Cycle Time: Definition und Praxistipps für agile Teams

Was ist die Cycle Time?

Die Cycle Time ist die Zeitspanne, die ein Arbeitselement benötigt, um einen Prozess von Anfang bis Ende zu durchlaufen. Im Grunde ist es die Dauer, in der eine Aufgabe den Status “Work in Progress” hat. Das umfasst sowohl aktive Arbeitszeit als auch Zeitfenster, in denen die Erledigung einer Aufgabe warten muss (z.B. wegen Blockaden oder Umrüstzeiten).

Die Cycle Time hilft insbesondere agilen Teams dabei, Engpässe und Ineffizienzen in Prozessen zu identifizieren und zu beseitigen. Sie wird erhoben, um die Leistung eines Teams oder eines Projekts zu bewerten und kontinuierliche Verbesserungen anzustreben. Eine kürzere Cycle Time bedeutet in der Regel eine höhere Effizienz und schnellere Ergebnisse. Vor diesem Hintergrund ist sie meist die wichtigste Metrik, um das optimale WIP-Limit eines Teams pro Arbeitsschritt zu finden.

Welche Aufgabe hat die Cycle Time im Kanban-Framework?

Die Cycle Time spielt eine zentrale Rolle im Kanban-Framework und die Umsetzung des vierten Kanban-Prinzips: „Vereinbare, dass evolutionäre Veränderung verfolgt wird“. Sie spiegelt die Effizienz und Geschwindigkeit der Aufgabenbearbeitung innerhalb eines Teams wider. Im Alltag wird sie häufig in Teammeetings oder Retrospektiven ausgewertet und besprochen. In diesen Besprechungen diskutieren Teammitglieder gemeinsam die Ergebnisse, identifizieren Engpässe sowie Ineffizienzen und erarbeiten Verbesserungsvorschläge, um den Arbeitsfluss zu optimieren.

Teams visualisieren die Cycle Time oftmals in Form von Diagrammen oder Tabellen. Auf diese Weise ist es ihnen möglich, die Entwicklung über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu betrachten und besser zu verstehen. Die visuelle Darstellung hilft den Teams zu erkennen, welche Aufgaben besonders schnell erledigt waren und welche überdurchschnittlich viel Zeit benötigt haben.

Die Darstellung liefert Teams konkrete Hinweise, wie sie Arbeitsprozesse optimieren können. Aus diesem Grund ist die Metrik eine der zentralen Grundlagen für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Sinne von Kaizen.

Die Cycle Time wird oft mit anderen Metriken verglichen, um ein umfassendes Bild der Teamleistung zu erhalten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. So können in Kanban-Teams beispielsweise folgende Metriken hinzugezogen werden:

• Work in Progress (WIP) zeigt die Anzahl der gleichzeitig in Bearbeitung befindlichen Arbeitselemente.
• Lead Time misst die Zeitspanne zwischen Beauftragung und Fertigstellung eines Arbeitselements.
• Throughput gibt die Anzahl der erledigten Arbeitselemente in einem bestimmten Zeitraum an.
• Aging Work in Progress verfolgt, wie lange Arbeitselemente in einer bestimmten Prozessphase verweilen.
• Flow Efficiency misst das Verhältnis von tatsächlicher Arbeitszeit (Cycle Time ohne Wartezeiten) zur Gesamtdurchlaufzeit (Lead Time).

Diese Kennzahlen helfen dabei, den Arbeitsfluss zu überwachen, Ressourcen effizient einzusetzen und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Die Kombination dieser Metriken ermöglicht es, ein umfassendes Verständnis für die Leistungsfähigkeit des Teams zu erlangen und gezielte Verbesserungen vorzunehmen.

Was ist die Cycle Time vs. Lead Time?

Im agilen Projektmanagement sind sowohl die Cycle Time als auch Lead Time wichtige Metriken, um die Projektperformance zu messen. Die Cycle Time misst die Dauer, die ein Arbeitselement benötigt, um den eigentlichen Bearbeitungsprozess von Anfang bis Ende zu durchlaufen. Demgegenüber erfasst die Lead Time die gesamte Zeitspanne vom Zeitpunkt, an dem eine Anforderung gestellt wird, bis zur Fertigstellung des Arbeitselements.

Die Unterscheidung zwischen beiden Metriken ist entscheidend, um ein klares Verständnis der Effizienz und Produktivität im Projektmanagement zu erhalten. Die Cycle Time konzentriert sich auf die Optimierung interner Arbeitsabläufe, während die Lead Time auch Wartezeiten und Verzögerungen in der gesamten Prozesskette berücksichtigt. Dadurch erhalten Teams die Möglichkeit, Kundenzufriedenheit und Erwartungserfüllung umfassender zu betrachten.

Welche Tools helfen die Cycle Time zu messen?

Meist wird dieser Key-Performance-Indicator bei Scrum- oder Kanban-Teams mit Hilfe von Histogrammen oder Scatterplots erhoben. Diese Teams nutzen Tools wie z. B. Asana, Trello oder Jira, um sich und ihre Arbeit zu organisieren. Hier einige Optionen, wie man die Metrik automatisch erhebt und nutzen kann.

Jira

Jira ist eine weit verbreitete Projektmanagement- und Bugtracking-Software, die von Atlassian entwickelt wurde und häufig in agilen Arbeitsumgebungen eingesetzt wird. Um die Cycle Time in Jira automatisch auszuwerten, können Teams die integrierten Berichtsfunktionen nutzen, konkret den Control Chart.

Der Control Chart sammelt Daten aus den Tickets in Jira und stellt diese in aussagekräftigen Grafiken dar. Teams können benutzerdefinierte Dashboards und Reports erstellen, mit denen die Metrik für die verschiedenen Stufen des Arbeitsprozesses analysiert werden.

Nave

Nave ist ein Analyse- und Reporting-Tool, das speziell für Kanban- und Scrum-Teams entwickelt wurde. Es ist eine eigenständige Lösung und arbeitet über technische Schnittstellen mit gängigen Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana und Azure DevOps zusammen.

Um die Cycle Time mit Nave automatisch auszuwerten, können Teams einfach ihre bestehenden Projektmanagement-Konten verbinden und die Software zur Analyse der Daten nutzen. Nave erstellt interaktive Diagramme und Berichte, unter anderem, um Durchlaufzeiten für die verschiedenen Stufen des Arbeitsprozesses aufzuschlüsseln.