilung übertragen. Speziell in agilen Teams spielt der Product Owner (PO) eine zentrale Rolle bei der Durchführung und Pflege der Stakeholderanalyse. Der PO ist das Bindeglied zwischen dem Entwicklerteam und den externen Stakeholdern. Seine Hauptaufgabe ist es, sicherzustellen, dass das Produkt die Anforderungen und Bedürfnisse der Stakeholder erfüllt und gleichzeitig den Unternehmenszielen gerecht wird.

Durch seine einzigartige Position ist der Product Owner oft der erste Ansprechpartner für Stakeholder. Er hat somit die Aufgabe, ihre Anforderungen, Erwartungen und Bedenken zu sammeln, zu priorisieren und an das Entwicklerteam weiterzuleiten – beispielsweise in Form von User Stories und Akzeptanzkriterien. Dies macht den PO zu einer Schlüsselrolle bei der Identifizierung, Analyse und Kommunikation mit den Stakeholdern. Es ist auch seine Verantwortung, mögliche Konflikte zwischen unterschiedlichen Stakeholdergruppen zu managen und einen Konsens herzustellen.

Während die Stakeholderanalyse ein kontinuierlicher Prozess ist und oft Teamarbeit erfordert, ist der Product Owner entscheidend für ihren Erfolg. Er muss sicherstellen, dass die Stimmen aller Stakeholder gehört werden, dass ihre Anliegen in den Produktentwicklungsprozess einfließen und dass das Endprodukt einen Wert für alle Beteiligten liefert. So entlastet ein fähiger Product Owner auch das Team, das sich stärker auf die Produktentwicklung fokussieren kann, während der PO die Stakeholderbedürfnisse im Blick behält.

Häufige Herausforderungen und Lösungsansätze

Selbst mit einer sorgfältigen Stakeholderanalyse sind Konflikte manchmal unvermeidlich. Gängige Herausforderungen sind beispielsweise:

Widersprüchliche Erwartungen:

Unterschiedliche Stakeholder haben oft unterschiedliche Vorstellungen und Prioritäten. Konfliktäre Anforderungen lassen sich manchmal nicht in Einklang bringen.

Lösungsansatz:

• Einbindung in den Entscheidungsprozess: Indem man Stakeholder frühzeitig in den Prozess einbindet, können Sie ihre Erwartungen besser verstehen und ggf. Kompromisse finden.
• Priorisierung: Nicht alle Erwartungen können erfüllt werden. Durch eine klare strategische Priorisierung, basierend auf Geschäftszielen und Ressourcen, können Sie konkrete Entscheidungen treffen und diese transparent kommunizieren.

Mangelnde Kommunikation:

Ohne regelmäßigen und ausreichenden Austausch können Missverständnisse entstehen. Speziell in hektischen Projektphasen gehen die Perspektiven der Stakeholder schnell unter.

Lösungsansatz:

• Regelmäßige Check-ins: Planen Sie regelmäßige Meetings, Reviews oder Updates mit Ihren Stakeholdern, um den Fortschritt zu teilen und Feedback einzuholen.
• Kommunikationskanäle definieren: Stellen Sie sicher, das klar ist, über welche Kanäle und in welcher Häufigkeit kommuniziert wird. Dies kann beispielsweise über Newsletter, Meetings oder Projektmanagement-Tools erfolgen.

Ressourcenknappheit:

Es fehlen oft die Zeit oder das Personal, um alle Stakeholder angemessen zu betreuen. So verlieren Product Owner oder Product Manager den wichtigen Kontakt zu den Anforderungen des Marktes, den die Stakeholder bieten. Die Agilität und Reaktionsfähigkeit des gesamten Produktteams wird dadurch maßgeblich geschwächt.

Lösungsansatz:

• Delegation: Überlegen Sie, welche Aufgaben oder Kommunikationen von anderen Teammitgliedern übernommen werden können. Durch klare Zuständigkeiten kann die Effizienz gesteigert werden.
• Ressourcenplanung: Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Übersicht über verfügbare Ressourcen haben und diese strategisch für die wichtigsten Stakeholder und Aktivitäten einsetzen. Hier kann auch eine Risikobewertung helfen, um Prioritäten zu setzen.

Es ist wichtig, diese Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln. Mit den richtigen Strategien und Werkzeugen können Sie sicherstellen, dass Sie effektiv mit Ihren Stakeholdern zusammenarbeiten und deren Bedürfnisse und Erwartungen in Einklang bringen.

Tipps für eine effektive Stakeholderanalyse

Eine sorgfältige und durchdachte Stakeholderanalyse kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Projekt ausmachen. Hier sind einige Tipps, um das Beste aus Ihrer Analyse herauszuholen:

• Früh starten: Beginnen Sie die Stakeholderanalyse so früh wie möglich. Dies gibt Ihnen genügend Zeit, um alle relevanten Parteien zu identifizieren und deren Anforderungen und Bedenken zu berücksichtigen.
• Qualitativen und quantitativen Forschungsmethoden: Während Umfragen und Daten hilfreich sind, ermöglichen Interviews und persönliche Gespräche ein tieferes Verständnis der Stakeholderanliegen.
• Ständige Aktualisierung: Die Stakeholderlandschaft kann sich im Laufe eines Projekts ändern. Halten Sie Ihre Analyse aktuell und überprüfen Sie regelmäßig, ob neue Stakeholder hinzugekommen sind oder, ob sich Prioritäten geändert haben.
• Fördern Sie die Kommunikation: Ein offener Dialog mit den Stakeholdern kann potenzielle Konflikte frühzeitig aufdecken und Lösungen erleichtern.
• Visualisieren Sie: Tools wie der Stakeholder Orbit und die Stakeholder Matrix können helfen, Beziehungen und Prioritäten visuell darzustellen, was die Kommunikation und das Verständnis innerhalb des Teams fördert.

Zukünftige Trends in der Stakeholderanalyse

Mit der rasanten technologischen Entwicklung und den sich verändernden Geschäftsumgebungen wird auch die Stakeholderanalyse weiterentwickelt. Hier sind einige Trends, die in den nächsten Jahren an Bedeutung gewinnen könnten:

• Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen: Fortgeschrittene Algorithmen könnten dabei helfen, riesige Datenmengen zu analysieren, um tiefere Einblicke in die Bedürfnisse und Verhaltensweisen von Stakeholdern zu gewinnen.
• Big Data-Analysen: Die Analyse großer Datenmengen kann Unternehmen dabei helfen, die Stimmungen und Trends in Bezug auf ihr Produkt oder ihre Dienstleistung besser zu verstehen, was zu einer präziseren Stakeholdersegmentierung führen kann.
• Erweiterte und virtuelle Realität: Diese Technologien könnten für interaktive Stakeholder-Workshops oder -Schulungen verwendet werden, was zu einem tieferen Verständnis und Engagement führt.
• Soziale Medien-Integration: Die Überwachung und Analyse von sozialen Medien kann Einblicke in die öffentliche Wahrnehmung und die Stimmungen der Stakeholder bieten.
• Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung: Immer mehr Unternehmen setzen auf nachhaltige Geschäftspraktiken. Stakeholder, insbesondere Verbraucher und Gemeinschaften, fordern verstärkt Transparenz und Verantwortung in Bezug auf Umwelt- und Sozialstandards.

Fazit

Eine effektive Stakeholderanalyse ist nicht nur ein Werkzeug, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor in der Produktentwicklung. Mit einem systematischen Ansatz und den richtigen Tools können Unternehmen Risiken minimieren, Chancen maximieren und Produkte entwickeln, die sowohl intern als auch extern Anklang finden.